Comment créer un appel d’offres intranet : guide étape par étape

Un appel d’offres pour un intranet n’est pas une simple formalité administrative. C’est le document qui transforme des opinions dispersées, des demandes vagues du type “on veut quelque chose de moderne”, et des agendas contradictoires en une décision solide, assumée par l’entreprise. Bien construit, il devient une source de vérité partagée qui stabilise la collaboration lorsque la pression monte (et elle monte toujours).

Si vous pilotez la communication interne, les ressources humaines ou l’informatique, votre responsabilité réelle est la réduction de risque : réduire l’ambiguïté côté éditeurs, éviter le scope creep, et faire remonter les risques d’adoption avant de signer. L’objectif n’est pas “d’acheter une plateforme”. L’objectif est de lancer un intranet que les collaborateurs utilisent réellement, parce que c’est là que se joue le ROI.

Ce guide vous accompagne étape par étape dans l’élaboration d’un appel d’offres pour un logiciel intranet auquel les fournisseurs potentiels peuvent répondre clairement et que votre équipe peut évaluer de manière objective. Vous pouvez le garder léger pour une shortlist, ou l’étendre pour un processus achats formel sans changer la structure de base.

Qu’est-ce qu’un appel d’offres pour un intranet ?

Un appel d’offres pour un intranet est un document structuré qui décrit vos besoins intranet, vos contraintes, et votre méthode d’évaluation afin que des éditeurs puissent proposer une solution, une approche de déploiement, un planning, et un modèle tarifaire.

Contrairement à une liste générique d’exigences intranet moderne, un appel d’offres intranet solide fournit du contexte : vos cas d’usage, vos irritants actuels, votre réalité terrain, vos populations cibles. Il formalise aussi vos non négociables (sécurité, identité, intégrations) et explicite comment vous évaluerez les réponses, pour que les éditeurs répondent sur ce qui compte vraiment.

Enfin, il crée de la clarté en interne : il rend visible la responsabilité visible, accélère les décisions de gouvernance et définit ce à quoi ressemble le succès de l’adoption après le lancement de la solution intranet, et pas seulement à quoi ressemble la page d’accueil le jour de la démo.

Pourquoi un appel d’offres pour un intranet est-il important ?

Le principal mode d’échec d’un intranet n’est presque jamais “l’outil ne sait pas faire X”. Le plus fréquent est : “les collaborateurs ne l’utilisent pas”, parce que la gouvernance, les contenus et la conduite du changement étaient flous dès le départ. Un outil peut être puissant et devenir une ville fantôme si personne ne décide qui publie quoi, comment le contenu reste à jour, et comment on installe l’habitude.

Un bon appel d’offres limite trois problèmes récurrents dans les projets de remplacement d’intranet. Votre équipe décisionnelle interne doit les garder à l’esprit pour prendre des décisions éclairées :

• Acheter une plateforme, pas une solution intranet. Les éditeurs vendent des fonctionnalités, mais vous avez besoin de résultats tels qu’un contrôle d’accès plus rapide aux politiques internes, moins de questions répétitives aux RH, moins de dépendance à l’égard du courrier électronique et une meilleure accessibilité pour les équipes sur le terrain et les employés à distance. Un appel d’offres bien conçu doit axer la conversation sur l’impact.

• Sous-estimation de la portée de la mise en œuvre. migration de contenu, droits d’accès, intégrations, identité… c’est là que les plannings dérapent. Un appel d’offres qui oblige les éditeurs à justifier et montrer leur travail protégera votre calendrier et votre crédibilité. Le processus de mise en œuvre du nouveau logiciel intranet doit être planifié et défini à l’avance dans le cadre du projet global.

• Faible comparabilité. Si chaque éditeur répond différemment, vous ne serez pas en mesure d’attribuer des notes de manière équitable. Une structure commune rend la décision rationnelle plutôt que politique.

Comment créer un appel d’offres intranet : étape par étape

Considérez votre appel d’offres pour un nouveau logiciel intranet comme un briefing pour un lancement à enjeux. Il doit être assez précis pour cadrer, mais assez ouvert pour laisser les bons éditeurs proposer de meilleures façons d’atteindre vos objectifs et votre stratégie intranet. Trop vague, vous recevrez des réponses marketing. Trop prescriptif, vous risquez de vous enfermer dans un mauvais choix.

Utilisez les étapes d’appel d’offres ci-dessous comme fil conducteur pour structurer votre démarche, et veillez à ce que votre équipe décisionnelle interne les intègre lors de l’analyse des réponses fournisseurs. À l’issue du processus, vous disposerez d’un cahier des charges prêt à être transmis aux prestataires, que vous pourrez également utiliser en interne comme référence projet et outil d’alignement.

1. Définissez l’objectif et les critères de succès

Si vous ne pouvez pas définir le succès de votre intranet en termes mesurables, vous ferez votre choix en fonction des préférences en matière d’interface utilisateur, des opinions les plus bruyantes et de l’enthousiasme suscité par une démonstration convaincante. Les meilleurs projets d’appel d’offres commencent par décrire ce dont l’entreprise a besoin après le lancement et comment vous saurez que vous avez atteint cet objectif.

Définissez un petit ensemble d’objectifs métiers qui comptent pour la direction. Par exemple, vous pouvez vouloir réduire le nombre de tickets « où puis-je trouver » adressés aux RH et à l’informatique, améliorer la portée des messages de la direction, accélérer l’onboarding ou unifier l’accès aux outils et aux documents des connaissances. La bonne solution vous donnera une meilleure idée de la manière de communiquer et d’accéder aux informations.

Traduisez-les ensuite en résultats concrets côté collaborateurs. Par exemple : « Les équipes terrain, les employés hybrides et ceux sans bureau peuvent accéder aux informations critiques sur leur portable en moins de deux minutes » ou « Les nouvelles recrues peuvent trouver la politique appropriée sans avoir à demander à un chef de projet ». Ces résultats éloignent votre appel d’offres des fonctionnalités abstraites et le rapprochent des modèles de travail réels.

Enfin, définissez dès le début les indicateurs clés de performance (KPI) en matière d’adoption et de gouvernance afin que le nouvel intranet soit conçu pour une utilisation durable. Les indicateurs d’adoption de l’intranet peuvent inclure le nombre d’utilisateurs actifs, la portée du contenu, le taux de réussite de la fonctionnalité de recherche, le temps nécessaire pour trouver des documents clés et les actions d’engagement telles que les commentaires ou les réactions. Les indicateurs de gouvernance peuvent inclure le taux de pages obsolètes, la couverture de propriété et les accords de niveau de service (SLA Service Level Agreement) en matière de publication, car la détérioration du contenu est l’un des moyens les plus rapides de perdre la confiance dans la plateforme.

2. Documentez l’existant, les irritants et les contraintes

Les éditeurs ne peuvent pas proposer un plan crédible sans comprendre ce qui dysfonctionne aujourd’hui et les contraintes à respecter. Cette étape est également utile en interne, car elle empêche les parties prenantes de romancer la situation actuelle ou de minimiser la complexité de votre projet.

Décrivez votre écosystème d’outils existants dans un langage simple. Cela peut inclure un intranet hérité, SharePoint, Google Drive, Teams ou Slack, des newsletters par e-mail, des exemples de documents, un SIRH, un ITSM et tout portail départemental. Pas la peine d’être exhaustif. Concentrez-vous sur ce que les employés utilisent réellement.

Documentez ensuite ce qui ne fonctionne pas : recherche d’informations peu performante, contenus obsolètes, validations trop longues, accès mobile médiocre, communications internes cloisonnées, manque de standards. L’objectif est d’expliquer les frictions ressenties par les employés, car c’est ce que le nouvel intranet devra éliminer.

Terminez cette étape en précisant les éléments non négociables. Il s’agit généralement du modèle de sécurité, de la résidence des données, des exigences en matière d’authentification unique (SSO), des besoins juridiques et de conformité, ainsi que de votre capacité de développement interne. Si un élément est rédhibitoire, indiquez-le clairement: cela fera gagner du temps à tout le monde.

3. Définissez vos utilisateurs, audiences et besoins d’accès

Votre modèle utilisateur détermine l’architecture, les droits, le mobile, les workflows. Une erreur ici mène soit à un outil surdimensionné pour quelques cas limites, soit à un outil inutilisable pour la majorité.

Commencez vos demandes d’intranet en décrivant vos effectifs, et pas seulement le nombre de salariés : employés de bureau, sur le terrain, sous-traitants, équipes de vente au détail, sites de fabrication et bureaux régionaux avec des niveaux de connectivité variables. Précisez si l’employé type dispose d’un ordinateur portable et d’une adresse email d’entreprise, ou d’un appareil partagé et d’un temps limité entre les tâches.

Définissez quelques personas : nouvel arrivant, manager, RH, support IT, publisher comms, éditeur local. Chaque persona a des besoins différents (accès, création, validation, surfaces de contenu). Ces personas aident également les éditeurs à vous montrer comment le ciblage et la personnalisation fonctionnent dans la vie réelle, et pas seulement en théorie.

Enfin, décrivez les modèles d’accès et les attentes en matière d’authentification. Si vous privilégiez la mobilité, précisez-le. Si vous disposez d’appareils partagés, avez des besoins hors ligne ou des exigences multilingues, mentionnez-les. Pour l’authentification, incluez l’authentification unique (SSO), l’authentification multifactorielle (MFA), les règles d’accès des invités, le cas échéant, et la gestion du cycle de vie pour les nouveaux arrivants, les personnes qui changent de poste et celles qui quittent l’entreprise. Il ne s’agit pas seulement d’un détail informatique. C’est un levier d’adoption majeur, car chaque étape supplémentaire dans la connexion réduit l’utilisation.

4. Rédigez les exigences dans une structure claire et mesurable

La manière la plus fiable d’obtenir des propositions comparables consiste à structurer vos exigences et à imposer un format de réponse standardisé. Lors de la réalisation des consultations, cette approche garantit une meilleure compréhension mutuelle : lorsque les attentes sont dispersées, les fournisseurs choisissent celles auxquelles ils souhaitent répondre. En revanche, lorsqu’elles sont regroupées et clairement formulées, ils démontrent précisément où leur solution correspond aux besoins exprimés et où elle présente des limites.

Un conseil : organisez vos exigences en catégories et rendez chaque catégorie évaluable. Vous pouvez également étiqueter chaque élément comme « indispensable », « souhaitable » ou « appréciable » (must/should/nice-to-have).

Communication et publication

Votre stratégie intranet doit intégrer une gestion de contenu capable de prendre en charge les workflows de publication modernes : planification, validations et ciblage par audience. L’objectif est clair : permettre aux collaborateurs de recevoir des informations pertinentes, au bon moment, plutôt qu’un flux continu et peu hiérarchisé.

Elle doit également assurer une diffusion multicanale cohérente, afin qu’une même mise à jour puisse être publiée sur le site intranet, consultée sur mobile et relayée sous forme de digest ou de newsletter si nécessaire. Les informations doivent suivre les collaborateurs, quel que soit le lieu où ils travaillent.

Enfin, la plateforme doit prendre en charge les formats de communication critiques : annonces de la direction, alertes par site, notifications urgentes ou messages prioritaires. Une stratégie bien pensée garantit ainsi que chaque message trouve sa cible sans surcharge inutile.

Gestion de contenu et recherche

Le contenu d’un intranet doit être structuré, jamais improvisé. Prévoyez des métadonnées, des balises, des types de contenu, des modèles et des systèmes de versions afin que la plateforme puisse évoluer sans devenir confuse. Cette organisation permet de garder une vision claire de l’état des contenus et de maintenir leur cohérence dans le temps.

La recherche doit être suffisamment performante pour agir comme un véritable moteur de réponse interne, avec un réglage fin de la pertinence, des filtres adaptés et une mise en avant des politiques ou documents clés.

Enfin, votre stratégie intranet doit intégrer des règles précises sur le cycle de vie du contenu : dates de révision, champs de propriété, gestion des versions et règles d’archivage. Un contenu à jour conserve son intérêt et renforce la confiance des collaborateurs, car la fraîcheur de l’information reste un facteur déterminant d’adoption.

Expérience utilisateur et engagement des employés

Un intranet moderne doit être personnalisé, jamais générique. Les exigences doivent intégrer une personnalisation selon le rôle, le site ou la localisation des collaborateurs, ainsi qu’un support multilingue continu si l’entreprise opère dans plusieurs régions. L’expérience doit s’adapter aux réalités du terrain et aux différents contextes d’utilisation.

Les fonctionnalités favorisant l’engagement — commentaires, réactions, communautés — transforment la communication en véritable échange. Cette dynamique fait souvent la différence entre une simple consultation des contenus et une adoption réelle de l’intranet.

Si le développement de la culture d’entreprise fait partie de vos objectifs, vous pouvez également intégrer des moments de reconnaissance. Ces initiatives encouragent les collaborateurs à revenir régulièrement sur l’intranet et à en faire un réflexe du quotidien.

Intégrations et espace de travail numérique

Un intranet n’est que rarement une destination autonome. Il agit comme un hub central, une couche de navigation et d’expérience qui doit se connecter aux outils que les collaborateurs utilisent déjà au quotidien. Son efficacité repose sur des intégrations solides avec Microsoft 365 ou Google Workspace, les solutions HRIS, ITSM, LMS ainsi que les référentiels documentaires.

Dans votre cahier des charges, précisez clairement vos attentes en matière d’applications intégrées, de liens directs et d’expérience annuaire afin de permettre aux employés de passer de l’information à l’action sans friction. L’intranet doit faciliter les procédures courantes plutôt que les complexifier.

Enfin, n’oubliez pas d’inclure les exigences liées à l’hébergement et à la maintenance. Une infrastructure fiable garantit la continuité de service, la performance des intégrations et la pérennité de l’expérience utilisateur.

Sécurité, conformité et administration

Cette catégorie doit couvrir l’ensemble des enjeux liés à la gestion des identités et des accès : SSO ou SAML, autorisations basées sur les rôles, journaux d’audit et définition claire des rôles d’administrateur. Ces éléments sont indispensables pour garantir un accès sécurisé et maîtrisé à l’intranet.

Il est également nécessaire de formaliser vos attentes concernant la résidence des données, leur conservation et les cadres de conformité applicables à votre organisation, comme le RGPD ou SOC 2. Ces exigences doivent être précisées dès le départ afin d’éviter toute ambiguïté lors de la sélection et du déploiement de la solution.

Des standards de sécurité élevés ne ralentissent pas un projet. Au contraire, ils évitent les ajustements tardifs, sécurisent la mise en place et protègent le calendrier de déploiement.

Analyses et mesures

L’analyse d’un intranet doit répondre à des questions concrètes, et ne pas se limiter à un simple compteur de pages vues. Vos exigences doivent prévoir des rapports détaillés sur la portée et l’engagement, utiles aux équipes de communication pour piloter leurs actions.

Intégrez également des analyses de recherche capables d’identifier les requêtes infructueuses et les lacunes dans le contenu. Ces données révèlent directement les besoins non couverts. Des tableaux de bord d’adoption segmentés par audience sont tout aussi indispensables : ils permettent de comparer l’usage entre les collaborateurs de première ligne et les autres profils, et d’identifier les écarts.

La mesure ne sert pas uniquement à observer. Elle permet de démontrer l’impact de l’intranet et d’ajuster en continu la stratégie après le lancement.

Remarque pratique : si votre objectif intranet est d’atteindre les employés sur le terrain, rédigez des exigences explicites pour la diffusion mobile et multicanale, puis testez cette expérience lors de l’évaluation. Les outils peuvent sembler excellents sur un ordinateur de bureau, mais échouer là où l’adoption est la plus importante, c’est-à-dire dans la réalité d’une main-d’œuvre dispersée. Les fonctionnalités modernes de communication multicanale de Sociabble sont conçues pour atteindre les employés à la fois au bureau et sur le terrain. Un appel d’offres doit donc évaluer l’expérience réelle de bout en bout, y compris le ciblage, la consommation mobile et la portée mesurable, et pas seulement l’aspect de la page d’accueil.

5. Ajoutez des cas d’usage concrets que les éditeurs doivent démontrer

Les cas d’usage évitent aux fournisseurs de rester dans l’abstraction lorsqu’il est question de stratégie intranet. Ils mettent en lumière, de manière concrète, les forces et les limites d’une solution en situation réelle, notamment en matière de gouvernance et d’architecture de l’information. Surtout, ils rendent le processus de démonstration réellement testable, puisque tous les fournisseurs doivent présenter les mêmes flux de travail.

Choisissez des scénarios qui reflètent vos communications les plus critiques et vos besoins opérationnels les plus fréquents. Par exemple :

• Une mise à jour de crise ciblée sur une région : elle teste le ciblage, la traduction, la diffusion mobile et la mesure d’impact.

• Un nouvel employé qui retrouve la bonne politique en moins de 60 secondes : cela évalue la pertinence de la recherche, la qualité du contenu et la structure de l’information.

• Une publication RH nécessitant validation, puis diffusion via un digest email : ce scénario mesure la maturité des workflows et la capacité de diffusion multicanale.

• Une bannière d’interruption IT renvoyant vers le portail de tickets : elle teste la gestion des urgences et la capacité à passer rapidement de l’information à l’action.

Pour chaque scénario, décrivez précisément ce que signifie un résultat satisfaisant. Définissez l’audience cible, le processus de validation, les canaux de diffusion, les exigences d’authentification (SSO), ainsi que les indicateurs attendus. Une demande claire oblige les fournisseurs à démontrer concrètement leur capacité à répondre à vos exigences, et non à se contenter de déclarations générales.

6. Précisez vos attentes pour le déploiement, la migration et de gestion du changement

De nombreux projets intranet échouent à mi-parcours : migration de contenu sous-estimée, autorisations complexes, intégrations retardées, adoption réduite à un simple e-mail de lancement. C’est précisément à ce stade que se concentrent les principaux coûts et risques. Votre appel d’offres doit donc être très clair sur ces aspects.

Commencez par cadrer la migration : quels contenus transférer, lesquels archiver, et qui est responsable du tri. Trop d’organisations déplacent des pages obsolètes auxquelles personne ne fait confiance. Un bon fournisseur vous aide à rationaliser, pas seulement à migrer.

Exigez un plan de mise en œuvre structuré (phases, jalons, RACI clair), ainsi qu’un plan de formation pour administrateurs, éditeurs et utilisateurs. La formation doit accompagner le changement, pas se limiter au lancement.

Enfin, demandez un plan d’adoption incluant campagne de lancement, kits managers et calendrier éditorial pour les 90 premiers jours. Prévoyez aussi un modèle d’assistance avec SLA, procédures d’escalade et organisation de support. Le succès ne se joue pas seulement au lancement, mais dans la durée.

7. Élaborez un système de notation

Sans système de notation, la sélection d’une solution se transforme vite en débat d’opinions et en démonstrations spectaculaires mais peu comparables. Un modèle de scoring garantit l’équité, structure les contributions des parties prenantes et offre à l’équipe achats une décision argumentée et défendable.

Définissez des critères pondérés alignés sur vos priorités : adéquation fonctionnelle, approche de mise en œuvre, sécurité et conformité, expérience utilisateur (notamment mobile et front-line), capacités d’analyse, flexibilité commerciale et contractuelle. Les pondérations doivent refléter votre réalité terrain.

Adoptez une échelle simple (0 à 3 ou 1 à 5) avec des définitions claires comme « satisfait », « partiellement satisfait » ou « non satisfait ». Pour les critères stratégiques, exigez des preuves concrètes : captures d’écran, références clients ou démonstrations basées sur vos cas d’usage. Une notation fondée sur des éléments vérifiables limite le risque d’acheter des promesses.

8. Posez les questions que les fournisseurs n’aiment pas

Certaines questions posées aux fournisseurs peuvent sembler inconfortables, mais elles permettent d’anticiper les risques, les coûts cachés et la viabilité à long terme. Les éviter aujourd’hui revient souvent à les payer plus tard, sous forme d’avenants, de modules additionnels ou de déceptions post-lancement.

Interrogez les fournisseurs sur les causes fréquentes de retard dans des projets similaires au vôtre. Un partenaire sérieux saura répondre avec transparence et expliquer les mesures d’anticipation prévues. Clarifiez également quelles fonctionnalités nécessitent des modules payants, des services professionnels ou des outils tiers : les surcoûts apparaissent souvent dans les intégrations, les analyses ou les fonctionnalités avancées de ciblage.

Demandez comment la gouvernance fonctionne à grande échelle, notamment avec plusieurs éditeurs et marchés locaux. Votre intranet évoluera probablement au-delà de l’équipe initiale.

Enfin, examinez ce qui est inclus dans l’offre standard en matière d’analyses, et ce qui génère des coûts supplémentaires. Intéressez-vous à la deuxième année : c’est souvent à ce moment que les organisations mesurent réellement la facilité d’usage, la charge administrative et la capacité d’évolution de la plateforme. L’enjeu est d’anticiper l’amélioration continue et l’impact de la feuille de route produit sur vos équipes.

9. Définissez la logistique de l’appel d’offres : calendrier, format et méthode d’évaluation

Un processus d’appel d’offres clair améliore la qualité des réponses et limite les malentendus. Il démontre aussi que votre organisation est structurée, préparée et respectueuse du temps des fournisseurs.

Précisez les dates clés : intention de répondre, période de questions-réponses, date de remise des propositions, créneaux de démonstration et sélection des finalistes. Définissez également un format de réponse précis, avec un nombre de pages maximal et des tableaux obligatoires. Idéalement, imposez une grille de réponse point par point afin de faciliter une évaluation objective.

Clarifiez ensuite la répartition des rôles dans l’analyse : l’IT pour l’identité, la sécurité et les intégrations ; la communication pour la publication, le ciblage et les workflows ; les RH pour le parcours collaborateur, comme l’onboarding et l’accès aux politiques internes. Enfin, fournissez des consignes de démonstration basées sur vos cas d’usage afin d’éviter les présentations génériques. Ce cadre simple renforce considérablement la qualité et la solidité de la décision finale.

Modèle d’appel d’offres pour l’intranet

Utilisez la structure ci-dessous comme base. Vous pouvez la garder simple pour la sélection initiale ou l’étendre pour un appel d’offres formel sans en modifier la logique.

1. Résumé : décrivez les objectifs, les raisons pour lesquelles ils sont fixés et les conditions de succès en termes pratiques.
2. Contexte de l’organisation : résumez la taille, les emplacements, le ratio de personnel sur le terrain, les différentes langues et les principaux SI systèmes d’informations.
3. Situation actuelle : présentez les outils existants, les points faibles et les contraintes qui influencent le projet.
4. Périmètre : précisez ce qui est inclus / exclu et les hypothèses que les fournisseurs doivent utiliser.
5. Exigences : présentez des exigences regroupées et hiérarchisées par étiquettes de priorité.
6. Cas d’usage à démontrer : fournissez trois à six scénarios que les éditeurs doivent présenter de bout en bout.
7. Mise en œuvre et gestion du changement : demandez des plans détaillés pour la migration, la formation, le lancement et l’adoption.
8. Sécurité et conformité : inclure les attentes en matière d’identité, d’autorisations, d’audit, de traitement des données et de conformité.
9. Analyses et rapports : définissez ce qui doit être mesurable et comment les rapports doivent être segmentés.
10. Réponse commerciale : demandez le modèle de tarification, les services, les accords de niveau de service (SLA) et les conditions contractuelles dans un format comparable.
11. Critères d’évaluation : publiez les pondérations des notes, les définitions des échelles et les exigences en matière de preuves.
12. Instructions de soumission : fournissez le format de réponse, les délais, les contacts et le processus de questions-réponses.

En conclusion

Un appel d’offres intranet efficace ne consiste pas à rédiger le document le plus long possible. Il s’agit plutôt de rédiger le document le plus clair possible, étayé par une étude de marché, afin que les fournisseurs puissent proposer des offres précises et que vos parties prenantes puissent prendre des décisions en toute confiance. La clarté est ce qui protège votre calendrier, votre budget, vos communications internes et votre crédibilité.

Si vous ne retenez qu’une seule chose de ce guide, retenez ceci : définissez d’abord ce que vous considérez comme une réussite, imposez des cas d’usage réels et notez les réponses à l’aide d’un modèle. Insistez ensuite pour obtenir des démonstrations qui suivent vos scénarios, et non une présentation générique du produit. C’est ainsi que vous choisirez une plateforme que vos employés utiliseront réellement.

Chez Sociabble, nous avons déjà établi des partenariats avec des leaders mondiaux tels que Coca-Cola CCEP, Primark et AXA afin de moderniser leurs solutions de communication interne et d’intranet. Si vous évaluez les options d’intranet modernes et souhaitez découvrir à quoi ressemble une approche multicanale axée sur le mobile , réservez une démonstration pour explorer Sociabble avec vos propres cas d’usage.

FAQ sur les appels d’offres intranet

Lorsqu’il s’agit de créer un appel d’offres pour un intranet, des questions courantes se posent concernant la structure, les exigences et l’évaluation. Voici des réponses claires aux questions que nous entendons le plus souvent.

Que doit inclure un appel d’offres pour un intranet ?

Un appel d’offres pour un intranet doit inclure les objectifs et les critères de réussite, les publics utilisateurs et les besoins en matière d’accès, les exigences regroupées couvrant le contenu, la recherche, le mobile, la sécurité, les intégrations, les analyses, ainsi que les attentes en matière de déploiement et de gestion du changement. Il doit également inclure les exigences en matière de prix et un modèle de notation afin que les propositions soient comparables.

Quelle doit être la longueur d’un appel d’offres pour un intranet ?

Votre appel d’offres doit être suffisamment long pour lever toute ambiguïté et suffisamment court pour rester lisible. Pour de nombreuses équipes, huit à quinze pages accompagnées d’une matrice des exigences suffisent, surtout si vous incluez trois à six cas d’utilisation concrets que les fournisseurs doivent démontrer.

Qui doit contribuer à un appel d’offres pour un intranet ?

Les services de communication interne, informatique, ressources humaines et sécurité ou conformité doivent y contribuer, ainsi que quelques représentants métiers qui reflètent à la fois les réalités du terrain et celles de l’entreprise. Le service des achats doit être impliqué dès le début afin de définir le processus et les exigences contractuelles, mais les équipes commerciales doivent être responsables des résultats et des critères d’adoption.

Comment évaluer équitablement les fournisseurs d’intranet ?

Une évaluation équitable passe par une structure. Utilisez un système de notation pondérée, exigez des réponses à chaque exigence et testez les démonstrations par rapport à vos cas d’utilisation réels. Évitez de sélectionner uniquement sur la base de l’interface utilisateur et exigez des preuves pour les exigences à forte valeur ajoutée.

Quels sont les principaux risques auxquels un appel d’offres intranet doit répondre ?

Les principaux risques de tout projet intranet sont un faible taux d’adoption, une gouvernance insuffisante, la complexité de la migration du contenu, des lacunes en matière de sécurité ou de conformité, une propriété peu claire et des coûts cachés pour les intégrations, les analyses ou les services d’accompagnement. Un bon appel d’offres met en évidence ces risques dès le début, lorsqu’ils sont encore peu coûteux à résoudre.