Politique de confidentialité Leexi

Cette politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») a pour objet de vous expliquer en toute transparence la façon dont nous traitons les Données Personnelles que nous collections par le biais de Leexi dans le cadre des réunions organisées par Sociabble (ci-après « Sociabble » ou « Nous »). Leexi est un outil alimenté par l’IA générative nous permettant d’utiliser la transcription des appels pour une prise de notes automatisée ainsi que d’analyser et résumer les appels vidéos.

La Politique s’inscrit dans le respect de la réglementation européenne relative à la protection des données personnelles et notamment du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données personnelles et à la libre circulation de ces données (ci-après « RGPD »).

Qui est concerné par cette Politique ?

La présente Politique s’adresse aux personnes physiques qui participent à des réunions avec Sociabble, qu’il s’agisse de Collaborateurs, de Clients ou de Prospects.

Qu’entendons-nous par … ?

« Base Légale »	désigne ce qui autorise légalement Sociabble à procéder à la Collecte et au Traitement de vos Données Personnelles. Six bases légales sont prévues par le RGPD : · l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles, · le respect d’une obligation légale, · l’exécution d’une mission d’intérêt général, · la réalisation de l’intérêt légitime, · la sauvegarde des intérêts vitaux, · le consentement de la personne concernée.
« Client »	désigne la personne physique appartenant à la personne morale qui contractualise avec Sociabble afin d’avoir accès aux services proposés par Sociabble.
« Collaborateur »	désigne toute personne employée par Sociabble.
« Collecter »	désigne le fait de recueillir des Données Personnelles.
« Données Personnelles »	désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable à laquelle Sociabble a accès.
« Prospect »	désigne toute personne physique appartenant à la personne morale ayant manifesté un intérêt pour les services proposés par Sociabble et ayant entamé des discussions commerciales en vue de possiblement recourir auxdits services.
« Responsable de Traitement »	désigne la personne physique ou morale qui détermine les finalités et les moyens du Traitement. Dans le cadre de cette Politique le Responsable de Traitement est Sociabble.
« Traitement »	désigne toute opération ou ensemble d’opérations appliquées aux Données Personnelles quel que soit le procédé utilisé notamment mais non limitée à la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, l’effacement ou la destruction).
« Sous-Traitant »	désigne la personne physique ou morale qui traite les données à caractère personnel pour le compte de Sociabble. Dans le cadre de cette Politique, le Sous-Traitant est Leexi.

Qui sommes-nous ?

Nous, Sociabble, dont le siège social est situé 12, rue Charlot 75003 Paris (France), intervenons en tant que Responsable de Traitement des Données Personnelles collectées dans le cadre de nos activités commerciales.

Qui est Leexi ?

Leexi, dont le siège social est situé 1183, Chaussée de Wavre – 1160 Bruxelles (Belgique), intervient en qualité de Sous-Traitant des Données Personnelles collectées dans le cadre de l’utilisation de l’outil Leexi. Ces Données Personnelles sont traitées en Europe.

Quelles sont les données collectées ? Comment sont-elles traitées ? A quelles fins ?

*Objet(s) du Traitement*	La gestion et la conduite de la réunion.
*Finalité(s) du Traitement*	· La formation et l’évaluation des Collaborateurs · La gestion des négociations avec les Prospects · La gestion et le suivi des dossiers Clients
*Base Légale du Traitement**	Votre consentement.
*Catégorie de Données Personnelles*	Nom, prénom, nom d’utilisateur, adresse e-mail professionnelle, contenu généré dans les réunions pouvant inclure votre voix et/ou votre image (votre vidéo et audio seront collectés lorsque vous activez ces fonctionnalités pour participer à la réunion)
*Durée du Traitement*	Durée de la réunion
*Durée de Rétention*	Les enregistrements sont conservées (2) ans à compter de la date d’enregistrement. Certaines vidéos sont susceptibles d’être conservées trois (3) ans à partir de l’enregistrement à des fins de formation interne des Collaborateurs.

*Les Données Personnelles des Collaborateurs sont collectées et traitées sur la Base Légale de l’intérêt légitime.

Qui est susceptible d’être destinataire de vos Données Personnelles ?

Nous sommes susceptibles de partager vos Données Personnelles aux personnes suivantes dans la mesure strictement nécessaire à la réalisation du Traitement et à la poursuite des finalités présentées dans la présente Politique :

tout Collaborateur ayant besoin de visionner l’enregistrement audiovisuel ou de prendre connaissance des informations échangées durant la réunion ayant fait l’objet de l’enregistrement, notamment votre interlocuteur pour nos prospects ou le Customer Success Manager pour nos Clients ;
Leexi, en qualité de Sous-Traitant de Sociabble.

Vous pouvez vous adresser à notre Délégué à la Protection des Données (DPO) dont les coordonnées figurent ci-dessous pour obtenir une liste plus complète des destinataires de vos Données Personnelles.

Quels sont vos droits ?

Le RGPD vous permet de disposer de certains droits quant au Traitement de vos Données Personnelles. L’enregistrement des réunions repose sur votre consentement et à tout moment, vous avez notamment le droit de retirer votre consentement. Si vous ne voulez pas être enregistré, vous pouvez vous y opposer en contactant l’organisateur de la réunion ou au début de la réunion. Vous disposez également du droit d’accéder à vos Données Personnelles, c’est-à-dire demander à Sociabble à ce qu’il vous communique l’enregistrement vidéo afin d’en vérifier le contenu. Enfin, vous avez la possibilité de demander la suppression de l’enregistrement.

Comment exercer vos droits ?

Afin d’exercer vos droits et/ou d’obtenir tout type d’information concernant la présente Politique, vous pouvez contacter le DPO de Sociabble à l’adresse suivante :

Sociabble

A l’attention du Délégué à la Protection des Données

12, rue Charlot – 75003 Paris

privacy@sociabble.com

Quels sont les recours dont vous disposez ?

Pour toutes informations concernant vos droits vous pouvez consultez le site de la CNIL (www.cnil.fr), autorité publique indépendante chargée de surveiller l’application du RGPD afin de protéger les libertés et droits fondamentaux des personnes physiques à l’égard du Traitement et de faciliter le flux des données à caractère personnel au sein de l’Union Européenne.

Si vous considérez que vos droits Informatique et Libertés n’ont pas été respectés, et que vous souhaitez effectuer une réclamation relative au Traitement de vos Données Personnelles, vous pouvez également prendre contact auprès de la CNIL – 3 place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07.