Comment réussir la mise en place d’un intranet : 12 étapes concrètes

La mise en place d’un intranet en entreprise échoue souvent pour une raison simple : les équipes la traitent comme un projet technique, alors qu’il s’agit avant tout d’un projet de transformation et de conduite du changement. L’outil est déployé, des contenus sont publiés, puis plus rien. Votre intranet est inefficace, voire totalement inutile.

Un intranet ne fonctionne que si les collaborateurs l’utilisent réellement. Cela exige de la structure, de la clarté et un déploiement bien séquencé. Voici 12 étapes clés, de la planification initiale à l’optimisation post-lancement, pour faire de votre intranet un reflexe quotidien et non un portail oublié.

Avant de commencer : préparer le terrain et poser les bases

Voici les éléments à prendre en considération avant de vous lancer dans la mise en place d’une nouvelle solution intranet.

1. Définir clairement l’objectif de votre intranet

Avant de vous plonger dans les aspects techniques du choix d’une nouvelle plateforme intranet et de la stratégie de contenu, vous allez définir clairement la finalité de votre intranet. Que votre objectif soit de centraliser la communication, d’offrir un soutien continu aux travailleurs sur le terrain, d’améliorer la satisfaction des collaborateurs, d’encourager le partage des connaissances ou d’améliorer l’engagement des employés, la définition d’une finalité claire parallèlement aux objectifs commerciaux est l’un des facteurs clés qui guidera toutes les décisions ultérieures.

Une évaluation approfondie des besoins de votre entreprise est essentielle pour déterminer les objectifs et les fonctionnalités souhaitées de votre intranet. Des objectifs commerciaux et de projet vagues conduisent à une plateforme floue que les collaborateurs ne sont pas motivés à utiliser, même pour les dernières nouvelles de l’entreprise. Soyez explicite sur ce que vous souhaitez accomplir, et l’intranet aura beaucoup plus de chances de réussir.

2. Identifier les parties prenantes et définir la gouvernance

La propriété effective de l’intranet doit être clairement définie dès le départ. Les principales parties prenantes seront probablement les services de communication d’entreprise, les ressources humaines, les technologies de l’information et les responsables locaux ou régionaux.

Les différents groupes doivent comprendre leur rôle en termes de publication de contenu, de validation des mises à jour et de mesure du succès. Sans une structure de gouvernance et un système de gestion des documents clairs, les intranets peuvent rapidement devenir incohérents et obsolètes.

La mise en place de politiques de gouvernance intranet claires pour rationaliser les opérations permet d’éviter que votre solution intranet ne tombe en désuétude. Intégrez ces pratiques intranet dans les manuels destinés aux employés et autres documents de référence en ligne afin qu’elles soient facilement accessibles.

Phase 1 : Stratégie et fondations

Tout intranet a besoin de bases solides sur lesquelles s’appuyer. Voici comment procéder.

3. Comprendre les besoins réels des collaborateurs

Un intranet performant doit être conçu en fonction des besoins des employés, et non simplement en fonction d’un organigramme. Pour vous assurer que l’intranet répond aux besoins réels de votre personnel, il vous faudra segmenter votre public.

Comprendre les besoins différents des employés de bureau par rapport à ceux des employés sur le terrain, ou des managers par rapport à ceux des opérateurs, vous aidera à adapter les différents contenus et la structure du partage des connaissances.

Organisez des entretiens, des groupes de discussion, des enquêtes ou des stages d’observation afin de comprendre quelles informations les employés ont du mal à trouver et les tâches pour lesquelles ils ont besoin d’aide. Cela vous aidera à créer une plateforme qui répond véritablement aux besoins de ses différents groupes d’utilisateurs.

N’oubliez jamais : pour une communication interne efficace, vous devez écouter et comprendre les besoins de vos collaborateurs. Le succès de votre intranet en dépend.

4. Choisir la bonne plateforme intranet

Choisir une plateforme intranet ne se résume pas à choisir une plateforme capable d’héberger des contenus.

Recherchez des fonctionnalités clés telles que :

• Accessibilité mobile

• Diffusion multi-canale

• Personnalisation par rôle ou localisation

• Tableaux de bord avancés

Les plateformes d’intranet modernes basées sur le cloud offrent des solutions tout-en-un avec des fonctionnalités mobiles. Elles combinent communication, engagement et outils, ce qui permet aux collaborateurs d’adopter plus facilement le nouveau système et de s’y engager dès son lancement.

Lors du choix d’une solution intranet, vous devrez impliquer dès le départ le département IT, car le site intranet repose sur un serveur web et s’intègre directement au réseau informatique, avec des exigences fortes en matière de sécurité, d’accès et de performance.

Phase 2 : Construire, personnaliser et alimenter

Une fois les bases posées, il est temps de passer à la construction. Suivez ces étapes pour créer quelque chose de puissant.

5. Concevoir une structure simple et intuitive

La conception de l’intranet doit être axée sur la convivialité. Évitez la mise en place d’un site qui reflète simplement l’organigramme de votre entreprise. Structurez plutôt la stratégie de contenu existante en fonction des besoins des employés, tels que « Ce dont j’ai besoin aujourd’hui », « Actualités de l’entreprise » et « Mes outils et ressources ».

A noter : moins il faut de clics (par exemple, pour trouver des informations essentielles et utiliser des fonctionnalités clés telles que la messagerie instantanée ou les portails métiers), plus les employés sont susceptibles d’utiliser régulièrement la plateforme intranet. Une structure simple et claire rend l’expérience utilisateur plus intuitive et favorise l’adoption.

Une conception intuitive de l’intranet moderne aide les collaborateurs à trouver rapidement ce dont ils ont besoin, ce qui garantit leur engagement et améliore leur productivité.

6. Déployer une identité visuelle forte

Une expérience intranet clairement identifiée renforce la confiance et la légitimité dès la mise en place de la plateforme. En intégrant les codes d’entreprise (couleurs, ton, visuels et style éditorial), notamment avec une application mobile brandée, vous créez un environnement cohérent, familier et accueillant.

La présence des dirigeants de votre entreprise, via des messages réguliers ou des tutoriels vidéo, apporte aussi plus d’authenticité et donne du poids à la communication interne. Cette cohérence sur l’ensemble des pages aide les collaborateurs à adopter l’intranet comme une ressource fiable et durable au service de l’entreprise.

7. Remplir le site avec des contenus à forte valeur ajoutée

Pour maintenir la crédibilité, veillez à ce que l’intranet reste alimenté en contenu de valeur dès son lancement. Commencez par les informations que les employés recherchent activement, telles que les politiques RH, les documents et guides pratiques, les mises à jour de la direction et les FAQ de l’équipe informatique.

La mise en place d’un intranet avec des sections vides ou un contenu incomplet dispersé à plusieurs endroits peut nuire à la crédibilité de votre solution et entraîner un faible engagement initial. Remplir votre intranet avec le contenu dont les employés ont besoin est la clé d’une stratégie de communication interne réussie.

Phase 3 : Lancer et engager

Le lancement peut être la partie la plus passionnante et la plus importante du processus. Voici comment le mener à bien sans accroc.

8. Préparer un plan de communication de lancement structuré

Le lancement d’un intranet n’est pas un événement ponctuel, mais une campagne. Et cela demande une bonne organisation et orchestration au sein d’une entreprise. Annoncez le lancement par le biais de communications internes, demandez à la direction de le faire savoir et expliquez clairement ce que les collaborateurs gagneront à utiliser la plateforme.

Communiquez sur la manière dont l’intranet les aidera dans leur travail quotidien, en soulignant d’emblée sa valeur. Cela créera un intranet qui suscitera l’enthousiasme et l’anticipation, contribuant ainsi à stimuler leur engagement dès le début.

9. Activer les directeurs et les managers

Les dirigeants doivent être les premiers à s’engager dans l’intranet, afin de montrer l’exemple au reste de l’organisation. Par exemple, des publications régulières de la direction, des messages de bienvenue et des boîtes à outils pour les chefs de projet peuvent favoriser l’adoption.

Lorsque les collaborateurs voient leurs dirigeants utiliser la plateforme, ils sont plus enclins à suivre leur exemple. Les outils de communication multicanaux permettent aux messages de la direction d’atteindre facilement tous employés, où qu’ils se trouvent.

10. Former et accompagner les utilisateurs

Tout le monde n’a pas la même aisance en ce qui concerne la digital workplace. Si certains salariés peuvent intuitivement comprendre comment utiliser la nouvelle plateforme, d’autres peuvent avoir besoin d’aide. Proposez des tutoriels sur l’intranet, des guides de démarrage rapide, dans différents formats interactifs. Aussi, identifiez des champions et ambassadeurs internes au sein des équipes pour favoriser l’adoption et améliorer la communication.

En fournissant des instructions claires dès le début, vous permettez aux employés de se sentir à l’aise avec le nouveau site intranet, ce qui se traduit par un meilleur engagement à long terme.

Phase 4 : Optimisation continue

À terme, vous devrez déterminer comment fonctionne votre intranet et où il peut être amélioré. Ces étapes vous y aideront.

11. Mesurer l’adoption et l’engagement

Une fois votre intranet mis en place, il est temps d’en suivre l’utilisation. Utilisez des outils d’analyse pour surveiller les indicateurs clés de l’intranet, tels que les utilisateurs actifs, l’engagement envers le contenu, le comportement de recherche et les points d’abandon.

Les outils d’analyse fournissent un suivi intégré qui vous aide à surveiller ce qui fonctionne et ce qui doit être ajusté. Ces données vous donneront un aperçu de la manière dont vos employés interagissent avec l’intranet, ce qui vous aidera à identifier les domaines nécessitant une amélioration ponctuelle ou continue.

12. Améliorer en continu grâce au feedback

Lorsque vous créez un intranet, le travail n’est jamais « terminé » : il s’agit d’un processus continu d’optimisation et de préparation adéquate. Recueillez les commentaires par le biais d’enquêtes, de suggestions des employés et de données d’utilisation afin de comprendre ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Aussi, demandez régulièrement à vos utilisateurs de vous faire des retours et de faire remonter les éventuels bugs et problèmes rencontrés.

En fonction des informations recueillies, mettez régulièrement à jour le contenu, supprimez les sections inutilisées et promouvez ce qui fonctionne bien. Cela permettra à la plateforme de rester pertinente et utile pour les employés, en veillant à ce qu’elle évolue en fonction des besoins de votre organisation.

Pour optimiser et améliorer votre stratégie d’engagement des employés, la mise en place de boucles de feedback dans un nouvel intranet contribue à assurer son succès à long terme.

Comment Sociabble accompagne la mise en place d’un intranet

Sociabble offre une solution complète aux entreprises qui souhaitent mettre en place un intranet moderne, rationalisant la communication et la collaboration entre toutes les équipes. Grâce à notre équipe d’experts composée de Customer Success Managers (CSM), nous guidons votre entreprise à chaque étape, garantissant une transition en douceur vers une plateforme interactive et centralisée.

Nos outils regroupent les actualités, les ressources, les documents et les mises à jour d’entreprise dans un hub unique, accessible via une application mobile personnalisée ou des intégrations avec Microsoft Teams et SharePoint, améliorant ainsi la productivité et la satisfaction des employés.

Nos CSM s’engagent à aider votre entreprise à tirer le meilleur parti de Sociabble, en vous offrant des conseils personnalisés, des formations, une assistance informatique et les meilleures pratiques. Sociabble vous aide à adapter vos stratégies de communication et à instaurer une culture collaborative, tout en renforçant l’engagement des employés grâce à la gamification, à des programmes de reconnaissance et à des fonctionnalités basées sur l’IA.

En conclusion

La réussite d’un intranet ne dépend pas uniquement de ses fonctionnalités, mais de son usage.

Lorsque les collaborateurs comprennent sa finalité, font confiance aux contenus et voient le leadership s’impliquer, l’adoption suit naturellement.

En suivant ces 12 étapes, vous transformez votre intranet en un véritable espace de travail digital vivant, au service de l’information, de la collaboration et de l’engagement.

Chez Sociabble, nous avons déjà établi des partenariats avec des leaders mondiaux afin d’améliorer leurs systèmes de communication interne, notamment avec des marques telles que Coca-Cola CCEP, Primark et L’Occitane Group. Si vous souhaitez simplifier votre processus de mise en œuvre de l’intranet et favoriser son adoption dès le premier jour, réservez dès aujourd’hui une démonstration gratuite de Sociabble.

FAQ – Mise en place d’un intranet

Combien de temps dure un projet intranet ?

La plupart des implémentations d’intranet prennent entre 8 et 16 semaines, en fonction du volume de contenu, de la complexité de la gouvernance et des besoins de formation des employés. Une formation continue permet de garantir que l’adoption et l’utilisation de votre intranet ne faiblissent pas.

Qui doit être responsable l’intranet en interne ?

Les intranets sont généralement gérés par les services de communication interne ou des ressources humaines, les services informatiques assurant l’intégration et la sécurité grâce à une formation continue. Une responsabilité claire est essentielle pour garantir le succès à long terme d’un intranet sécurisé.

Pourquoi les projets intranet échouent-ils ?

Le manque d’adoption. Les solutions intranet échouent lorsqu’elles sont lancées sans objectif clair, sans implication de la direction ou sans stratégie d’engagement continu. Votre intranet, tout comme votre entreprise, a besoin d’une mission et d’un objectif.

Qu’est ce qu’un intranet moderne ?

Un intranet moderne est un réseau informatique privé conçu pour être utilisé exclusivement par les membres d’une organisation. Les intranets modernes doivent être interactifs et automatiser les principales tâches et processus, notamment en facilitant la communication interne et la collaboration entre les employés.