Intranet ou portail des employés ? Définitions, avantages et différences

L’intranet et le portail des employés sont deux outils utiles aux entreprises pour répondre aux besoins de leurs collaborateurs. Pourtant, ils sont souvent confondus. Si tous les deux cherchent à améliorer les processus de l’entreprise, leurs finalités sont fondamentalement différentes. Dans cet article, nous faisons le point pour vous permettre de choisir la plateforme qui vous convient.

Qu’est-ce qu’un intranet ?

Un portail intranet est un réseau privé et sécurisé auquel seuls les salariés d’une entreprise peuvent accéder via ordinateur ou smartphone. Il a pour principal objectif de fluidifier la communication interne, d’encourager la collaboration et le partage de connaissances, ainsi que d’améliorer l’engagement des collaborateurs.

Les caractéristiques clés d’un intranet d’entreprise

Un intranet moderne est au cœur de l’efficacité de toute l’entreprise. Pour en comprendre toute la valeur, appuyons-nous sur les piliers fondamentaux évoqués dans la définition précédente.

• Communication interne et centralisation de l’information : au travers d’un fil d’actualité, l’intranet vous permet de partager les news d’entreprise, les annonces stratégiques et les messages de la direction, ainsi que les contenus provenant de sources tierces. De plus, il donne accès à un Media Drive dans lequel chacun peut facilement retrouver les documents internes dont il a besoin.

  L‘application mobile ouvre l’accès à votre portail intranet aux collaborateurs sur le terrain disposant d’un smartphone. Ils peuvent ainsi consulter les informations clés et ainsi rester en phase avec la stratégie et les objectifs de votre entreprise.

• Collaboration et partage de connaissances : grâce à l’annuaire des collaborateurs, il est facile de trouver le bon interlocuteur dans l’entreprise et de commencer une conversation au travers du chat. Vos salariés peuvent aussi publier leurs propres contenus (UGC), comme des astuces ou des retours d’expérience, sur le fil d’actualité de votre intranet.

• Mécanismes d’engagement des collaborateurs : un intranet moderne offre des fonctionnalités sociales comme les likes et les commentaires sous les publications. La communication devient ainsi multidirectionnelle. De plus, la gamification et la valorisation (points, leaderboards, badges et marketplaces) permettent de récompenser vos collaborateurs pour leurs accomplissements.

Les principaux avantages d’un intranet

Les caractéristiques clés que nous venons d’aborder laissent déjà entrevoir certains avantages d’un intranet. Précisons cela.

• La communication interne est améliorée : grâce à un intranet, vous diffusez des messages clairs en toute transparence à l’ensemble de l’entreprise. La segmentation des audiences et les chaînes thématiques assurent la pertinence des communications tout en limitant les risques d’infobésité.

• L’engagement est renforcé : avec les mécanismes d’engagement et de valorisation de votre intranet, vous favorisez les échanges et la participation aux efforts de communication. Vos collaborateurs s’impliquent davantage dans la vie d’entreprise et restent motivés sur le long terme.

• La productivité est accrue : en plus d’améliorer la collaboration, la fluidification de la communication permet à chacun d’être informé des dernières mises à jour sur les produits et les services, les règles de sécurité et les processus. Vos collaborateurs travaillent ainsi plus efficacement et en toute sécurité.

Exemple d’intranet : le cas du groupe AXA

Dans l’objectif de moderniser sa communication interne, le groupe AXA et Sociabble ont développé POP, un nouvel intranet voué à renforcer l’engagement et à stimuler la productivité. Déployé dans 15 pays, ce sont aujourd’hui plus de 70 000 collaborateurs qui bénéficient d’une expérience plus fluide et plus interactive.

POP a permis au groupe AXA d’améliorer sa communication interne en déployant une stratégie dans les règles de l’art :

• une gouvernance éditoriale structurée ;

• des contenus ciblés pour diffuser les messages aux bonnes personnes et au bon moment ;

• des fonctionnalités avancées (campagnes, carrousels, vidéos, contenus “must-read”).

En favorisant la communication bidirectionnelle avec des fonctionnalités sociales comme les likes, les commentaires et les enquêtes, POP a renforcé l’engagement des collaborateurs. Par exemple, chez AXA Belgique, la plateforme est devenue la première source d’information pour 72 % des employés.

De plus, les tableaux de bord permettent aujourd’hui de mesurer la performance des communications afin d’adapter la stratégie en continu. Les collaborateurs accèdent ainsi à des contenus toujours plus pertinents pour les aider à booster leur productivité.

POP incarne une nouvelle génération d’intranet qui permet à AXA de connecter, d’engager et de valoriser ses collaborateurs.

Qu’est-ce qu’un portail des employés ?

Un portail des employés est une plateforme d’entreprise personnalisée dont l’objectif est de gérer les tâches administratives et les informations personnelles. Chaque salarié dispose d’un compte qui lui est propre afin d’accéder facilement aux services RH de l’entreprise.

Les caractéristiques clés du portail des employés

Le portail des employés offre à chaque collaborateur un accès personnalisé et sécurisé à des ressources et des démarches administratives qu’il peut gérer en toute autonomie. Il propose notamment :

• un tableau de bord personnel : sur sa page d’accueil personnalisée, votre collaborateur accède aux outils et aux informations pertinentes à son profil ;

• des services RH et paie : vos salariés peuvent effectuer leurs demandes de congés, consulter et télécharger leurs bulletins de salaire, s’inscrire aux avantages sociaux et mettre à jour leurs données personnelles (IBAN, adresse, situation familiale, etc.) ;

• la gestion des tâches administratives : vos employés peuvent transmettre leurs notes de frais, leurs arrêts maladie et tout autre document attestant d’une situation spécifique (accueil d’un enfant, décès d’un proche, etc.) leur permettant de faire valoir leurs droits.

Les avantages du portail des employés

Au-delà de simplifier les démarches administratives des collaborateurs et de fluidifier leur traitement par les équipes RH, le portail des employés offre :

• une grande accessibilité : le portail des employés permet aux collaborateurs d’accéder à leur espace personnel quel que soit l’appareil connecté (ordinateur, mobile ou tablette). Cette solution est idéale pour les équipes sur le terrain ;

• une sécurité des données renforcée : souvent proposée en solution SaaS (Software as a Service), les portails des employés doivent se soumettre à la réglementation européenne (RGPD). Cela impose certaines mesures qui garantissent la protection des informations sensibles et à caractère personnel. Aussi, ces portails proposent la connexion chiffrée de bout en bout ainsi que des droits d’accès limités aux personnes autorisées.

Exemple de portail des employés : le cas de SERIS Security

Avec 7 000 agents dispersés sur des dizaines de sites, SERIS Security, leader français de la sécurité privée, a lancé la plateforme Open’Up. Ce portail de services digitaux développé par Sociabble a révolutionné la manière dont les équipiers interagissent avec leurs agences locales.

Grâce au module Service Desk de Sociabble, les collaborateurs peuvent désormais remplir des formulaires de demande avec leurs mobiles pour :

• déclarer un arrêt maladie ;

• mettre à jour leurs coordonnées ;

• demander la vérification d’une prime ;

• transmettre un RIB.

L’outil a été pensé pour permettre aux salariés de suivre l’avancée de leurs démarches en temps réel et assurer un relais automatique en cas d’absence du responsable d’agence. Les résultats parlent d’eux-mêmes :

• les temps de traitement ont été réduits ;

• les liens entre les agents et l’entreprise ont été solidifiés ;

• l’adoption massive de l’outil a renforcé l’engagement des collaborateurs qui perçoivent désormais Open’Up comme un outil essentiel à leur quotidien professionnel.

Grâce à Sociabble, SERIS Security a créé un véritable portail des employés dédié aux métiers de terrain simple et efficace en faveur de la proximité.

Les différences clés entre l’intranet et le portail des employés

L’intranet et le portail des employés sont deux solutions distinctes dont les objectifs se révèlent finalement complémentaires. Faisons le point sur leurs différences pour clarifier leurs usages.

Intranet ou portail des employés : quelle solution choisir pour votre entreprise ?

Choisir entre un intranet et un portail des employés dépend de différents facteurs : la taille de votre entreprise, les profils de vos collaborateurs et vos besoins fonctionnels. Par exemple :

• une PME avec des salariés au bureau et sur le terrain peut privilégier le portail des employés pour simplifier la gestion administrative de tous. L’entreprise peut s’en tenir aux canaux classiques, comme les newsletters, pour leur communication interne.

• une grande entreprise, quelle que soit la situation de ses salariés (bureau, terrain, hybride, à l’étranger), peut préférer un intranet pour fluidifier la communication et améliorer l’engagement des collaborateurs. Elle peut aussi vouloir s’équiper d’un portail des employés pour faciliter le traitement des tâches administratives des collaborateurs par leur service RH.

Cependant, quelle que soit la taille de votre entreprise, il est aujourd’hui possible de combiner les deux plateformes en une. Grâce à Sociabble et à son Service Desk, vous bénéficiez de la puissance d’un intranet et de l’efficacité d’un portail des employés.

Ce qu’il faut retenir

Alors qu’un intranet cherche à créer un lien fort entre l’entreprise et ses collaborateurs grâce à une communication engageante, un portail des employés permet à chacun de gérer ses démarches administratives de façon rapide et sécurisée. Aussi, ces deux solutions sont complémentaires.

Mais pourquoi choisir quand une solution comme Sociabble réunit les deux outils au sein d’une même plateforme ? Nous aidons déjà de nombreuses entreprises leaders comme le groupe AXA et SERIS Security à améliorer leur communication interne et à fluidifier les services RH. Pourquoi pas vous ?

Réservez votre démo gratuite dès aujourd’hui et laissez-vous guider. Nos experts seront ravis de répondre à vos questions et de vous accompagner dans votre projet. À très vite !