5 conseils pratiques pour rendre vos newsletters impactantes !

Dans la stratégie de communication interne des entreprises, la newsletter reste l’un des supports les plus plébiscités. Cela s’entend : c’est un moyen simple pour partager les informations clés au sein de l’entreprise tout en renforçant son identité. Mais quelles sont les bonnes pratiques ? Si, vous aussi,vous aspirez également à élever le niveau de vos newsletters internes, cet article présente cinq astuces particulièrement pratiques.

Des exemples de newsletters internes, on en trouve partout sur le web. Malheureusement, ils sont rarement accompagnés de conseils pour en permettre une utilisation optimale. C’est bien dommage car une newsletter interne correctement utilisée est un outil très efficace pour la communication avec les collaborateurs.

Dans cet article, nous vous présentons différents types de contenus, accompagnés de mesures concrètes pour tirer le meilleur parti des newsletters à destination de vos collaborateurs. Nous sommes certains que cela améliorera l’engagement de vos collaborateurs et l’information de vos équipes.

Quoi écrire dans une newsletter interne ?

Il n’y a pas de règles strictes sur le contenu à faire figurer dans la newsletter interne de l’entreprise. Il y a mille et une manières de raconter votre entreprise : vous pouvez inclure tout ce que vous voulez. Toutefois, cela ne veut pas dire qu’elle attirera l’attention de vos collaborateurs pour qu’ils soient informés des choses à savoir absolument. Le contenu d’une newsletter peut manquer de pertinence pour vos audiences.

Pour la petite histoire, la newsletter interne était historiquement imprimée sur papier et distribuée à l’entrée des lieux de travail. Elle présentait les caractéristiques des journaux d’information classiques, avec des titres, différentes sections, et parfois même des mots croisés juste pour le plaisir. Cela a duré des décennies.

Avec l’arrivée des emails à la fin des années 1990, la façon dont la newsletter interne était créée, distribuée et lue a changé. D’une certaine manière, cela avait facilité les choses : pas de frais d’impression, une production plus facile et une livraison sans faille. Cependant, tout n’était pas pour le mieux car les collaborateurs recevaient déjà trop d’emails : la newsletter digitale se perdait souvent dans les boîtes de réception pleines à craquer.

Revenons sur la pertinence des contenus poussés dont nous parlions plus haut. Encore aujourd’hui, pour de nombreux collaborateurs, une partie ou la totalité des informations contenues dans une newsletter ne les concerne pas vraiment. Pourquoi un collaborateur travaillant dans une usine aurait-il besoin d’être informé des changements de personnel dans l’équipe marketing d’un autre pays ?

Les défis du passé sont toujours valables aujourd’hui. Comment les services de communication peuvent-ils s’assurer que leur newsletter interne soit ouverte et lue? Comment s’assurer que les informations qu’elle contient soient pertinentes et intéressantes pour l’ensemble des collaborateurs ?

Les exemples de newsletters internes suivants vous aideront à mieux comprendre tout cela.

5 astuces pour rédiger une newsletter interne efficace

Vous souhaitez rédiger une newsletter interne à l’entreprise qui sera ouverte et lue par tous. Mais comment s’assurer que cela se produise ? Que pouvez-vous faire pour créer une communication dans laquelle les collaborateurs se plongeront ?

Voici quelques recommandations qui garantiront la lecture de votre newsletter. Comment en sommes nous sûrs ? Parce que chez Sociabble, nous avons travaillé avec des dizaines de clients qui les ont mis en place et ont vu des résultats positifs.

Astuce n°1 : segmentez votre public

Un premier exemple de newsletter interne efficace, c’est qu’elle s’adresse au bon public. Cela est d’autant plus vrai pour les entreprises internationales dont les communications sont aussi bien mondiales que locales. Il est donc important de filtrer le flux d’informations.

En appliquant ce conseil, la pertinence et la clarté des messages seront maintenues pour les collaborateurs, qu’ils soient dans les bureaux, sur le terrain ou à domicile. Il est donc évident qu’une newsletter interne efficace doit être ciblée par audience. Cette segmentation peut se faire selon plusieurs critères : le service, le lieu, le niveau de responsabilité, ou même les intérêts. Il n’y a pas de limite de critères tant que les collaborateurs peuvent recevoir la version d’une newsletter interne qui les concerne.

La compréhension de votre communication, aussi, est un élément capital. La langue est un facteur à prendre en compte. Idéalement, une newsletter interne dynamique doit pouvoir être traduite pour passer facilement de sa langue d’origine à la langue locale des destinataires.

Avec Sociabble, les administrateurs peuvent facilement créer leurs newsletters et les cibler sur un ou plusieurs groupes, ou l’ensemble de l’entreprise. Vous pouvez ainsi vous assurer que les collaborateurs reçoivent la newsletter interne qui correspond le mieux à leurs besoins.

La plateforme est également dotée de la traduction instantanée dans plus de 60 langues. Les collaborateurs recevront à coup sûr des informations qu’ils pourront comprendre, où qu’ils se trouvent.

Astuce n°2 : segmentez votre contenu

Il est évident que certaines nouvelles, comme par exemple une prise de parole du PDG, concernent tous les collaborateurs de votre entreprise. L’inverse est aussi vrai : certaines informations ne sont pas universelles.

Par exemple, l’arrivée d’un nouveau responsable au service des achats n’aura de réel impact que si vous travaillez dans ce service. Et si une nouvelle réglementation sur les achats est mise en œuvre aux États-Unis, cette mise à jour aura peu de pertinence si vous vous concentrez sur les achats en Europe.

Cela signifie qu’en plus de segmenter votre public pour une distribution optimale, vous devez également segmenter l’information elle-même. Il faut catégoriser chaque contenu. Dans les faits, un contenu peut être affecté à plusieurs catégories à la fois.

Par exemple, vous lancez une offre commerciale sur une boisson commercialisée dans le monde entier, mais cette offre n’est valable qu’en Angleterre et aux Pays-Bas. L’annonce peut alors être classée dans la catégorie « produit » et dans les catégories Angleterre et Pays-Bas.

L’annonce sera donc pertinente pour les vendeurs travaillant avec la boisson en question, mais uniquement dans ces deux pays. Ainsi, la segmentation et le ciblage répondent à l’objectif de pertinence du contenu.

Astuce n°3 : combinez le ciblage de l’audience et la segmentation du contenu pour créer votre newsletter interne personnalisée

Une fois que vous avez personnalisé la segmentation de l’audience et du contenu, il ne reste plus qu’à croiser les données et à envoyer une newsletter pertinente. Avec la bonne plateforme de communication, vous serez capable de créer une newsletter interne dynamique répondant à ces critères.

Avec Sociabble, vous peuvez facilement utiliser des modèles préexistants pour créer des newsletters dynamiques adaptées à chaque destinataire. Vous pouvez automatiser et programmer les envois, selon leur fréquence, leur récurrence ou le fuseau horaire. Sociabble permet d’envoyer simplement – et pratiquement sans effort – des newsletters pertinentes et attrayantes que les collaborateurs voudront ouvrir et lire.

Les avantages d’une telle solution sont nombreux : vos collaborateurs seront mieux informés, plus engagés et mieux équipés pour accomplir leurs missions. Parce que le sentiment d’appartenance à l’entreprise augmentera, la satisfaction au travail et les performances des collaborateurs s’amélioreront également.

Astuce n°4 : soyez clair et mettez du fun

Face à la massification des e-mails reçus, une newsletter interne se perd bien souvent dans la boîte de réception. Il faut alors faire en sorte que l’objet et l’expéditeur soient clairs. Le collaborateur doit comprendre immédiatement ce qu’il ouvre et qui est l’expéditeur. Vous-même, ouvririez-vous un email à l’objet vague et provenant du « département de la communication » ?

Une bonne newsletter interne, c’est aussi une newsletter fun et visuellement attrayante. Evitez les longs textes et mettez de la couleur. Il faut donc « brander » votre newsletter interne aux couleurs de votre entreprise, y ajouter le logo, etc. Vous pouvez même, lors d’occasions spéciales comme les fêtes de fin d’année, créer des modèles spécifiques pour personnaliser l’apparence.

Le design et la structure de votre newsletter sont essentiels. Soignez l’aspect visuel et la mise en page en intégrant des images à votre contenu éditorial. Infographies, emojis, photos amusantes de la vie au bureau : rien n’est trop beau ! Essayez de faire de la lecture de la newsletter interne un moment amusant dans la journée, lors des pauses café ou pauses déjeuner.

En parlant de structure du contenu, n’oubliez pas d’être interactif en ajoutant des liens externes, des vidéos intégrées, des sites web utiles, et pourquoi pas, des enquêtes en ligne ! Avec Sociabble, il est facile de créer des enquêtes auprès des collaborateurs, par exemple autour de vie de l’entreprise, des points à améliorer ou simplement pour les faire participer au choix des initiatives RSE. Vous pouvez même utiliser des enquêtes pour vérifier que les informations d’une newsletter interne précédente ont été lues et comprises.

Le ton aussi est important dans une newsletter interne. Vos collaborateurs ne sont ni des robots, ni des inconnus. Adressez-vous aux collaborateurs de façon amicale et chaleureuse. Ils liront votre newsletters internes plus volontiers et plus facilement.

Astuce n°5 : mesurez et ajustez

Lorsqu’on parle de newsletter interne, ce qui compte le plus pour les entreprises c’est de répondre à des objectifs mesurables. Par exemple, le taux d’ouverture et la rétention de l’information. Si vous suivez les 4 premières astuces, il ne fait aucun doute que la performance de votre newsletter sera meilleure.

Mais pour mesurer ces indicateurs, Sociabble est certainement le meilleur moyen d’y parvenir. La plateforme propose une fonctionnalité d’analyse complète pour suivre l’efficacité de la communication interne de votre entreprise. Vous pouvez retrouver les indicateurs suivants : taux d’ouverture, taux d’ouverture uniques, nombre de clics et taux de clics uniques, entre autres.

Vous pouvez également segmenter plus finement ces données : par service, zone géographique ou toute autre catégorie de votre choix. Vous pouvez même voir à quelle heure votre newsletter interne a été ouverte et sur quels types d’appareils.

Ces données et la segmentation peuvent être utiles pour optimiser la stratégie de communication interne de votre entreprise. Si votre communication interne présente un taux d’ouverture plus élevé entre 10 et 11 heures, vous pourrez configurer l’envoi automatique de la newsletter à cette heure-là. Donner un rendez-vous régulier assurera le succès de votre communication.

De bonnes idées de newsletter interne

S’il ne fait aucun doute que ces conseils vous aideront à atteindre votre objectif global, n’oublions pas que c’est la teneur du contenu qui compte. De fait, produire un contenu intéressant est essentiel pour inciter à la lecture.

Quels types de contenus devez-vous donc inclure pour que vos destinataires continuent à s’intéresser à leur newsletter interne ? Quels sont les sujets qui fonctionnent ? Voici quelques idées de messages qui pourraient vous être utiles pour une communication engageante.

Messages de la Direction

Les moments clés de la vie de l’entreprise sont souvent très attendus. Ce type d’information est tout particulièrement utile pour pour créer une cohésion d’équipe et développer le sentiment d’appartenance à l’entreprise.

Une newsletter interne peut comprendre un message écrit du PDG, une information concernant un événement à venir ou une annonce officielle du management. Facile à consommer et plus authentique, la vidéo intégrée est un médium à considérer pour transmettre certains messages.

Actualité de l’équipe et des collaborateurs

Ce type de nouvelles est idéal pour renforcer l’esprit d’équipe et instaurer une culture du partage. Il favorise l’usage d’un ton plus décontracté. On pense notamment aux événements informels (happy hours, fêtes de fin d’année, team building, etc.), aux anecdotes amusantes sur les collaborateurs ou aux anniversaires. C’est aussi le moment idéal pour donner une reconnaissance aux équipes pour leurs réalisations ou partager simplement des moments spéciaux de la vie de l’entreprise.

Les collaborateurs aiment être inclus et reconnus, et c’est l’occasion parfaite de partager des photos de groupe prises lors d’événements.

Vie de l’entreprise

Il peut s’agir d’événements internes ou externes à l’entreprise qui concernent la marque au sens large :

• résultats financiers

• mentions importantes dans les médias et communiqués de presse

• anniversaires marquants dans l’histoire de l’entreprise

• obtention de prix ou de récompenses

• etc.

Quand les nouvelles sont bonnes, cela vaut la peine de les mentionner ! Travailler dans une entreprise qui fait parler d’elle en bien peut renforcer grandement le sentiment de fierté des collaborateurs.

Actualités RH

Nouveaux recrutements, postes à pourvoir, changements de politique : la création d’une section consacrée aux RH permettra de partager ce type d’informations. D’autant plus que les collaborateurs tiennent savoir ce qu’il se passe dans la sphère des ressources humaines.

Certains d’entre eux seront ravis d’apprendre l’existence de postes vacants auxquels ils pourraient postuler au travers d’un programme de mobilité interne. Partager les offres d’emploi leur permettrait également d’en parler à leurs amis qualifiés et, pourquoi pas, tirer parti du programme de cooptation.

La section RH de votre newsletter interne sera aussi l’occasion de présenter les nouvelles recrues. Pourquoi pas avec un portrait chinois, histoire de rendre la chose plus amusante ?

News business

Cette section est essentiellement l’endroit où l’on discute de ce qu’il se passe sur le marché et de la manière dont l’entreprise réagit à tout changement dans son écosystème. Ce type de sujet trouve un intérêt particulier pour ceux qui aiment développer leurs connaissances du marché. Il n’est pas rare d’y trouver :

• des études de cas

• des témoignages de clients

• des informations sur la concurrence

• les tendances du marché et une veille concurrentielle

Le produit aussi peut être mis à l’honneur en informant du lancement d’une nouvelle offre, d’une innovation ou d’une amélioration apportée suite à des retours clients.

C’est une façon de montrer que les actions quotidiennes des collaborateurs ont un impact important. Vous leur montrez ainsi que leurs actions contribuent réellement à orienter l’entreprise dans la bonne direction.

Quel logiciel pour réaliser des newsletters simples et efficaces ?

En matière de communication avec les collaborateurs, la newsletter interne est plus importante que jamais. On vous assure qu’en suivant les conseils ci-dessus, vous pouvez améliorer votre communication interne et susciter plus d’intérêt.

Nous pouvons vous aider à rendre les choses plus faciles !

Sociabble est une plateforme de communication facile à utiliser, conçue pour créer des collaborateurs informés, engagés et influents. Il intègre un studio de création de newsletters pour gérer des communications ciblées à l’échelle locale et mondiale.

Sociabble est la seule plateforme du marché qui offre un collection complète de fonctionnalités de communication avec les collaborateurs. Notre générateur de newsletter dynamique vous propose des templates, des options de segmentation et un tableau de bord d’analyse pour mesurer l’impact de vos communications.

Faites-vous accompagner par nos experts de la communication interne et bénéficiez d’une assistance au lancement, de formations et d’un support CSM. Nous avons déjà aidé des leaders de marchés tels que Coca-Cola CCEP, Primark et L’Occitane à perfectionner leur communication interne.

Vous voulez en savoir plus sur la façon dont Sociabble peut vous aider à améliorer vos newsletters et renforcer la communication interne de votre entreprise ? N’attendez pas et réservez votre démonstration personnalisée !