Communication Interne

Intranet : en avez-vous toujours besoin en 2022 ?

Picture of Sociabble Par   Sociabble  

Les intranets sont-ils toujours un moyen de communication efficace pour les entreprises ? Sont-ils même pertinents ? Dans cet article, nous répondrons à ces questions et vous aiderons à prendre les bonnes décisions.

Qu’est-ce qu’un intranet ? Voilà une question qui revient régulièrement quand on s’intéresse à l’environnement numérique en entreprise. Le concept d’intranet est presque aussi vieux que celui d’internet, quand les organisations souhaitent offrir des moyens de communication aux collaborateurs, et partager avec eux de l’information de manière privée, purement interne. Mais les événements récents – ajoutés à l’évolution naturelle de la communication en entreprise – ont servi de révélateur pour de nombreuses organisations : les intranets traditionnels ne suffisent plus, et leur existence même devient un point d’interrogation légitime en 2022. Essayons donc de comprendre d’où viennent les intranets, quelle était leur raison d’être originale, ce qu’ils sont devenus et, finalement, voyons quelle peut être leur utilité pour vous aujourd’hui.

Voici les questions auxquelles nous proposons de répondre :

  1. 1. Qu’est-ce qu’un intranet ?
  2. 2. Quelles sont les écueils d’un intranet en entreprise ?
  3. 3. Quel est le rôle complexe d’un intranet dans la digital workplace?
  4. 4. Est-ce que votre organisation a besoin d’un intranet ?
  5. 5. Mais surtout : quels sont vos objectifs de communication ?
  6. 6. Comment procéder pour remplacer un intranet ?

 

1. Qu’est-ce qu’un intranet ? Voici notre définition

L’idée de créer des intranets dans les entreprises est apparue à la fin des années 1990, peu de temps après que les entreprises eurent massivement adopté internet. L’objectif ? Créer un espace connecté où les employés puissent trouver les ressources dont ils ont besoin pour leurs activités numériques. Y sont ainsi rassemblés des documents, des liens vers les applications de l’entreprise, les actualités de l’entreprise, un annuaire des collaborateurs ainsi que des pages statiques liées aux pratiques de l’entreprise, telles que les processus, ou les informations organisationnelles dites « froides ».

Historiquement, les intranets étaient mis en œuvre par des prestataires spécialisés, qui apportaient une solution hébergée sur site, et dont les plateformes sont aujourd’hui proposées dans le Cloud. Ainsi, chez Microsoft, l’arrivée de SharePoint a considérablement transformé le marché de l’intranet, grâce notamment à l’intégration forte avec Office 365, et un espace cohérent pour organiser le stockage des documents. Pour beaucoup d’entreprises, SharePoint est le pilier de leur intranet. Au fil des années, les plateformes intranet se sont enrichies de nombreuses fonctionnalités telles que systèmes de gestion de contenus, forums ou encore widgets connectés à des applications tierces.

Intranet definition

Microsoft a fortement influencé le développement des intranets d’entreprise avec les intégrations d’Office 365 et de SharePoint

 

2. Un intranet en entreprise comporte des écueils

Certes, les intranets existent depuis longtemps et oui, des générations d’éditeurs ont tenté de faire évoluer le concept, ou de le réinventer. Mais malgré cela, très souvent, les projets d’intranet se révèlent couteux, et peu attractifs pour les collaborateurs. Ces derniers ne s’y connectent pas, ni ne s’y engagent et sincèrement, cela ne s’améliore pas avec le temps. Il existe plusieurs raisons à cela :

  • • Les contenus ne sont pas publiés régulièrement, ils ne sont pas attractifs ou pas adaptés en fonction d’audiences particulières ; car sur un intranet, ces actions sont complexes.
  • De nos jours, les collaborateurs utilisent de multiples applications, particulièrement sur leurs mobiles, et ils ne veulent plus avoir à chercher l’information sur un portail centralisé.
  • • La plupart des intranets ont une apparence désuète et sont fonctionnellement dépassés. Et même quand ils sont à la page, leur maintenance est – très – couteuse.
  • Beaucoup d’intranets sur ordinateur ne proposent pas un accès natif sur mobile. Alors que 84% de la population française utilisent un smartphone, très peu d’intranets y sont adaptés.
  • • Les collaborateurs de terrain n’ont pas accès à l’intranet, soit parce que les licences sont trop couteuses, soit parce que l’expérience utilisateur n’est pas adaptée. Dans les deux cas, il est particulièrement difficile de leur faire parvenir les messages critiques.
  • • Les contenus sont généralement top-down, sans possibilité pour les collaborateurs de s’exprimer à travers des contenus UGC (Contenus Générés par l’Utilisateur), des sondages ou des quiz.
  • • Les intranets ne permettent pas de gérer les notifications push, ou l’envoi d’annonces importantes à travers des newsletters ciblées, des alertes et des lectures obligatoires. C’est aux utilisateurs de se rendre sur l’intranet ; l’intranet ne vient pas à eux.

 

3. Le rôle complexe d’un intranet dans la digital workplace

Aujourd’hui, la digital workplace est peuplée de multiples outils, très spécialisés, pensés pour accomplir des opérations très différentes. Microsoft Teams et Slack servent pour la collaboration, les espaces documentaires tels que DropBox ou SharePoint sont utilisés pour sauvegarder l’information, et bien d’autres solutions sont exploitées pour la gestion RH ou la communication au sein du bureau. Dès lors, il devient de plus en plus difficile de convaincre les collaborateurs de passer par un portail centralisé pour ensuite les rediriger vers des applications dédiées. Les utilisateurs veulent un accès direct et immédiat aux outils numériques, au moment-même où ils en ont besoin, tout comme ils accèdent en un clic à leurs apps sur leur mobile.

 

Configuration classique d’un intranet : un point d’accès centralisé pour l’information et les applications

Intranet

 

4. Alors, est-ce que votre organisation a besoin d’un intranet ?

Avant d’aller plus loin, il est probable que votre entreprise soit déjà dotée d’un intranet. Un outil dans lequel votre organisation a investi, et qui a même certainement ses qualités, comme l’hébergement de documents, l’accès aux applications tierces, ou même l’intégration d’un widget, ouvrant une « fenêtre » vers d’autres applications. Dans un tel scénario, si les collaborateurs utilisent activement l’intranet et que les coûts opérationnels ne sont pas trop élevés, il peut être judicieux de garder le portail tel quel.

Toutefois, il parait avisé de conduire un audit pour s’assurer :

  • Que tous les collaborateurs ont accès à l’intranet, particulièrement ceux qui ne disposent pas de poste de travail,
  • Que les collaborateurs l’utilisent vraiment,
  • Qu’ils y trouvent facilement le contenu qui les concerne,
  • Qu’ils apprécient l’expérience mobile,
  • Que le contenu est suffisamment personnalisé pour eux,
  • Qu’ils s’engagent effectivement sur ce contenu,
  • Qu’ils ne se sentent pas déconnectés de l’entreprise, de sa stratégie, de sa culture, de ses valeurs, ne sachant pas ce qu’il s’y passe,
  • Que les administrateurs et les créateurs de contenu trouvent facile de créer et publier des publications, de les adresser à des audiences spécifiques ou de déléguer des droits de gestion,
  • Que les administrateurs peuvent ajouter simplement des contenus tiers ou des flux de réseaux sociaux (LinkedIn Company news, etc.),
  • Plus encore, que les dirigeants ont le sentiment que l’intranet bénéficie réellement au business.

En fonction des réponses recueillies, vous pouvez décider si votre intranet est satisfaisant, ou s’il faut le compléter avec un outil supplémentaire. Mais il est possible qu’il faille se poser une question encore plus importante.

Chez Sociabble, nous avons travaillé avec de nombreuses entreprises qui voulaient un nouvel intranet, mais elles ne savaient pas encore qu’il existait d’autres solutions pour répondre à leurs besoins.

 

5. Mais surtout : quels sont vos objectifs de communication ?

Si votre première préoccupation est d’offrir un accès aux documents de l’entreprise, Microsoft SharePoint suffit sans doute. Et si vous souhaitez uniquement que vos collaborateurs puissent collaborer sur leurs projets et partager des informations à leurs sujets, Microsoft Teams ou Slack feront l’affaire. C’est peut-être suffisant.

Toutefois, cela ne sera pas satisfaisant si vous êtes dans une ou plusieurs des situations suivantes :

  • Vous souhaitez que les collaborateurs soient bien informés, avec des informations qui les concernent vraiment,
  • Vous souhaitez reconnecter les collaborateurs de terrain à l’entreprise,
  • Vous souhaitez développer le sentiment d’appartenance et l’engagement de tous les collaborateurs,
  • Vous souhaitez promouvoir la diversité, votre culture et vos valeurs,
  • Vous souhaitez recueillir des retours en provenance du terrain,
  • Vous souhaitez une communication opérationnelle au service du business,
  • Vous souhaitez multiplier les points de contact avec les collaborateurs : email (newsletter), mobile (alertes), écrans d’affichage, chaines dédiées dans Microsoft Teams,
  • Vous souhaitez connaitre les collaborateurs les plus engagés,
  • Vous souhaitez une communication moderne, marquante, à double sens, et reposant sur l’audio, la vidéo et les photos,
  • Vous souhaitez une communication simple à consulter pour les collaborateurs et facile à mettre en œuvre pour les communicants.

Si vous êtes dans un ou plusieurs de ces situations, vous devez sans doute passer à une Plateforme de Communication employés.

 

6. Vous souhaitez savoir comment procéder pour remplacer votre intranet ?

Chez Sociabble, notre expertise est la communication interne nouvelle génération. Nous fournissons une plateforme premium et tout l’accompagnement nécessaire à la réussite de sa mise en œuvre : formations, support et conseils. Nous vous aiderons à tirer le meilleur de votre communication interne digitale, que vous souhaitiez compléter votre intranet, ou le remplacer intégralement. Nous travaillons avec de nombreuses entreprises leaders dans leurs domaines : Coca-Cola CCEP, Group Renault, L’Occitane, et tant d’autres. Nous serions ravis d’échanger avec vous et de vous compter parmi nos clients satisfaits. Pour en savoir plus sur notre offre, suivez ce lien pour une démonstration gratuite.

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