Comment améliorer la communication interne en passant à la communication collaborative?

Beaucoup d’entreprises le savent : la communication entre les collaborateurs est un sujet crucial. Pas toujours évident, pourtant, de savoir par où commencer. Les services de communication sont mis au défi de choisir les bons outils, d’éviter les pièges et de prendre le bon cap. Chez Sociabble, nous comprenons cette situation.

Partout dans le monde, nous aidons des clients à planifier et à implémenter des programmes de communication collaborative, au service des employés. Nous pouvons témoigner des interrogations et des obstacles qui surgissent sur ce type de projet.

Voilà pourquoi nous avons conçu ce guide : pour aider votre entreprise et vous-même à obtenir le meilleur de votre propre démarche de communication interne et de communication collaborative.

Nous aborderons les étapes et les techniques nécessaires au lancement d’un programme de communication collaborative et à sa pérennité ; en utilisant une méthodologie reconnue.

Nous pourrons même nous appuyer sur votre stratégie de communication interne actuelle. Nous vous fournirons les outils de communication collaborative dont vous avez vraiment besoin !

1. Le futur de la communication interne 

Pendant la majeure partie du XXème siècle, la communication interne était considérée comme le moyen pour les entreprises de partager de l’information avec ses employés. La valeur de la communication interne était évidente, et son rôle dans l’engagement des employés était clair : les messages venaient d’en haut à travers une communication à sens unique.

« Pourquoi une bonne communication interne est-elle importante ? »

Il y a quelques décennies à peine, à l’âge analogique, voilà la question que l’on tenait pour acquise. Aujourd’hui, à l’heure du tout numérique, les choses ont bien changé. Alors qu’internet et les réseaux sociaux font partie intégrante du quotidien de l’employé engagé, la diffusion de l’information professionnelle se pratique désormais à double sens. Tout cela est arrivé très vite.

Il ne fait aucun doute que les réseaux sociaux ont changé les comportements humains depuis dix ans. 

Selon un article publié par Gartner, « le panorama des réseaux sociaux et de l’environnement des opérateurs est devenu méconnaissable, en l’espace d’à peine cinq ans. »

Dans un article récent, Forbes va encore plus loin. Le magazine américain affirme : « il ne fait aucun doute que les réseaux sociaux ont changé les comportements humains depuis dix ans. »

L’article poursuit et affirme que « 81% des américains ont un profil sur un réseau social, et l’utilisateur moyen passe deux heures par jour sur les réseaux sociaux. » 

La nouvelle orientation est flagrante. Les temps changent. Conséquence : les entreprises doivent rester dans la course.

2. Vers une nouvelle approche : la stratégie de communication collaborative

L’engagement des collaborateurs ne tient pas à l’envoi d’un email ou d’un courrier papier ; il tient à l’aptitude de l’entreprise de faire partie elle-même de leur écosystème connecté, de partager un assortiment de curation de news, de contenus générés par les utilisateurs et de flux en direct.

 Dans cette optique, le temps est venu de dépasser la communication interne et de la remplacer par une approche nouvelle : la communication collaborative. C’est un concept plus large, qui va au-delà des frontières usuelles que forment les murs de l’entreprise.

Fondamentalement, la communication collaborative représente les multiples façons par lesquelles l’entreprise peut communiquer avec ses collaborateurs. Et vice versa. Elle inclut de nouvelles méthodes pour générer l’engagement, la compréhension et la participation.

Sa plus grande force, toutefois, c’est qu’elle permet aux salariés de devenir à la fois informés, engagés et influents à travers leur propre écosystème en ligne. Ils lisent, assimilent et interagissent avec les informations proposées sur les différents canaux de l’entreprise (réseaux sociaux, fils de news, intranets, etc.). En tant qu’influenceurs et promoteurs de marque, ils peuvent alors propager cette sensibilisation dans leur cercle. Ils sont mieux informés sur leur entreprise, leur industrie et même le marché dans son ensemble. 

3. Les bénéfices de la communication collaborative

Nous savons maintenant ce que qu’est la communication collaborative. Le terme enveloppe cette nouvelle réalité digitale du partage d’information, et les façons dont ces réalités peuvent être intégrées plus largement dans une stratégie de communication. 

Cependant, une question reste en suspens : pourquoi est-ce important ? Pourquoi est-il si important pour une entreprise de disposer d’une plateforme de communication collaborative performante ? Qu’est-ce qu’un business peut gagner à faire partie intégrante de l’écosystème en ligne de ses employés, voire de leurs habitudes quotidiennes ? 

Pour s’en convaincre, regardons les statistiques. Des chiffres difficiles à réfuter : la communication collaborative n’est pas seulement importante ; elle est absolument décisive pour la stratégie de communication réussie d’une entreprise aujourd’hui. Voici quelques exemples :  

• Une communication interne excellente peut augmenter la satisfaction client de 40%. 
• Les entreprises qui pratiquent une bonne communication ont 4 fois plus de chances d’atteindre des hauts niveaux d’engagement des collaborateurs. 
• Dans les organisations qui ont des collaborateurs connectés, la productivité augmente de 20 à 25%. 
• Les entreprises qui communiquent efficacement augmentent de 47% leurs rendements pour les actionnaires. 
• Des collaborateurs particulièrement engagés peuvent améliorer le résultat d’exploitation de 2% en l’espace d’une année. 

Maintenant, penchons-nous sur les étapes et les points clés indispensables au lancement d’un projet de communication collaborative performant. 

4. Optimisez votre stratégie de communication collaborative 

Prenez en considération toutes les parties prenantes 

Cette suggestion vaut depuis l’étape de planification, jusqu’à l’implémentation. Les profils d’une entreprise sont tellement variés, et ils remplissent tellement de rôles différents.

Pour être efficace, une stratégie de communication interne doit tous les prendre en considération. Cela peut prendre la forme de contenus personnalisés dédiés à chacun des réseaux sociaux, d’une offre ajustée aux usages mobiles des collaborateurs qui ne disposent pas d’adresse email professionnelle ou qui ne travaillent pas à un poste fixe.

Cela permet aussi d’amplifier la parole de des nouveaux arrivants, ou des collaborateurs temporaires, créant ainsi un environnement inclusif. Il ne peut y avoir de travailleur « déconnecté » dans l’entreprise. Chacun devrait participer à l’action. 

Responsabilisez le management 

Une stratégie de communication interne concerne tous les niveaux hiérarchiques. Il est toutefois crucial que les managers et les membres de la direction soient leaders sur ce sujet. Certes, c’est aux managers de fournir toute l’information nécessaire, mais ils doivent aussi disposer de l’autonomie et des budgets pour informer et impliquer leurs propres collaborateurs de la manière qui leur semble la plus appropriée.

Car après tout, qui connait mieux ce qui motive les salariés que ceux avec qui ils collaborent au quotidien ? 

Valorisez les influenceurs internes 

Dans chaque entreprise, il y a ceux qui ont une meilleure maîtrise des réseaux sociaux. Ceux qui bénéficient d’une meilleure reconnaissance interne et externe. Ou bien ceux qui ont juste une personnalité plus visible. N’ayez pas peur d’utiliser ces « influenceurs » pour propager vos messages.

Grâce à la gamification, vous pouvez ainsi récompenser l’engagement par des badges ou des points. Plus simplement, pourquoi ne pas identifier ces influenceurs pour accélérer le déploiement de nouvelles pratiques ou de campagnes.

Bref, il y a de nombreuses manières d’être un leader, et ça n’a pas toujours à voir avec une position dans la hiérarchie.

Contrôlez vos outils de communication collaborative… et consolidez-les 

Email, réseaux sociaux d’entreprise, intranets ou encore cette bonne vieille newsletter… Votre trousse comprend certainement plusieurs outils de communication, et il importe d’exploiter chacun d’entre eux pour ce qu’il fait de mieux.

De même qu’il ne vous viendrait pas à l’idée d’utiliser un tournevis pour enfoncer un clou, ou une scie pour mesurer une table ; il n’est pas raisonnable d’utiliser un email d’entreprise pour mener un sondage sur les bureaux, ou de recourir à Twitter pour conduire une évaluation des collaborateurs.

Vous devez comprendre le potentiel de chaque canal, et les intégrer dans un plan unique et unifié. Les plateformes qui exploitent des agrégateurs de flux de réseaux sociaux sont particulièrement utiles, surtout lorsqu’ils comprennent un fil de news ou de contenus performant. 

Intégrez le mobile et la vidéo 

Les temps changent. Aujourd’hui plus que jamais, les collaborateurs se reposent sur leurs appareils mobiles. Sans parler des flux vidéo dédiés à l’information ou au divertissement.

Plutôt que de résister à cette tendance, exploitez-la à votre avantage. Assurez-vous que votre communication est pensée pour le mobile. N’ayez pas peur d’intégrer la vidéo comme une source majeure de vos contenus. Ce sont ces pratiques qui garantissent l’implication des collaborateurs à notre époque, quand nous n’avons que quelques minutes pour consulter les dernières nouvelles sur notre mobile, lors d’une pause ou un trajet. 

Appuyez-vous sur la technologie 

La publication de contenus en provenance du web sur des sujets pertinents est une pratique nécessaire à un bon assortiment de contenus. Toutefois, parcourir internet à la recherche des bonnes sources est parfois consommateur de temps.

Pourquoi ne pas vous appuyer sur la technologie et la laisser faire une partie du travail ? Avec les bons mots-clés, des outils de curation de contenu tels que Feedly ou Scoop.it se chargeront de trouver pour vous les publications le plus appropriées. Mieux encore, choisissez une plateforme intégrant nativement les outils de curation. 

Favoriser l’innovation en recueillant des idées

Utilisez des sondages et des sessions ouvertes de partage d’idées pour encourager l’innovation dans votre entreprise. Cela fonctionne particulièrement bien dans le domaine de la RSE.

Avec la plateforme Sociabble, la fonctionnalité « Support my cause » permet aux collaborateurs de suggérer des causes et des organisations caritatives qu’ils souhaitent soutenir, avec des mécanismes de sélection et de vote intégrés. Ce type de réflexion collective efface non seulement les silos et les barrières, mais augmente la qualité et la pertinence des idées au sein de l’organisation.

Mesurez la performance 

Pas simple de savoir si une action est efficace, surtout si vous n’avez aucun indicateur à mesurer. Si vous êtes à la recherche d’une plateforme de communication collaborative, assurez-vous qu’elle vous donne la possibilité de suivre les indicateurs clés, tels que l’engagement, le nombre de partage ou de vues.

C’est la meilleure façon de comparer l’efficacité de différentes stratégies. Ce qui fonctionne pour les uns ne vaut pas nécessairement pour les autres. Fondamentalement, procédez au suivi de vos chiffres et vous économiserez du temps et de l’énergie perdue sur des actions inefficaces. 

 5. Imaginez le mix de contenus idéal, au service de la meilleure communication collaborative

Au cœur de la transition d’une communication interne vers une communication collaborative, l’assortiment des contenus publiés – ou Content Mix – joue un rôle décisif. Des salariés informés sont généralement plus heureux, et bien plus productifs. Et des salariés impliqués sont les meilleurs ambassadeurs qu’une marque peut souhaiter.

Pour garder ses collaborateurs informés et engagés, il faut mettre à leur disposition une variété de contenus riches et pertinents. Articles issus du web, veille concurrentielle, actualité sectorielle ou bien même des images de votre entreprise ; vous devez les informer avec un flux continu de messages captivants et utiles.

Mais comment savoir quel est le bon assortiment ? Chez Sociabble, nous conseillons régulièrement la règle de trois des contenus. 

Selon la règle de trois des contenus, voici le bon mix :  

1/3 d’annonces de l’entreprise 

Il se passe toujours quelque chose d’intéressant dans chaque entreprise. Le moment est venu de le montrer et d’en tenir les collaborateurs informés.

Nouvelles campagnes, nouveaux déploiements, nouveaux recrutements, nouveaux bureaux sont autant de bonnes raisons de communiquer, surtout auprès de différents services qui ne sont pas toujours en contact au quotidien.

Gardez toutefois à l’esprit qu’il importe que les sources de ces contenus doivent être à la fois internes et externes. Des contenus convaincants issus de publications publiques renforcent l’implication des collaborateurs. Ils offrent aussi une vision différente sur votre activité. Assurez-vous de rapporter également ces contenus dans la newsletter à destination de vos collaborateurs. 

1/3 de nouvelles sectorielles 

Suivre de près l’actualité de votre écosystème sectoriel, c’est une pièce maitresse du succès de votre activité. Pour les collaborateurs, c’est également payant de connaître cette actualité. S’assurer qu’un tiers de vos contenus traite de votre secteur d’activité peut aider à faire en sorte que chacun est à jour des principales tendances qui animent votre marché. Et n’oubliez-pas : l’actualité sectorielle concerne aussi bien l’activité de vos concurrents que celle de vos partenaires. Les deux sont importantes. 

1/3 d’actualité sur la vie courante 

Si vous consacrez d’un côté un tiers de vos publications à la vision macroscopique de votre activité, pensez aussi à dédier un tiers de vos messages à des choses plus personnelles. C’est la possibilité de montrer la dimension la plus humaine de votre marque.

C’est aussi l’opportunité de recourir davantage aux contenus générés par l’utilisateur pour les réseaux sociaux. Il peut aussi s’agir de badges, de quiz ou bien même de sondages pour se rapprocher des collaborateurs. Ces derniers représentent la ressource la plus importante de chaque entreprise, alors faites en sorte qu’ils sachent que leur voix est entendue.  

6.  Utilisez la communication collaborative mobile pour rester dans les esprits 

Choisissez une app mobile performante 

Parmi les collaborateurs de terrain, tous n’ont pas un email professionnel, ou encore un ordinateur à portée de main. Il est donc crucial de les atteindre là où ils sont, avec ce qu’ils ont. Ici, le mobile est indispensable.

Voilà pourquoi nous avons redoublé d’efforts pour faire de Sociabble une application accessible, visuellement attractive, intuitive et adaptée à tous les appareils mobiles.

Par exemple, un employé en point de vente, debout toute la journée, doit pouvoir consulter les rapports d’activité de son entreprise – et y répondre, aussi aisément qu’un collaborateur à son bureau au service marketing. Sans une stratégie de communication mobile efficace, vous ne toucherez jamais vos collaborateurs sur le terrain.

Expliquez que chaque voix compte 

Toute la technologie mobile du monde ne fera pas la différence si vos employés ne sont pas motivés à l’utiliser. Il est important de leur montrer dès le début que leur voix compte et qu’une logique de partage est déterminante.

En effet, les collaborateurs forment la ressource la plus importante d’une entreprise. Leurs opinions, leurs idées ou leurs suggestions sont utiles à créer un meilleur environnement de travail.

Comme le propose Simon Sinek, il faut commencer par le pourquoi. Plus précisément, pourquoi est-ce dans l’intérêt des collaborateurs d’être mieux informés et plus impliqués au sein de l’entreprise. En fait, cela contribue à améliorer leur expérience collaborateur de bien des manières.  

Commencez par des contenus générés par les utilisateurs concrets  

Pour vous assurer que leurs voix sont entendues dès le départ, concentrez d’abord vos efforts sur Contenus Générés par les Utilisateurs tels que des sondages de feedbacks imaginés pour recueillir les contributions des employés.

Quand les collaborateurs de terrain observent que leur employeur attache de l’importance à leurs opinions – et qu’il fait effectivement quelque chose pour traiter leurs souhaits et leurs interrogations – ils constatent la valeur immédiate de leur engagement. En bref, cela impacte leur expérience et améliore leur journée de travail.  

7. Adressez-vous aux collaborateurs autant à l’échelle globale que locale 

Le problème ? Les flux de contenus globaux et locaux sont mélangés 

Pour les entreprises internationales, l’information peut trouver sa pertinence tant à l’échelle globale qu’au niveau local. Mais beaucoup de compagnies n’arrivent pas à séparer ces deux flux, même avec la meilleure stratégie de communication collaborative. Les messages sont alors fouillis et confus. Les collaborateurs sont souvent submergés d’informations destinées au monde entier, mais qui n’est pas toujours utile au niveau d’un pays ou d’une région. Et les entreprises ne savent pas si le contenu doit être publié en anglais ou dans les langues locales.

Il en ressort que soit les collaborateurs ne développent pas de sentiment d’appartenance au groupe, soit des efforts démesurés sont déployés en traduction. Ni l’un ni l’autre n’est bon pour l’engagement. Plus encore, les deux favorisent la distanciation des employés vis-à-vis de leur entreprise.  

La solution ? La curation de contenu globale et locale 

Pour les sociétés internationales qui alimentent des flux de communication locaux et globaux, il est essentiel de gérer et de filtrer le flux d’informations. Peu importe où le collaborateur est basé. Pertinence et clarté doivent être garanties. Donc, une plateforme de communication performante est dynamique.

Elle doit permettre différents niveaux d’administration. Pour les déploiements internationaux importants, cela peut impliquer un administrateur qui a la charge de tout le contenu mondial. Cela implique aussi des administrateurs régionaux et locaux qui décident des contenus qu’ils distribueront dans leurs bureaux. La langue est également un sujet à considérer. La bonne plateforme doit être capable de passer de manière fluide d’un contenu global en anglais à un contenu local dans n’importe quelle langue locale.

Par exemple, si l’annonce d’un programme global doit être publiée par un administrateur global, un rapport en français sur des changements qui concernent les bureaux parisiens doit lui pouvoir être validé par l’administrateur local à Paris.

8. En conclusion : avec la bonne stratégie et la bonne plateforme, une communication collaborative robuste est à votre portée 

Pour conclure : oui, les employés ont beaucoup de préoccupations en tête de nos jours ; et la communication de l’entreprise doit se démarquer dans un monde où le temps d’écoute est limité et où il existe une compétition autour de la qualité et de la quantité d’information.

Pour autant, à l’aide d’une stratégie de communication collaborative intelligente et des bons outils en ligne, c’est possible. On n’insistera jamais assez sur l’importance de la communication collaborative. Chez Sociabble, nous comprenons cela.

Nous comprenons que le principe directeur de toute stratégie efficace doit être l’intérêt premier de votre entreprise. Des communications rationnalisées et optimisées sont les clés du succès. Voilà pourquoi nous avons développé une plateforme complète et intégrée pour vous aider en ce sens.

Avec des technologies de pointe tant sur mobile que sur poste de travail, nous associons le meilleur de vos éléments avec le meilleur de ce dont vous avez besoin pour créer un programme parfaitement ajusté à votre identité et à votre plan de communication. 

Si vous souhaitez en savoir davantage sur la façon dont Sociabble peut aider votre société à obtenir des collaborateurs informés, engagés et influents, n’hésitez-pas à nous contacter et à nous demander une démonstration gratuite. Nous serions heureux d’en parler avec vous.