Comment maîtriser la communication interne pendant une crise : conseils et astuces

Les crises peuvent surgir à tout moment. Pour une entreprise, être en capacité de communiquer efficacement en interne est vital. Dans ce contexte, concevoir une bonne une stratégie et disposer des bons outils peuvent éviter le chaos, et renforcer la cohésion et la résilience. Dans cet article, nous vous présentons les manières dont Sociabble peut vous accompagner dans la gestion de crise et transformer une situation potentiellement désastreuse en une démonstration de d’agilité et d’efficacité. Plongez dans l’univers de la communication de crise, où la préparation et l’innovation sont salvatrices.

Lorsque l’entreprise est confrontée à une crise, sa communication interne joue un rôle essentiel. Elle s’assure en priorité d’informer et de rassurer tous les collaborateurs. En montrant que des plans d’action sont en place, la direction prouve qu’elle travaille à la stabilité de l’entreprise et à la sécurité des salariés. Deux éléments fondamentaux pour maintenir leur productivité et leur engagement pendant cette période tumultueuse.

Sociabble se positionne comme la solution idéale pour gérer efficacement la communication interne en temps de crise. Développée pour faciliter la communication interne dans son ensemble, la plateforme propose de nombreuses fonctionnalités, comme les newsletters ciblées et la lecture obligatoire, indispensables aux entreprises dans un tel contexte.

Comprendre la communication de crise en entreprise

Définition de la communication interne de crise

Pour faire face à un événement négatif, cette forme de la communication interne se concentre sur la préparation d’un plan d’action et la diffusion d’informations jusqu’à la fin de la crise. Il s’agit d’une série d’actions et de pratiques conçues pour informer les collaborateurs et les managers de manière transparente, précise et rapide. Par sa réactivité et sa clarté, elle vise notamment à atténuer l’impact sur l’opérationnalité de l’entreprise. Par exemple :

• Réduire les dommages potentiels causés par une baisse de la performance financière en communiquant sur les mesures prises pour gérer la situation.
• Fournir des instructions claires et les actions à entreprendre par les différentes parties prenantes pour favoriser le rétablissement des opérations.
• Rassurer les parties prenantes, maintenir la confiance et éviter la panique en montrant que la situation est sous contrôle et que des mesures appropriées sont prises.

L’importance de la communication de crise

En situation d’instabilité, la communication d’entreprise permet de s’assurer que tous les collaborateurs comprennent la nature de la crise, ses impacts potentiels et les mesures prises pour y faire face. Le partage de ces informations aide à réduire la circulation d’informations erronées et autres rumeurs qui peuvent se propager rapidement dans l’entreprise et à travers les médias extérieurs, et causer davantage de perturbations.

En communiquant avec transparence, la direction montre qu’un plan d’actions est déployé pour surmonter les difficultés et garantir une sécurité aux collaborateurs. Cette communication tend ainsi à renforcer leur confiance envers l’entreprise et encourage un sentiment de stabilité vital pour maintenir leur productivité et leur engagement.

En dernier lieu, la communication interne permet de mobiliser le personnel. Les différents messages des dirigeants peuvent fournir des instructions sur les rôles et les responsabilités de chacun dans cette période pour favoriser une résolution rapide et efficace.

Les défis de la communication de crise

En matière de communication interne, l’entreprise fait face à plusieurs défis qui peuvent affecter sa capacité à gérer efficacement une crise :

• Communication rapide : aujourd’hui, les informations se propagent à une vitesse sans précédent grâce aux (ou à cause des) réseaux sociaux. L’entreprise doit être extrêmement réactive pour maintenir le contrôle du récit et éviter les informations erronées ou les rumeurs.
• Fiabilité de l’information : au début d’une crise, avant que chaque partie prenante soit organisée, il peut être difficile d’obtenir des informations précises et vérifiées. La contrainte et le besoin d’une communication immédiate peuvent conduire à la diffusion d’informations incorrectes.
• Gestion des parties prenantes : par la variété de ses interlocuteurs internes (collaborateurs au siège, sur le terrain, itinérants, à domicile ; investisseurs ; partenaires ; etc.), une entreprise peut avoir des besoins et des attentes différents. Cela complique l’élaboration de messages appropriés.
• Cohérence des messages : avec une multitude de plateformes de communication et de porte-paroles, il est capital de se prévenir des incohérences dans les discours pour évité la confusion et la perte de confiance.
• Transparence de la communication : en matière de gestion de crise, les collaborateurs attendent de l’entreprise une transparence totale. La dissimulation d’informations ou la minimisation de l’importance d’une crise peuvent causer des dommages, notamment en termes d’image et d’engagement des collaborateurs.

Chacun de ces défis nécessite une préparation adéquate pour assurer une gestion de crise efficace. C’est ce que nous allons maintenant voir avec les solutions proposées par Sociabble.

Du bon usage des newsletters ciblées lors d’une crise

L’efficacité d’une communication de crise repose la rapidité de la diffusion des informations le plus précises possible. Dans ces périodes, chaque seconde compte. C’est ici que les fonctionnalités de newsletter et de ciblage de Sociabble deviennent des outils indispensables.

La newsletter de Sociabble : cibler pour mieux informer

En période de crise, une communication interne généralisée destinée à tous les collaborateurs n’est pas efficace. Certes, certaines informations concernent l’ensemble de l’entreprise. Cependant, très vite, il faut que certaines informations spécifiques puissent atteindre des groupes précis, comme par exemple, ceux qui sont directement affectés par la crise et/ou capables d’agir.

Les fonctionnalités de newsletter et de ciblage de Sociabble permettent de créer rapidement des communications personnalisées et à destination de segments de collaborateurs spécifiques. Ce ciblage précis assure que les informations pertinentes atteignent les bonnes personnes, sans créer de confusion inutile.

Les avantages stratégiques pour la gestion de crise

• Rapidité : en matière de gestion de crise, des communications tardives peuvent causer du tort à l’entreprise par la perte du contrôle de la narrative. Grâce à sa simplicité d’utilisation, Sociabble permet de créer et de distribuer rapidement les newsletters pour assurer ce contrôle.
• Pertinence : les collaborateurs reçoivent des informations correspondant à leur rôle, leur lieu, ou leur situation. Non seulement le contenu sera lu avec plus d’intérêt, mais il sera plus certainement suivi d’actions.
• Cohérence : en utilisant Sociabble, l’entreprise est en mesure de maintenir la cohérence des messages à travers tous les canaux proposés par la plateforme.

Créer des newsletters efficaces en situation de crise

Pour assurer une bonne gestion de crise, le contenu d’une newsletter doit être clair et concis, et doit inciter à l’action. Il doit présenter les instructions ou les informations de manière simple. L’utilisation de titres, de texte en gras et de puces peut aider à mettre en évidence les éléments les plus importants et faciliter la lecture.

Il est également possible d’inclure des liens vers des ressources plus détaillées ou des contacts. Ces éléments apportent une assistance supplémentaire doublement bénéfique. Pour les collaborateurs, il s’agit de leur fournir un accompagnement multimodal et des documents vers lesquels se référer. Pour l’entreprise, c’est surtout de garantir la simplicité de sa communication et d’éviter la surcharge d’information.

Dans quelles situations la newsletter peut-elle participer à la gestion de crise ?

La newsletter ciblée de Sociabble peut être utilisée dans de nombreux cas de crises. Voici quelques exemples :

• Brèche de cybersécurité : la newsletter peut être ciblée sur les départements spécifiques et les informer des mesures de sécurité à prendre immédiatement en matière de traitement et gestion des données de l’entreprise.
• Crises financières : la newsletter peut être utilisée pour rassurer les collaborateurs et leur présenter des plans d’actions pour redresser la barre. Par exemple, ces plans d’action peuvent intégrer des directives dédiées à l’équipe marketing pour diriger leurs efforts sur des campagnes promotionnelles ou encore des conseils aux équipes de vente pour les aider à signer plus rapidement avec les prospects.
• Crises sanitaires et désastres climatiques : dans ces moments difficiles, la sécurité des collaborateurs est la priorité de l’entreprise. La newsletter permet de transmettre toutes les consignes aux collaborateurs, au bureau ou sur le terrain, afin de garantir leur intégrité physique.
• Changements législatifs : la création ou la modification de lois peut avoir une influence importante sur la vie de l’entreprise. La newsletter peut alors être utilisée pour informer les parties prenantes des conséquences sur leur travail.

Avec Sociabble, les entreprises transmettent rapidement les informations critiques à l’audience approprié en toute situation. Cela représente un avantage notable dans l’efficacité de la gestion de crise. Grâce à ses fonctionnalités de newsletter et de ciblage, l’entreprise montre son engagement dans le bien-être des collaborateurs, tout en préservant l’entreprise. Sociabble est la clé pour maintenir la confiance et la stabilité dans l’entreprise lors de périodes difficiles.

Lecture obligatoire : le pouvoir du contenu pendant une crise

En période de crise, il est essentiel de créer du contenu adapté et qu’il soit pris en compte par les collaborateurs. La fonctionnalité de contenu « Must-read » de Sociabble devient ici un atout inestimable. Elle garantit que les informations importantes ne se perdent pas dans le flot des communications quotidiennes, les mettant en évidence pour accentuer leur urgence.

Qu’est-ce que le contenu « Must-read » ?

Sur la plateforme de communication interne Sociabble, le contenu « Must-read » désigne les informations de haute importance qui exigent une lecture immédiate par les collaborateurs. Cette fonctionnalité assure que les communications prioritaires ressortent du lot des communications de tous les jours.

Cette fonctionnalité est particulièrement utile dans la gestion de crise. Elle permet de mettre en avant toute information urgente (protocoles de sécurité, contacts d’urgence, changements opérationnels, etc.) nécessitant lecture obligatoire. D’ailleurs, cela s’étend à tout type de format, y compris les vidéos « must-watch ».

Comment rendre le contenu engageant et visible ?

Au-delà de la lecture obligatoire sur Sociabble, voici quelques règles pour rendre la communication plus engageante :

• Clarté et concision : en matière de communication de crise, il est important de garder les choses simples pour éviter toute incompréhension ou confusion. Les messages doivent aller droit au but et éviter les détails inutiles qui peuvent diluer le message.
• Attractivité visuelle : l’ajout d’éléments visuels peut facilement transmettre l’urgence et la nature d’un message. Des polices audacieuses, de la couleur et des icônes peuvent aider à faire ressortir le contenu « Must-read ».
• Accessibilité mobile : en période de crise, les collaborateurs peuvent être éloignés de leurs postes de travail principaux, et les collaborateurs sur le terrain ne pas disposer d’équipement informatique professionnel. Il faut s’assurer que le contenu reste accessible sur divers appareils, notamment mobiles.

Exemples de contenu incontournable en situation de crise

Bien entendu, le contenu à lire absolument varie en fonction de la nature de la crise. Par exemple, lors d’une urgence sanitaire, les contenus « Must-read » peuvent inclure des recommandations de sécurité sanitaire, des changements dans la politique de télétravail, ou des directives pour maintenir un lieu de travail sûr.

Une brèche de cybersécurité va plutôt se concentrer sur les actions de préservation de l’intégrité des données sensibles que les collaborateurs doivent prendre. Ceci passe notamment par le changement des mots de passe.

Utiliser des contenus multimédias et interactifs

Une alternative à la communication au format texte est de faire appel aux contenus multimédias. L’usage de la vidéo ou des infographies, et des éléments interactifs va favoriser un niveau d’engagement plus élevé :

• La vidéo : le PDG d’une entreprise peut adresser la crise auprès de ses salariés au travers d’une brève vidéo et renforcer l’importance du message tout en y apportant une touche personnelle. De même qu’une publication en texte sur Sociabble, cette vidéo peut être affiché comme un « Must-watch ».
• Sondages et enquêtes : à l’aide de ces fonctionnalités interactives intégrées dans la plateforme Sociabble, l’entreprise s’assure que les collaborateurs ont lu et compris l’information.

La fonctionnalité « Must-read » de Sociabble a été conçue pour obliger les collaborateurs à prendre connaissance d’une information extrêmement importantes. Le but est de garantir une prise en compte immédiate de la part des employés, et favoriser un passage à l’action rapide. Cette fonctionnalité permet d’améliorer considérablement la stratégie et le plan d’action de gestion de crise d’une entreprise.

Utiliser Sociabble en situation de crise : les bonnes pratiques

La communication interne en gestion de crise, dont vous êtes le porte-parole, a pour objectif de fournir des instructions pour maintenir l’ordre et assurer la sécurité de tous les collaborateurs. Avec Sociabble, vous disposez de tous les outils à cet effet. Pour en optimiser l’utilisation, nous vous donnons 6 bonnes pratiques :

1. Préparer un plan de communication de crise

• Préparez votre stratégie et votre plan d’action : une crise ne prévient pas de son arrivée, mais elle peut être anticipée. Il est important de prévoir un plan et de décrire comment utiliser les fonctionnalités de Sociabble. Grâce à cette feuille de route, vous pouvez identifier quels types de contenu seront classés comme « Must-read », et aussi déterminer les critères pour envoyer des newsletters ciblées.
• Formez votre équipe de communication : si elle maîtrise les fonctionnalités de Sociabble, votre équipe sera d’autant plus efficace dans la gestion de la situation. Conduisez des simulations, et n’hésitez pas à la former régulièrement aux nouveautés pour qu’elle soit toujours à jour.

2. Créer du contenu et se concentrer sur son efficacité

• Soyez clair et direct : en situation de crise, les messages ne doivent pas permettre le doute et la confusion. Utilisez un langage simple pour faciliter la compréhension ; évitez le jargon technique que seuls les initiés pourront comprendre.
• Priorisez l’information : l’organisation des informations a son importance. Placez donc les informations de sécurité ou les étapes à suivre en priorité, au début de votre support.
• Faites des mises à jour régulièrement : même si elle est juste ponctuelle et qu’elle se règle vite, une crise nécessite de maintenir les collaborateurs informés de son évolution. En cas de crise qui s’étend dans le temps, les mises à jour régulières permettent de prévenir la propagation de rumeurs et la désinformation.

3. Utiliser judicieusement les éléments multimédias et interactifs

• Incorporez des vidéos et des images : un message vidéo de la direction ou des images pertinentes permettent de transmettre le sentiment d’empathie ou d’urgence, mieux qu’un texte ne saurait le faire.
• Utilisez des fonctionnalités interactives : les quiz intégrés vous permettent d’engager vos collaborateurs efficacement. De plus, Sociabble propose des fonctionnalités obligent les employés à confirmer la lecture des communications critiques. Le suivi de ces confirmations de lecture est une mesure directe de la portée et de l’impact du contenu.

4. Assurer l’accessibilité et la portée des messages

• Pensez « mobile first » : proposez l’Application Mobile Brandée de Sociabble à vos salariés pour garantir un accès à la plateforme où qu’ils soient, rester informés de toute évolution et leur transmettre vos directives.
• Pensez « inclusivité » : Sociabble vous permet de traduire automatiquement le contenu et de sous-titrer les vidéos dans près de 60 langues. Ainsi, la parfaite compréhension des messages est assurée pour tous les collaborateurs dans le monde.

5. Analyser et adapter sa stratégie en continu

• Analysez l’engagement : le tableau de bord de Sociabble fournit des données en temps réel sur la manière dont les collaborateurs interagissent avec les communications. Des indicateurs tels que les taux d’ouverture, les taux de clic et le temps passé sur le contenu donnent la mesure précise des niveaux d’engagement.
• Facilitez le feedback : grâce aux mécanismes de feedback, vos collaborateurs peuvent poser leurs questions ou exprimer leurs préoccupations. Cela vous permet de clarifier les informations et de proposer une communication supplémentaire.

6. Analyse post-crise

• Demandez les avis : grâce aux sondages et aux enquêtes de Sociabble, vous pouvez recueillir le feedback des collaborateurs sur l’efficacité de la communication. Ces insights qualitatifs vous offrent une vue sur la manière dont l’information a répondu à leurs besoins.
• Identifiez les points d’amélioration : en utilisant les données collectées, vous pouvez identifier ce qui a bien fonctionné et ce qui nécessite d’être amélioré. Les messages étaient-ils assez clairs ? Les canaux utilisés étaient-ils adaptés ? La fréquence des mises à jour était-elle suffisante ?
• Adaptez les communications futures : d’après les statistiques et le feedback, vous pourrez ajuster la stratégie et le plan de communication en cas de crise future. Cela peut impliquer de nouveaux formats de contenu, l’utilisation de différents canaux, ou la modification du ton des messages pour mieux répondre aux préférences et aux besoins de chacun.

En suivant ces bonnes pratiques, les entreprises peuvent exploiter pleinement fonctionnalités de Sociabble pour la gestion de crise. L’efficacité de la stratégie réside dans la préparation, la clarté, le suivi régulier, et l’adaptabilité. Ces étapes garantissent que les collaborateurs reçoivent les informations dont ils ont besoin.

Le cas Pierre Fabre : contrer une cyberattaque avec Sociabble

Le groupe Pierre Fabre, leader du secteur pharmaceutique et cosmétique, a subi une cyberattaque en mars 2021. Le groupe utilisait déjà Sociabble pour diffuser les informations et les actualités de l’entreprise à l’ensemble de ses collaborateurs autour du monde. Lorsque la cyberattaque s’est produite, une grande partie de son infrastructure informatique s’est paralysée. Dans ce contexte, Sociabble est devenu essentiel pour sa communication de crise.

La plateforme Sociabble, en tant qu’outil Saas, n’était pas concernée par la cyberattaque. Pierre Fabre a donc utilisé Sociabble pour informer ses collaborateurs. La direction a pu communiquer en temps réel sur l’évolution de la situation et fournir des instructions claires sur la manière de procéder pendant cette crise. Rassurés, les salariés ont pu s’aligner sur les mesures déployées.

La plateforme a permis une communication rapide et efficace à travers l’ensemble de l’organisation, contribuant à minimiser l’impact de la cyberattaque sur les opérations. Elle a également joué un rôle important dans le maintien de la confiance et de l’engagement des collaborateurs pendant cette période difficile.

Ce qu’il faut retenir

En période difficile, une communication interne de gestion de crise est essentielle pour maintenir l’activité de l’entreprise, assurer la sécurité des collaborateurs et leur confiance. Mais la gestion de crise ne se limite pas à une réaction ponctuelle. Elle implique une préparation rigoureuse, une communication transparente et rapide de la part du porte-parole, ainsi qu’une capacité à s’adapter à une situation en évolution constante.

En cela, Sociabble se révèle être un outil indispensable pour les entreprises souhaitant naviguer efficacement à travers les crises. Avec ses fonctionnalités avancées telles que les newsletters ciblées, la lecture obligatoire, et le contenu « Must-read », Sociabble offre aux entreprises la capacité de communiquer de manière précise et pertinente, et d’atteindre rapidement les collaborateurs concernés. Sa facilité d’utilisation et son adaptabilité en font un allié précieux pour diffuser des messages rapidement et engager les salariés, même dans les moments les plus critiques.

Nous accompagnons de nombreux clients leaders de marchés comme Pierre Fabre, Coca-Cola CCEP et Renault Group dans l’optimisation de leur communication interne. Vous souhaitez révolutionner votre stratégie et vous préparer à toutes les éventualités ? Contactez-nous et découvrez comment Sociabble peut vous aider. Nos experts seront ravis de vous faire une démonstration personnalisée gratuitement et de répondre à toutes vos questions.