10 stratégies pour favoriser l’adoption de votre intranet

Saviez-vous que 40 % des intranets n’apportent jamais le retour sur investissement attendu ? Une faible adoption de l’outil en est souvent la cause. Le manque de fonctionnalités avancées pourrait expliquer le fait que les collaborateurs ne l’utilisent pas, mais ce n’est qu’une partie de la réalité.

L’adoption à long terme d’un intranet repose sur la planification, la communication, le soutien de la direction et la mise en place de mécanismes d’engagement. Sans cela, l’outil devient rapidement une ville fantôme coûteuse et sans impact sur la productivité. Dans cet article, nous vous proposons 10 stratégies pour garantir un intranet adopté dès le premier jour.

Pourquoi l’adoption d’un intranet est-elle si cruciale ?

Un intranet moderne est une véritable digital workplace qui améliore l’efficacité de tous les collaborateurs. Il est à la fois :

• un hub de communication interne qui favorise l’engagement et fluidifie les échanges ;

• une bibliothèque de ressources clés de l’entreprise, idéale pour le partage des connaissances et la montée en compétences ;

• un point d’entrée unique qui intègre de nombreuses applications métiers afin de rendre vos employés plus productifs.

Qu’est-ce qui peut freiner l’adoption d’un intranet ?

Si l’intranet est si utile, alors pourquoi vos collaborateurs ne s’en servent-ils pas ? Les freins les plus fréquents sont :

• ses objectifs flous : vos employés ne savent pas vraiment à quoi il sert et ne perçoivent donc pas sa valeur ajoutée ;

• le manque de sensibilisation : le projet a été mené en silo, peu d’informations ont été transmises et le changement n’a pas été correctement accompagné ;

• le manque de formation : vos employés ne maîtrisent pas les fonctionnalités natives et délaissent la plateforme ;

• la complexité de la navigation : votre intranet n’est peut-être pas assez intuitif et son utilisation demande de bien maîtriser sa structure.

Heureusement, il existe des intranets dont la conception est pensée pour faciliter l’adoption. Par exemple, avec Sociabble vous bénéficiez :

• d’un accès mobile natif, idéal pour les collaborateurs sur le terrain ;

• de canaux de communication personnalisés par profil de salarié : métier, région ou site ;

• d’un moteur de recherche IA, avec traitement du langage naturel (NLP), pour trouver rapidement les informations et les documents pertinents ;

• de fonctionnalités interactives pour garantir l’engagement des collaborateurs : likes, commentaires, partages en 1 clic sur les réseaux sociaux, challenges, boîtes à idées virtuelles, votes, enquêtes ;

• de fonctionnalités de valorisation : points, classements, badges, compliments entre collègues, marketplace d’entreprise, récompenses RSE avec Sociabble Trees.

Les avantages d’un intranet tel que celui de Sociabble sont nombreux et favorisent d’autant plus l’adoption de la plateforme.

Nos 10 tactiques pour une adoption durable de votre intranet

Un intranet, aussi performant soit-il, n’aura jamais l’impact escompté sans une stratégie d’adoption solide. Pour vous aider dans cette tâche, voici 10 leviers à activer pour garantir un succès dans la durée.

1. Obtenez le soutien de la direction

Aux yeux des employés, les membres du comité de direction sont de véritables influenceurs internes. Aussi, leur adhésion visible et active montre que l’intranet est stratégique, pas juste un outil IT supplémentaire.

Pour embarquer le top management, montrez les bénéfices attendus (ROI, engagement, efficacité, productivité). Une fois leur soutien obtenu, impliquez les leaders dans la création de contenu, comme une vidéo. Cette participation active donne ainsi l’exemple et motive les employés à faire de même.

2. Définissez des objectifs d’adoption clairs

Il est difficile, voire impossible, de piloter l’adoption sans savoir ce que vous souhaitez atteindre. La clarté des objectifs est votre boussole. Quels résultats cherchez-vous à obtenir ? Un certain taux de connexion quotidien ou d’interactions sur les contenus ?

Déterminez les KPI de votre intranet qui ont du sens pour vous et reliez-les à des objectifs métier concrets qui prouvent la valeur de la plateforme. Ces derniers peuvent être la réduction des envois d’e-mails, l’amélioration du temps d’onboarding ou encore le gain d’efficacité dans la réalisation des tâches répétitives à faible valeur ajoutée.

3. Impliquez les collaborateurs avant le lancement

Un intranet utile se construit avec ses utilisateurs : c’est la seule façon de répondre aux besoins réels du terrain. Vous pouvez, par exemple, lancer des sondages ou organiser des ateliers pour comprendre et relever les besoins des employés.

Lors de focus groups, il se peut que vous déceliez des personnes plus enthousiastes que d’autres. Vous pouvez leur donner un rôle stratégique : celui d’ambassadeur. Ces profils sont essentiels pour convaincre les plus réticents et diffuser les bonnes pratiques.

4. Simplifiez la navigation

La prise en compte de l’expérience utilisateur (UX) est clé dans l’adoption de votre intranet. Cela signifie que la structure de la plateforme doit être claire afin de favoriser une navigation intuitive : l’information doit être facilement trouvée.

Pour éviter l’encombrement et l’infobésité, organisez vos contenus par thématique dans des chaînes dédiées et proposez la recherche intelligente. Cette dernière permet à vos collaborateurs de trouver rapidement les informations pertinentes.

Avec Sociabble, non seulement vous catégorisez vos contenus, mais vous pouvez également gérer vos audiences afin qu’ils n’accèdent qu’aux informations qui les concernent vraiment. Vos employés peuvent personnaliser leur fil d’actualité en sélectionnant les chaînes auxquelles ils souhaitent s’abonner.

5. Intégrez l’intranet aux outils quotidiens

Pour faire de votre intranet un automatisme, il doit être un point de passage naturel dans le quotidien des collaborateurs. Il doit donc s’intégrer dans leurs workflows. En centralisant les ressources essentielles, vos salariés se connectent à l’intranet tous les jours. Ils ne manqueront plus jamais les communications de votre organisation : actus, communications RH, nouveaux challenges, nouvelles campagnes d’advocacy, etc.

Grâce à MyApps, Sociabble propose l’intégration d’un grand nombre d’applications métier, allant des ERP aux CRM, en passant par des outils de collaboration et de création.

6. Mettez en avant les bénéfices, pas les fonctionnalités

Une erreur assez commune est de se focaliser sur les spécificités techniques de l’intranet plutôt que de présenter les bénéfices concrets. La modernité ne fait pas tout : concentrez-vous sur l’expérience utilisateur.

Pour agrémenter votre accompagnement au changement, il est indispensable de faire de la pédagogie.
Par exemple, vous pouvez expliquer en quoi l’intranet facilite la collaboration, la valorisation ou l’accès à l’information. Montrez des cas d’usage concrets comme des workflows plus rapides.

7. Accompagnez avec une formation adaptée

Après la pédagogie vient le moment de parler des fonctionnalités. Aussi, la formation est clé pour mieux appréhender et prendre en main votre nouvel intranet. Elle permet de vaincre les dernières réticences et d’assurer l’adoption de tous, notamment de ceux qui sont le moins à l’aise avec le digital.

Pour former vos équipes, proposez des formats adaptés aux différents profils de collaborateurs :

• des sessions de formation en présentiel ou en virtuel : ce format est adapté aux salariés au bureau ou en télétravail. Songez à thématiser les formations par type de poste ou par service afin qu’elles soient le plus pertinentes possible ;

• des tutoriels courts et interactifs : ces capsules éducatives sont particulièrement utiles pour les collaborateurs sur le terrain dont l’activité ne leur laisse pas nécessairement le temps de suivre des formats longs ;

• un système de parrainage interne : les ambassadeurs dont nous parlions plus tôt ainsi que les administrateurs de la plateforme viennent en complément des formations pour répondre aux questions et donner des astuces supplémentaires.

8. Dynamisez les contenus

L’animation de votre intranet est clé pour en faire un espace vivant sur lequel on a envie de se connecter. Le secret d’une plateforme efficace repose donc sur la régularité et la variété des contenus publiés. Il peut s’agir d’actualités business ou RH, de témoignages, de sondages, etc. L’idéal est de varier aussi les formats en mélangeant du texte, des images et des carrousels, de l’audio et de la vidéo.

Le dynamisme de votre plateforme repose également sur l’usage des fonctionnalités d’engagement comme les likes, les commentaires et les partages de vos employés sur leurs réseaux sociaux. Cependant, si vous souhaitez stimuler davantage l’engagement, vous pouvez aussi gamifier l’expérience en lançant des challenges et en valorisant la participation à l’aide de points, de badges et de classements (leaderboards).

9. Encouragez le feedback et ajustez votre plan stratégique

L’adoption est une démarche continue d’écoute et d’ajustements. Grâce au feedback de vos collaborateurs au travers d’enquêtes, vous analysez les usages et décelez les axes d’amélioration. Il peut tout aussi bien s’agir d’ajuster les contenus et les communications, comme la structuration de l’intranet ou les formations.

Dès lors que vous apportez des ajustements, informez-en vos utilisateurs et valorisez leurs contributions en les remerciant pour leurs retours d’expérience.

10. Maintenez l’adoption grâce à la valorisation

Valoriser les contributions en continu favorise une adoption durable. Nous parlions plus tôt des challenges et des récompenses, mais la gamification n’a pas à être ponctuelle. Elle peut être le fil rouge qui assure une adoption à long terme.

Avec Sociabble, vous pouvez mettre en place des mécanismes d’engagement qui valorisent et récompensent les employés tout au long de l’année pour leur utilisation de l’intranet. Il peut s’agir :

• de points, de badges et de podiums : des fonctionnalités simples et efficaces qui récompensent l’activité sur la plateforme comme les interactions avec le contenu ou encore la publication d’UGC (contenus générés par les collaborateurs) ;

• d’arbres plantés partout dans le monde via Sociabble Trees : vous pouvez décider que certaines actions, comme le partage des contenus sur les réseaux sociaux, ont plus de valeur et méritent d’être rétribuées par des récompenses RSE ou des cadeaux d’entreprises ;

• de compliments : ces badges virtuels agrémentés d’un message personnalisé peuvent être envoyés par les managers ou les collègues pour valoriser la contribution d’un employé.

Les erreurs à éviter

Même les meilleurs projets d’intranet peuvent échouer si certaines erreurs fondamentales ne sont pas anticipées. Voici trois pièges classiques à éviter pour ne pas compromettre l’adoption de votre plateforme.

Penser que l’intranet est juste un projet IT

L’intranet n’est pas un outil purement technique. C’est un projet d’entreprise qui doit être porté par de nombreuses parties prenantes comme les RH, la communication interne, les directions métier, en plus d’être soutenu par les équipes techniques.

Si la gestion de projet reste uniquement entre les mains de l’IT, le risque est d’avoir une solution techniquement performante, mais déconnectée des usages réels des collaborateurs. Pour garantir l’adhésion, il faut une vision fonctionnelle, des objectifs clairs et une animation continue.

Déployer trop de fonctionnalités en une seule fois

Vouloir tout activer dès le premier jour est souvent contre-productif. Cela crée un effet d’écrasement et de confusion : trop d’informations, trop d’outils, trop de nouveautés d’un seul coup peuvent en intimider plus d’un.

Pour éviter cela, une approche progressive est plus efficace :

• commencez par les cas d’usage prioritaires : communication corporate, actualités RH, etc. ;

• activez les autres fonctionnalités comme les quiz, les pages ou les UGC selon les retours de vos utilisateurs ;

• mettez en valeur chaque nouvelle fonctionnalité avec une campagne de communication dédiée.

Laisser les contenus vieillir sans animation

Un intranet statique devient rapidement un cimetière numérique. La fraîcheur de vos contenus est essentielle pour vous assurer que vos collaborateurs se connectent régulièrement à la plateforme. Pour ce faire, vous devez renforcer votre communication interne avec :

• la mise à jour régulière des informations clés (RH, sécurité, procédures, etc.) ;

• des pages dynamiques enrichies de contenus variés et multimédias (vidéos coporate, témoignages, infographies, etc.) ;

• la mise en avant des temps forts au travers de campagnes thématiques, de défis collaboratifs ou de quiz ludiques.

Avec un intranet comme Sociabble, vous disposez d’un calendrier éditorial avancé qui vous permet de planifier vos communications à l’avance tout en vous assurant de limiter l’infobésité. De plus, les nombreuses options de gamification et de valorisation favorisent la participation de vos employés et leur engagement sur le long terme.

Quels sont les indicateurs pour mesurer l’adoption de votre intranet ?

Une adoption durable ne peut se faire qu’avec un suivi précis et rigoureux de vos indicateurs clés. Il vous faut donc déterminer des KPI qui reflètent à la fois l’usage réel et l’impact sur l’expérience collaborateur. C’est ainsi que vous pourrez mesurer la réelle performance de votre intranet dans la durée. Voici quelques indicateurs à suivre en priorité.

Le taux d’utilisateurs actifs

Un bon taux d’activation des comptes de vos salariés est un bon début. Cependant, la récurrence d’usage est peut-être bien plus importante encore, car un intranet bien adopté doit devenir un réflexe quotidien.

Grâce à son tableau de bord avancé, Sociabble vous permet de suivre vos utilisateurs actifs par jour, par semaine ou par mois, mais aussi par population, par zone géographique ou par entité.

Le taux d’engagement

L’ouverture de vos communications et le taux de lecture approfondie sont de bons indicateurs de l’utilité de vos contenus. Cependant, il est possible d’aller plus loin dans l’analyse en examinant les réactions (likes), les commentaires laissés sous vos publications et le nombre de partages sur les réseaux sociaux.

Ces types d’interactions vous informent de l’intérêt porté à vos contenus et vous permettent d’ajuster votre plan si les résultats escomptés ne sont pas au rendez-vous. Il peut s’agir d’un souci de timing ou de format, au même titre que du sujet abordé.

Les requêtes de recherche et les pages vues

Les performances de votre intranet peuvent également se mesurer grâce à la pertinence des réponses apportées par votre moteur de recherche. Si vos collaborateurs trouvent les bonnes ressources grâce à leurs requêtes, c’est le signe d’un intranet bien structuré. L’inverse peut signifier qu’il manque certaines ressources et qu’il faut rapidement y remédier.

Grâce au moteur de recherche boosté par Ask AI, l’intelligence artificielle de Sociabble, vos employés trouvent facilement les informations dont ils ont besoin. L’agent comprend l’intention de recherche et propose des résultats allant au-delà de la simple réponse au mot clé. Depuis votre tableau de bord dédié, vous pouvez identifier les requêtes les plus fréquentes, les termes sans résultat et les documents les plus consultés.

Les tâches réalisées

L’intranet est un levier d’efficacité opérationnelle. Il doit donc simplifier les processus, faire gagner du temps aux équipes et assurer qu’ils ont bien toutes les informations nécessaires pour accomplir leurs missions. Cela peut se traduire par différents indicateurs comme :

• le nombre de formulaires RH soumis (congés, onboarding, etc.) ;

• le taux de complétion des contenus à lire obligatoirement (“Must Read” et « Must Watch ») ;

• le taux de participation aux enquêtes, aux sondages ou aux quiz.

Conclusion

Un intranet est un véritable levier stratégique pour les organisations. Il renforce la communication, l’efficacité opérationnelle, la collaboration et l’engagement des collaborateurs. Encore faut-il qu’il soit adopté, utilisé et apprécié afin de remplir son rôle comme il se doit.

L’adoption de cette plateforme ne s’arrête pas à son lancement. Il s’agit d’un processus continu qui nécessite de l’écoute, une animation régulière, et surtout, une expérience utilisateur fluide et engageante.

Dans cet article, nous avons vu 10 stratégies qui feront de votre intranet un réflexe quotidien. Avec une solution moderne, intuitive et pensée pour l’engagement comme Sociabble, vous vous assurez une adoption durable.

Nous aidons déjà de nombreuses entreprises leaders comme AXA, Coca-Cola Europacific Partners et le Groupe L’Occitane à booster l’engagement de leurs collaborateurs grâce à un intranet sur lequel on aime revenir. Pourquoi pas vous ?

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