Le guide ultime de la communication d’onboarding des collaborateurs

L’onboarding est un élément crucial réussir l’ intégration des nouveaux salariés dans l’entreprise. Lorsqu’il est stratégiquement planifié, il assure l’engagement, accompagne la montée en compétences des nouvelles recrues et favorise aussi leur fidélité. Dans cet objectif, la communication est un levier à ne pas sous-estimer, puisqu’elle clarifie les attentes dès le départ et même avant l’arrivée.

Dans cet article, nous verrons l’importance de la communication lors de l’onboarding et les bonnes pratiques selon les profils de collaborateurs, et nous vous partagerons nos conseils pour établir un parcours d’intégration efficace.

Qu’est-ce que la communication d’onboarding ?

La communication d’onboarding inclut tous les échanges qui visent à accueillir, à guider et à engager les nouveaux collaborateurs, et ce, jusqu’à la validation de leur période d’essai. Le processus même d’onboarding peut – et devrait – commencer bien avant l’arrivée du collaborateur en poste. De fait, la communication lors de cette phase d’accueil peut démarrer dès la fin du processus de recrutement afin de créer un parcours collaborateur cohérent dès les premiers instants.

Aussi, la communication joue sur la compréhension des attentes et le développement du sentiment d’appartenance. Elle se pose comme le fondement de la collaboration et se doit d’être transparente pour éviter tout malentendu sur les responsabilités ou sur les valeurs de l’entreprise.

Enfin, la communication d’onboarding repose sur la coordination entre plusieurs acteurs, ce qui garantit son efficacité :

• Les équipes RH qui conçoivent l’expérience d’onboarding : définition des étapes, rédaction des messages clés, envoi des documents administratifs et mise à disposition des ressources essentielles. On l’appelle également « onboarding RH ».

• Les managers qui incarnent le lien humain et opérationnel : personnalisation des messages, organisation des rencontres intra- et inter-équipes, établissement des objectifs, suivi quotidien et périodique.

• Les équipes IT qui assurent la fluidité technique : mise en place des outils (hardware et software) indispensables dès le premier jour, consignes de sécurité, assistance à distance.

Pourquoi la communication d’onboarding est-elle essentielle ?

La communication d’onboarding influence directement la montée en compétences et la fidélisation des talents. Son efficacité doit être à toute épreuve afin de répondre à 3 objectifs :

• optimiser la productivité en rendant les nouveaux arrivants autonomes et opérationnels plus rapidement grâce aux bonnes informations au bon moment ;

• améliorer l’expérience collaborateur en personnalisant les messages d’accueil, ce qui contribue à une impression positive et développe la confiance ;

• réduire le turnover en luttant activement contre le désengagement anticipé des nouveaux collaborateurs, délétère à la marque employeur.

Exemples de communication d’onboarding réussi

Un onboarding ne peut être réussi qui si des jalons sont bien définis pour accompagner la prise de poste et la montée en compétences. Cette réussite repose sur une stratégie de communication structurée et des actions concrètes qui s’inscrivent dans le temps.

Avant l’arrivée (pré-onboarding)

Le pré-onboarding (aussi appelé pré-boarding) initie la relation entre le futur collaborateur, son équipe et l’entreprise de façon plus générale. Les messages associés à cette étape permettent de rassurer le nouveau collaborateur en lui donnant de la visibilité sur ce qui l’attend. Cela peut inclure :

• un e-mail de bienvenue contenant le planning et les contacts utiles ;

• un livret d’accueil et les ressources utiles ;

• un appel avec les RH pour répondre aux éventuelles questions complémentaires ;

• un « Welcome pack » personnalisé en fonction du poste envoyé au domicile ;

• un questionnaire « Ice Breaker » pour annoncer l’arrivée et présenter le nouveau collaborateur à l’équipe.

L’onboarding

• La prise de poste – Jour J : le collaborateur découvre votre entreprise, rencontre officiellement les équipes et emmagasine de nombreuses informations. Il est recommandé d’organiser une rencontre avec manager pour présenter l’organisation des semaines à venir ;

• Semaine 1 : les divers contenus d’onboarding, l’apprentissage de l’offre et les formations doivent se faire sur un rythme équilibré pour éviter tout sentiment de submersion. Des points en début et en fin de journée avec le manager permettent de relever le ressenti du nouveau collaborateur et de répondre à ses questions.

• Mois 1 à 3 : la clé d’un engagement durable réside dans la régularité du suivi. Nous vous recommandons de faire des bilans à J+30, J+60 et J+90 avec le manager ou les RH. Le feedback ascendant et descendant lors de ces points d’étape permettent d’ajuster les actions qui accompagnent la progression du collaborateur.

Appuyez sur des modules de formation, des contenus de microlearning et des quiz interactifs pendant cette période critique. Ainsi, vous rendez l’onboarding pédagogique et engageant. Cela contribue à la compréhension des processus internes, des outils et de la culture de votre entreprise.

Comment gérer l’onboarding des collaborateurs à distance et sur le terrain

Selon les d’entreprises, une part importante des salariés travaille soit à distance, soit sur le terrain. Dans le second cas, ces salariés sont souvent sans adresse e-mail professionnelle ni poste de travail informatique fixe. Cela exige un processus d’onboarding spécifique afin de s’adapter à leurs conditions de travail.

Les collaborateurs à distance : bâtir la proximité

L’isolement du collaborateur est la principale problématique face à la distance : il peut avoir du mal à créer du lien et à développer un sentiment d’appartenance. Heureusement, des actions peuvent être mises en places dès l’onboarding pour éviter cela :

• des cafés virtuels en équipe : ces appels visio informels entre collègues permettent de rompre la glace et d’intégrer le nouveau collaborateur à la dynamique de groupe. Leur régularité est clé pour développer l’esprit d’équipe et le sentiment d’appartenance malgré la distance.

• des groupes de discussion thématique ou par service : ces chatrooms contribuent à humaniser la collaboration virtuelle. Les messageries instantanées permettent aux salariés de rester efficaces en contactant plus facilement les collègues.

Les collaborateurs sur le terrain : un onboarding mobile

Les collaborateurs sur le terrain ont des contraintes spécifiques. Ils sont au cœur de l’action et doivent être rapidement opérationnels. Or, ces salariés ont rarement une adresse e-mail professionnelle et un accès facile à des postes de travail informatiques. Leur intégration doit donc être brève mais efficace, et surtout s’appuyer sur les technologies que ces salariés ont à leur disposition : leur smartphone.

Avec une solution comme Sociabble, vous pouvez déployer :

• une communication mobile-first : les collaborateurs sur le terrain accèdent à l’intégralité des contenus pour leur onboarding et aux communications via l’application mobile ;

• des contenus courts et visuels : des vidéos explicatives, des infographies et des tutoriels illustrés favorisent l’assimilation des processus et autres consignes de sécurité ;

• des quiz gamifiés : l’apprentissage peut être récompensé via des badges ou des points, ce qui favorise l’engagement dès les premiers jours.

Sociabble permet notamment de centraliser tous les contenus et d’automatiser les séquences d’onboarding pour garantir une expérience cohérente et engageante.

Comment créer votre plan de communication d’onboarding ?

Votre stratégie doit être cohérente et prendre en compte chaque type de profil si vous souhaitez réussir la communication d’onboarding. Votre plan doit leur garantir de recevoir les bonnes informations, au bon moment et via le bon canal. En voici les étapes clés :

1. Définir des objectifs clairs

Ce que vous cherchez à atteindre avec vos messages : accélérer la montée en compétences et l’autonomie ? Garantir l’adéquation aux valeurs de l’entreprise et le sentiment d’appartenance ?

2. Identifier les parties prenantes

Les ressources humaines, les managers, les équipes IT et celles de la communication interne jouent tous un rôle dans l’animation de l’expérience.

3. Cartographier le parcours complet

Quelles sont les messages à transmettre et les actions à mener lors du pré-onboarding de la première semaine, du premier mois, etc. ? Fractionnez vos contenus en vous appuyant sur le parcours d’intégration de vos salariés. Vous offrez ainsi une expérience fluide et cohérente.

4. Choisir les bons canaux

Les canaux et les contenus adaptés à chaque profil permettent de rationaliser les communications. Un outil comme Sociabble vous permet de concevoir vos messages, de les cibler et, surtout, de proposer une expérience web et mobile qui répond aux besoins de tous les profils de salariés.

5. Préparer des modèles de communication

Appuyez-vous sur des modèles prédéfinis et des assistants IA pour créer facilement des contenus homogènes et personnalisés à la fois. Vous pouvez stocker vos communications génériques (vidéo de présentation et ressources utiles, entre autres) dans un Media Drive et les partager facilement avec le nouveau salarié.

6. Personnaliser l’onboarding

Ajustez vos communications en prenant en compte le poste, la localisation et la modalité de travail de chaque collaborateur : horaires d’envoi, langue, thèmes, format du contenu, etc.

Sociabble vous aide à adapter l’expérience d’onboarding à chaque profil grâce à la segmentation des audiences et vous permet de programmer des séquences d’onboarding selon un planning que vous définissez. Vous simplifiez ainsi le processus tout en partageant à vos nouveaux arrivants les bons contenus au bon moment.

7. Prévoir des sessions de feedback

Demandez régulièrement le ressenti de vos salariés au travers de questionnaires : à la fin de la première semaine, à J+30, à J+60, à J+90 et à la fin de période d’essai. Ces enquêtes vous apportent les informations nécessaires à l’amélioration du processus.

Comment mesurer l’efficacité de votre communication d’onboarding ?

Le feedback vous donne des informations subjectives sur la qualité de votre onboarding. Vos KPI, quant-à-eux, vous donnent des données quantitatives objectives sur son efficacité. La combinaison des deux vous donne toutes les clés pour améliorer votre processus en continu.

1. Scores de satisfaction (feedback collaborateur)

Nous parlions juste ci-dessus de mesurer l’expérience vécue par les nouveaux collaborateurs grâce à des enquêtes à chaud (J+7) et à froid (J+30, J+90). Ici, vous pouvez vous concentrer sur des critères tels que la clarté des informations, la qualité de l’accueil, la pertinence des contenus ou encore la facilité d’accès aux outils de travail.

Des solutions comme Sociabble vous permettent de concevoir ces enquêtes en choisissant le type de question : à choix simple, à choix multiple et à champ libre. Vous récoltez ainsi les données dont vous avez besoin pour améliorer votre stratégie.

2. Temps moyen avant contribution réelle

Un bon indicateur de l’efficacité de votre processus d’onboarding est le temps qu’il faut pour que le nouveau collaborateur soit opérationnel dans son poste. Nous ne parlons pas de son autonomie complète, mais du moment où il commence à créer de la valeur pour votre entreprise. Il s’agit d’une observation du manager et des collègues du collaborateur : à quel moment a-t-il démarré ses missions ? Quand ses premières contributions ont-elles été reçues ? Ont-elles la qualité escomptée ?

Cet indicateur « time-to-productivity » reflète directement l’efficacité du parcours et la pertinence du contenu d’onboarding. Y en a-t-il trop ? Est-il suffisamment spécifique et pertinent au profil du collaborateur ? Ces considérations permettent de savoir si l’onboarding accompagne bien le collaborateur dans sa montée en compétence.

3. Taux de rétention

Vous pouvez considérer que l’onboarding a été un succès une fois la période d’essai et le premier anniversaire de la collaboration passés. En deçà de ces limites, considérez plutôt qu’il y avait un défaut d’adéquation entre le collaborateur et votre entreprise, quel que soit le motif de la rupture.

Bien sûr, un nombre trop élevé de départs avant 12 mois doit amener à s’interroger non seulement sur votre processus d’onboarding, mais aussi sur d’autres facteurs. À vous d’obtenir de plus amples informations pendant les entretiens de départ lorsque cela est possible. Car oui, l’offboarding est un processus tout aussi important. Mais c’est un sujet que nous aborderons dans un autre article.

Etude de cas : Enedis embarque ses alternants

Chaque année, Enedis accueille plus de 1 200 alternants répartis sur l’ensemble du territoire. Grâce à une stratégie de communication ciblée, elle a transformé l’onboarding de cette population. Avec Sociabble, l’entreprise a lancé la plateforme Social Grid Alternant pour les connecter et renforcer le sentiment d’appartenance.

La plateforme propose des contenus pratiques, un canal de partage d’expérience, des animations engageantes et des ateliers de développement personnel. Les résultats ont été immédiats : en quelques mois, 1 357 alternants étaient inscrits sur la plateforme, un taux de 80 % d’adhésion dès la rentrée 2024, et plus de 10 000 interactions en octobre.

La plateforme a permis de créer des liens entre alternants, de renforcer leur visibilité sur les réseaux sociaux et de faire émerger de véritables ambassadeurs. Avec 81,8 % des alternants exprimant le souhait de rester dans l’entreprise, Enedis a obtenu le label HappyIndex®Trainees 2025.

Ce projet prouve qu’une approche digitale et humaine, comme celle rendue possible par Sociabble, peut faire de l’onboarding un levier d’inclusion, d’engagement et d’attractivité durable.

Ce qu’il faut retenir de la communication d’onboarding

L’onboarding est une véritable stratégie de l’entreprise qui agit comme une passerelle entre la promesse de l’employeur, la promesse du collaborateur et la réalité vécue. La mise en œuvre d’une communication stratégique transforme l’onboarding en véritable facteur de performance RH et managériale : intégration et prise de poste rapide, meilleure expérience collaborateur, fidélisation des talents.

Tout au long de ce guide, nous avons établi les actions de communications à mettre en place ainsi que les éléments clés de votre plan. Voici un résumé :

Nous accompagnons de nombreux leaders mondiaux comme Seris Security et Cegid dans l’optimisation constante de leurs stratégies de communication. Nous pouvons faire de même pour vous. Prêt à franchir le pas et à faire de votre communication un levier de rétention des talents ? Nos experts seront ravis de vous présenter la plateforme lors d’une démo gratuite et de répondre à toutes vos questions. À très vite !