Stratégie de communication interne efficace : les 10 étapes incontournables

La stratégie de communication interne est la colonne vertébrale qui maintient l’entreprise en bonne posture. Elle assure la circulation de l’information auprès des collaborateurs par un plan d’action bien ficelé, garantissant le bon fonctionnement de l’organisation. Dans cet article, vous trouverez les 10 étapes clés faciles pour vous lancer.

La structure de votre communication interne est essentiellement le centre névralgique de votre entreprise. Il est vital d’y consacrer du temps et d’y mettre de l’énergie afin de la rendre la plus solide et la plus efficace possible. Sans elle, tout s’écroule.

La productivité et l’engagement des collaborateurs, et la rentabilité d’une entreprise dépendent d’un flux d’informations organisé et bien planifié. Ceci afin que les différents départements fonctionnent en harmonie. Dans cet article, nous vous proposons un plan en 10 étapes pour créer une stratégie de communication interne efficace.

Qu’est-ce qu’une stratégie de communication interne ?

La communication interne a longtemps été considérée comme un flux d’informations à sens unique, allant du management vers le collaborateur. On parle alors de communication descendante.

Mais les temps ont changé : la communication descendante ne convient plus. L’avènement de la Digital Workplace, des réseaux sociaux, ainsi que l’évolution des habitudes et des besoins, ont tous contribué à l’émergence d’un nouveau type de communication, y compris dans le domaine des ressources humaines avec le concept de digital RH. Elle va dans de multiples directions et circule par de nombreux canaux.

Qu’est-ce qu’une stratégie de communication interne ? Le rôle d’une stratégie de communication interne est d’établir les objectifs en s’appuyant sur la communication avec les collaborateurs. Elle en définit également les phases nécessaires pour y parvenir.

La stratégie détermine comment ces échanges d’informations auront lieu et qui sera impliqué. Elle joue aussi un rôle dans la manière dont la communication sera contrôlée et adaptée pour répondre aux besoins évolutifs de votre entreprise.

Quelle est l’importance d’une stratégie de communication interne ?

Sans une communication efficace, une entreprise ne peut pas fonctionner. Une stratégie de communication interne bien pensée doit atteindre toutes les équipes, tous les services et tous les collaborateurs. Elle est d’autant plus importante dans une organisation qu’elle sert 3 fonctions essentielles :

Informer

C’est simple : vous tenez à transmettre les informations importantes à vos collaborateurs, qu’ils soient au courant des nouvelles organisationnelles ou opérationnelles de l’entreprise.

La communication organisationnelle sert à informer les collaborateurs des nouvelles de l’entreprise, des projets à grande échelle, des nouvelles de dernière minute, des grands événements, des nouvelles réglementations ou des résultats commerciaux.

La communication opérationnelle va surtout se concentrer sur des sujets plus spécifiques : nouvelles locales, meilleures pratiques, réglementations sur les produits, etc.

Dans les deux cas, il est primordial de n’oublier personne, les collaborateurs sur le terrain en particulier. Or, la majorité d’entre eux n’ont pas d’adresse email professionnelle ni d’accès à un poste de travail d’entreprise. Heureusement, ils ont presque tous leurs téléphones mobiles sur eux. Tirez-en parti en faisant de ces appareils un canal de communication privilégié.

Engager

Être informé ne fait pas tout. Les collaborateurs veulent être entendus : exprimer leur opinion, donner leur avis, partager leur point de vue. Plus que ça : ils en ont besoin, et l’entreprise aussi. Si une communication est à double sens, elle engage plus les collaborateurs, et renforce l’esprit d’équipe et la motivation. La communication devient plus efficace.

Afin de renforcer toujours plus l’engagement, une organisation peut célébrer les succès et récompenser les collaborateurs : atteinte de l’objectif, réalisation du mois, etc. Cette culture de la reconnaissance s’intègre parfaitement dans une stratégie de communication interne réussie et favorise un environnement de travail positif.

Améliorer

Des équipes bien informées et engagées bénéficient à une organisation : l’efficacité et à la productivité sont meilleures. Une étude de Gallup montre que les organisations dont les collaborateurs sont engagés ont des résultats supérieurs de 147 % aux entreprises qui n’en ont pas.

Une étude de Kenexa a aussi révélé que les entreprises engagées ont un rendement cinq fois plus élevé pour les actionnaires sur une période de 5 ans. Le turn-over des collaborateurs est également influencé puisqu’inférieur de 65 %.

La conclusion est sans appel : les performances s’améliorent parallèlement aux améliorations de la structure de communication.

Comment créer un plan de communication interne ?

Avant d’aborder les 10 étapes clés d’une stratégie de communication interne efficace, il est important de rappeler qu’elle nécessite d’avoir une vision d’ensemble. Concrètement, cela consiste à :

• écouter et observer ce qu’il se passe au sein de l’entreprise
• établir un lien avec les objectifs commerciaux de l’organisation, à court et à long terme
• servir l’image de marque de l’employeur : recrutement, objectifs et ambitions en matière de RSE, mission de l’entreprise, et tout ce qui a trait aux ressources humaines.

Accomplir tout cela n’est pas une tâche facile car l’approche peut changer d’une entreprise à l’autre en fonction de sa culture.

En fin de compte, une stratégie de communication n’est pas un projet isolé. De nombreuses parties prenantes et autres facteurs importants doivent être pris en compte afin que les messages soient pertinents et à l’image de l’entreprise.

Vous voulez en savoir plus ? Découvrez le Top 5 des tendances de la communication de l’année !

Les 10 étapes simples pour améliorer un plan de communication interne d’entreprise

Maintenant que nous avons vu de façon abstraite les objectifs d’une stratégie de communication interne, passons à la pratique. Voici les 10 actions clés pour élaborer une stratégie de communication interne efficace. Suivies scrupuleusement, elles vous aideront à structurer efficacement votre communication interne.

1. Évaluez votre situation actuelle

Avant de mener la moindre action, déterminez la situation de votre entreprise. La première étape est d’évaluer votre stratégie de communication interne actuelle à l’aide de vos données. Vous pourrez identifier vos forces et vos faiblesses, ainsi que vos opportunités.

Envisagez également de réaliser une enquête interne afin de recueillir de l’information précieuse sur la situation actuelle, d’identifier les besoins et de collecter des idées. Vous allez, sans doute, identifier des divergences entre votre vision d’analyse et les feedbacks reçus. Ceci vous permet d’identifier les points sensibles à traiter dans la suite des opérations.

Pour vous aider à récolter ces feedbacks, équipez-vous d’une plateforme de communication avec les collaborateurs. Avec Sociabble, il suffit de quelques clics pour créer et envoyer des enquêtes personnalisées à tous les intéressés. Pour optimiser le taux de réponse, vous avez aussi la possibilité de les rendre anonymes.

2. Définissez vos objectifs de communication interne

Quels résultats souhaitez-vous atteindre ? De bons objectifs sont des objectifs réalistes et concrets qui répondent à une problématique spécifique. Rappelez-vous de la méthode SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporels). Voici quelques exemples :

• augmenter l’engagement de vos collaborateurs de 25%
• déployer une nouvelle culture d’entreprise dans les 6 prochains mois
• briser les silos et favoriser la collaboration entre les services, en premier lieu entre le Marketing, le Produit et les Ventes
• impliquer vos équipes sur le terrain, itinérants et télétravailleurs, en les faisant partager leur quotidien au moins une fois par mois

3. Identifiez et segmentez votre public

Segmenter les publics auxquels vous souhaitez vous adresser est essentiel dans votre stratégie de communication interne. Cette étape sera le socle pour transmettre le bon message aux bonnes personnes et au bon moment. Si la fonction ou le rôle spécifique de chaque collaborateur sont pertinents, d’autres variables peuvent être prises en compte :

• l’environnement de travail : travail à distance, dans un bureau ou sur le terrain
• les habitudes de consommation : quelle information, quand, où, sur quel appareil
• les outils informatiques disponibles : smartphones, ordinateurs portables ou de bureau
• la préférence de canal d’échange : réunions en face-à-face ou visio, etc.

Avec toutes ces informations, vous pouvez même élaborer des persona afin de segmenter plus finement vos différentes audiences.

4. Déterminez les grandes lignes de vos messages

Maintenant que vous avez défini vos publics, vous pouvez commencer à élaborer vos communications. Plus que d’adresser les bons messages aux bonnes personnes, il s’agit surtout d’attirer leur attention et de vous assurer que le contenu soit compris.

Vous devez transmettre le même message à différentes personnes et d’une manière différente. Par exemple, votre communication concerne les objectifs de l’entreprise : le message destiné à la communauté des nouveaux arrivants dans l’organisation sera différent de celui destiné aux dirigeants ou aux parties prenantes clés.

Le meilleur processus pour écrire avant la diffusion d’une communication ? Commencez par les grandes lignes de votre message et développez ensuite les détails en fonction de l’audience.

N’oubliez pas que plus vous envoyez de messages, moins votre public s’en souviendra. Évitez donc la surcharge d’informations (aussi connue sous les termes de « pression marketing » ou « infobésité »). Hiérarchisez vos messages par importance et/ou urgence et, pourquoi pas, créez un planning éditorial. Vous pourrez ainsi vous tenir à un rythme de publication soutenable et rester agile dans votre gestion de la communication interne.

5. Construisez une stratégie de communication interne

Construire une stratégie de communication interne signifie être efficace dans l’association des messages, des publics et des canaux. Vous devez trouver le meilleur moyen d’attirer l’attention, de transmettre les messages de la manière la plus adaptée et la plus pertinente pour vos collaborateurs. Vous devez imaginer différents formats, diversifier vos contenus et adapter votre ton et votre style. Tout cela en respectant les priorités que vous avez fixées.

Lors de la mise en place de votre stratégie de communication interne, encourager la communication ascendante présente plusieurs avantages :

• augmentation de l’implication de vos collaborateurs
• recueil des réactions pour mieux adapter vos messages et améliorer votre processus
• vérification de la compréhension et la rétention des informations

À cette étape, il est important d’impliquer vos collègues. L’échange et la collaboration sont des facteurs clés dans la réussite de votre stratégie. Prenez le temps d’expliquer votre stratégie de communication interne aux personnes de votre entreprise. Partagez vos idées avec les principales parties prenantes et écoutez les leurs. Cela peut vous aider à mettre en place un processus particulièrement adapté pour la communication interne de votre entreprise.

Pensez également à organiser la gouvernance de la communication interne. Déterminez qui fait quoi et comment, en vous appuyant sur les compétences et les responsabilités de chacun. Vous pouvez, par exemple, déterminer ce qui doit être fait au niveau mondial et ce qui doit être pris en charge au niveau local.

6. Sélectionnez les canaux de communication les plus pertinents

Vient ensuite le partage de l’information. Nous le disions précédemment, le canal de communication choisi a autant d’importance que le message et son ciblage. Traditionnels ou digitaux, les différents canaux sont nombreux :

• Canaux digitaux : emails, réseaux sociaux internes, intranet d’entreprise, outils collaboratifs comme Teams, vidéos, signalisation numérique, ordinateurs de bureau, mobiles, etc.
• Canaux traditionnels : réunions d’équipe et du personnel, assemblées générales, entretiens en face-à-face, réunions de team building, etc.

Vous devez choisir le canal en fonction des particularités du public ciblé. C’est un des socles de votre stratégie de communication interne. Prenez par exemple les collaborateurs sur le terrain – avec équipe de jour et équipe de nuit – ou les vendeurs répartis sur différents sites. Il sera certainement plus efficace de transmettre des informations sur leurs appareils mobiles plutôt que d’attendre la réunion mensuelle du personnel. Ceci n’empêche pas, dans la stratégie de l’entreprise, de revenir sur les communications pendant ces réunions pour avoir du feedback.

Avec sa Branded Mobile App, Sociabble offre à votre entreprise un moyen simple et mobile de garder le contact avec vos collaborateurs sur le terrain au moment le plus opportun. L’application mobile brandée est l’outil idéal pour le partage d’information mais aussi pour développer l’engagement.

7. Choisissez l’outil de communication interne adéquat

Vous vous dites certainement qu’il est compliqué d’orchestrer efficacement votre stratégie de communication interne. Audiences, messages, canaux de communication… Comment gérer tout cela en restant serein ?

Le choix de l’outil de communication interne est un élément clé. Il vous faut un outil qui peut gérer différents canaux de communication, différents publics et différents supports et formats de contenus. En plus, il faut qu’il soit adapté aux ordinateurs de bureau et aux smartphones.

Heureusement, Sociabble est là pour répondre à tous ces besoins. La plateforme vous permet de créer des groupes et des audiences, de leur envoyer des messages et des contenus personnalisés.

Autres avantages : vous pouvez automatiser et planifier de nombreuses tâches comme l’envoi de newsletters et de notifications. Vous pouvez également les déléguer à d’autres personnes, comme les chefs de départements.

Sociabble offre de nombreux bénéfices et permet la circulation à double sens des informations. Ses nombreuses fonctionnalités de communication ascendante comprennent :

• les enquêtes intégrées personnalisables
• les quiz ludiques ciblés
• les dispositifs de reconnaissance des collaborateurs
• les likes et commentaires au contenu
• la messagerie instantanée d’entreprise, sécurisée
• et tellement plus !

Sociabble est une solution tout-en-un qui vous donne tous les outils pour gérer efficacement votre plan de communication interne. Grâce à ses analyses statistiques, vous pouvez également mesurer l’impact de vos campagnes.

8. Elaborez le calendrier et le budget

Dans le respect de la méthode SMART, votre objectif de communication doit être limité dans le temps. Lorsque vous décidez de votre objectif, une bonne organisation est essentielle : vous devez déterminer une échéance réaliste et établir un planning adéquat. Comme nous le disions plus tôt, vous devez établir un calendrier éditorial afin de déterminer à l’avance la planification des événements et moments clés. Vous pourrez alors communiquer dessus au moment idéal.

Bien entendu, votre stratégie de communication interne peut être fortement influencée par le budget que vous lui allouez. Le meilleur moyen pour vous assurer d’avoir les moyens de vos actions est d’impliquer les décideurs dès le début et d’obtenir l’adhésion de la direction.

Si les dirigeants n’avaient pas compris l’importance de la communication interne par le passé, les choses ont beaucoup changé. La pandémie, le télétravail et la digital workplace n’y sont pas pour rien. La communication interne est devenue un pilier pour assurer l’engagement des collaborateurs, leur rétention et leur productivité.

9. Analysez et adaptez les meilleures pratiques en matière de communication interne

Une stratégie de communication interne n’est jamais inscrite dans le marbre : vous devez la revoir régulièrement. Vous devez tester votre processus de communication interne et montrer son efficacité et sa faisabilité. Ceci afin d’embarquer les parties prenantes et obtenir les approbations nécessaires.

Tout au long de cette étape, veillez à rester en phase avec votre public. Il est assez courant, dans la vie d’une entreprise, de voir émerger des changements, des nouveaux projets et des nouveaux événements. Restez à l’écoute : ce qu’il se passe dans chaque équipe vous permet de collecter des informations utiles pour adapter votre plan de communication. Vous serez ainsi en mesure de satisfaire les nouveaux besoins.

Pour engager vos collaborateurs, ouvrez la discussion et recueillez des commentaires. Ces discussions sont essentielles car elles encouragent la participation en fournissant des canaux de communication ascendants.

Enfin, avec une stratégie de communication interne solide, vous donnez à vos collaborateurs les moyens de devenir les ambassadeurs de la marque. En déployant un programme d’employee advocacy, vous offrez à votre entreprise un moyen efficace d’amplifier sa visibilité sur les réseaux sociaux. Cette manière de partager les informations permet de toucher une nouvelle audience.

10. Mesurez, analysez et améliorez

Pour évaluer l’efficacité de votre plan de communication interne, vous devez avoir accès à des données quantitatives et qualitatives en temps réel.

Sociabble fournit des outils d’analyse sophistiqués qui permettent le suivi de toutes les actions de communication en temps réel. Par exemple, il est possible d’analyser le taux d’ouverture d’une newsletter, de voir le type de public qui l’a lu, sa localisation, le jour et l’heure d’ouverture, etc.

Ces données vous permettent d’adapter la stratégie de communication interne aux besoins de l’audience. Grâce aux KPI du contenu, il est possible d’ajuster tous les paramètres d’un plan de communication interne. Ces KPI peuvent être :

• les impressions
• les lectures approfondies
• les « likes », commentaires et partages
• la répartition par types d’appareils

Vous pouvez ainsi observer, par exemple, qu’au cours des 30 derniers jours, une équipe d’un site de production a lu la plupart des contenus qui lui ont été transmis pendant la pause déjeuner. Il est alors logique de planifier la diffusion de tout le contenu informatif à ce moment-là. En revanche, si vos outils d’analyse montrent que cette équipe n’a pas apprécié un certain type de contenu, vous pourrez adapter le format ou le message.

Quelles sont les techniques et les bonnes pratiques en matière de communication interne ?

Nous avons donc abordé les dix étapes, socle de votre stratégie de communication interne. Il s’agit maintenant de savoir ce qu’il faut faire et ne pas faire pour une bonne exécution. Voici quelques bonnes pratiques et erreurs à éviter lors de la mise en œuvre d’un plan de communication interne.

À faire :

Fournir un contenu de qualité grâce à des outils de qualité

Les collaborateurs sont vos premiers clients : vous devez susciter leur intérêt et retenir leur attention. Comme tout le monde, ils sont des consommateurs exposés à des milliers de contenus d’autres entreprises qui cherchent à leur vendre des biens et des services.

Vous devrez donc redoubler d’efforts pour vous démarquer afin que vos collaborateurs se concentrent sur vos messages. Vous avez besoin d’un outil simple et efficace qui diffuse votre contenu au meilleur moment, auprès de la bonne cible et sur les bons canaux.

Atteindre tout le monde

Personne ne peut être laissé de côté ou avoir le sentiment d’être exclu. Une stratégie de communication efficace doit éliminer les obstacles et permettre à chaque collaborateur d’obtenir des informations par son support de communication préférentiel.

Il peut s’agir d’un ordinateur de bureau ou d’un appareil mobile personnel. Il peut s’agir aussi d’une vidéo ou d’une newsletter. Votre outil de communication interne doit être inclusif dans tous les sens du terme et permettre différentes stratégies.

Demander du feedback et des avis

La meilleure façon d’impliquer les équipes est de leur demander leur avis. L’enquête est un moyen efficace de recueillir des réactions et d’idées nouvelles. Elle l’est tout autant pour vérifier que vos messages ont été compris et retenus. Rien de tel pour un engagement maximal !

S’adapter

Les crises et les changements, ça arrive. Le plus souvent, ils sont imprévisibles et, évidemment, ce que vous aviez initialement prévu n’est peut-être plus aussi pertinent. Vous devez être prêt à adapter votre stratégie de communication aux événements internes et externes. Lorsque ces événements se produisent, vous devez établir un lien avec les équipes pour soutenir le changement. Faites-les participer grâce à une stratégie de communication adaptée.

À ne pas faire :

Le dire une fois n’est pas suffisant

Ne croyez pas que faire passer un message avec un seul élément de contenu ou une seule campagne suffit. La communication est une chose complexe. Selon les conditions et l’environnement de travail dans lesquels ils sont reçus, les messages peuvent être interprétés et compris différemment.

Ici, la répétition et la cohérence sont clés. En répétant plusieurs fois un même message, on maximise les chances qu’il soit intégré et retenu.

Un seul canal ne suffit pas

Nous sommes tous habitués à la multiplicité des canaux de communication au quotidien, qu’ils soient personnels ou professionnels. Diffuser un message par un canal unique réduit considérablement sa portée et sa visibilité auprès des publics ciblés. Il est important de développer une stratégie de communication multicanale, afin d’être sûr d’atteindre tous les collaborateurs.

N’oubliez pas d’ajouter un peu de fun

La communication interne n’a pas besoin d’être toujours sérieuse. Nous aimons tous être amusés par du contenu excitant. Nous dirions même plus : nous aimons tous jouer. Alors pensez à inclure des défis ou des éléments de jeu, conformément à la culture de l’entreprise.

N’oubliez pas les événements, les insights, les célébrations de réussite et les moments de légèreté dans votre plan de communication interne. Il n’en sera que plus efficace et plus engageant.

Ne soyez pas distant

Le plus important pour élaborer une stratégie de communication efficace, c’est l’écoute. Restez en contact avec les équipes, les départements, les responsables et les hauts dirigeants : ils ont aussi de la suite dans les idées.

La collaboration est donc la clé. Recueillez les réactions et les idées, et vérifiez si vos hypothèses étaient correctes ou si vous devez les ajuster. Détectez les problèmes et les questions pour enrichir toujours plus votre communication.

Quels outils pour gérer efficacement un plan de communication interne ?

Une bonne stratégie est essentielle au bon fonctionnement des communications internes, mais sans les bons outils, son déploiement sera plus difficile. Une plateforme de communication avec les collaborateurs comme Sociabble permet la mise en œuvre efficace de votre stratégie pour des résultats visibles. Grâce à Sociabble vous pouvez :

• segmenter et cibler vos audiences
• personnaliser les messages et le contenu
• connecter tous les collaborateurs au bureau, sur le terrain, itinérants et en télétravail
• traduire automatiquement le contenu
• envoyer des newsletters personnalisées et automatisées
• élaborer facilement et rapidement des enquêtes et des quiz
• engager vos collaborateurs par un système de récompenses, de badges et de reconnaissance entre collègues.
• analyser les données en temps réel pour optimiser les performances de votre stratégie

Ensemble, avec Sociabble, des leaders de marché comme L’Occitane, Coca-Cola CCEP et Renault Group, ont tiré le meilleur parti de leur stratégie de communication interne.

Envie de découvrir Sociabble en action ? Vous pouvez vous inscrire pour une démo gratuite ici. Nos experts seront ravis de répondre à toutes vos questions.