Comment faire de vos ressources humaines des Digital RH grâce à la transformation digitale ?

Grâce aux nouvelles technologies, les entreprises optimisent leurs processus pour gagner en efficacité et en profitabilité. Les ressources humaines ne font pas exception : métiers relationnels et administratifs en pleine évolution, elles participent activement à la transformation des organisations. Communication interne, recrutement et formation sont les enjeux prioritaires des métiers RH.

Répondre à ces enjeux nécessite alors un système d’information dédié aux ressources humaines (SIRH) pour fluidifier les processus et les relations (internes comme externes). Bien équipée, l’équipe RH détient toutes les cartes en main pour optimiser leurs façons de faire. Mais par où commencer ? Comment tirer le meilleur parti de la transformation numérique ?

Dans cet article, nous vous donnons toutes les clés de compréhension de la digitalisation des métiers RH et tout ce qu’elle peut offrir opérationnellement. Avec nos astuces portant sur le recrutement jusqu’à l’analyse des données, vous deviendrez de véritables « Digital RH ».

Pourquoi digitaliser la fonction RH ?

Avant toute autre chose, la transformation digitale est un levier essentiel à la modernisation du système d’information (SI) global des entreprises. La digitalisation des ressources humaines fait partie de cette transformation numérique : elle répond à des impératifs d’efficacité, mais aussi aux nouvelles attentes des différents publics.

Le digital améliore l’expérience de l’utilisateur RH

Premier concerné par la transformation numérique de son service, le collaborateur RH va tirer profit de la modernisation de son SI. C’est toute son activité qui va se transformer : processus RH et méthodes de travail deviennent plus fluides. Le RH optimise son temps de travail pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. En soi, il bénéficiera d’une expérience de travail améliorée.

Le digital améliore l’expérience du collaborateur

Dans la foulée, tous les collaborateurs de l’entreprise vont bénéficier d’une mise à jour du SIRH.

Par exemple, la gestion documentaire devient plus simple grâce à une simplification des processus RH. Le collaborateur a accès à un environnement sécurisé dans lequel il peut :

• gérer ses informations personnelles
• gérer ses demandes de congés,
• gérer son télétravail ou sa présence au bureau
• consulter ses fiches de paie
• etc.

Aussi, la digitalisation de la fonction RH met à disposition des nouveaux canaux de communication, ce qui la facilite dans les deux sens. Il est désormais possible pour un collaborateur de recevoir les informations et donner du feedback en temps réel. La communication n’est plus seulement descendante, elle est aussi ascendante.

Le digital améliore l’expérience du candidat

Grâce à la transformation digitale des ressources humaines, les candidats bénéficient d’une expérience plus interactive. Le processus de recrutement est plus fluide et plus rapide. Le digital fiabilise tout le processus, depuis la candidature jusqu’à la signature du contrat. Il facilite même l’intégration à l’entreprise du nouveau collaborateur.

Les bénéfices de la transformation numérique de la fonction RH

Si l’amélioration de l’expérience est en soi un avantage, la digitalisation des RH apporte de nombreux bénéfices plus opérationnels.

Plus d’efficacité et plus de productivité

Au-delà de la simple dématérialisation, la fonction principale des SIRH est d’améliorer l’efficacité de l’équipe des ressources humaines. Ils optimisent les différents processus pour favoriser de meilleurs résultats.

Grâce aux bons outils et aux API, l’équipe RH peut intégrer de nombreuses applications tierces. Ils bénéficient alors d’un environnement unique pour réaliser leurs missions tout en continuant d’utiliser leurs outils favoris.

De nombreuses tâches répétitives et récurrentes sont automatisées, ce qui libère du temps aux RH. Ils peuvent ainsi se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée, comme la gestion des talents dans l’entreprise.

En optimisant ainsi leur travail, c’est toute l’entreprise qui en bénéficie. Une meilleure gestion RH libère aussi du temps pour les salariés, améliore les performances globales et soutient l’innovation.

Moins d’erreurs et plus de précision

Nous l’avons dit : la digitalisation des ressources humaines permet de fiabiliser et d’automatiser les processus. Bien pensés, ces processus digitaux offrent un suivi plus précis de chaque tâche et assurent que le workflow reste fluide.

Si la vérification reste nécessaire, le risque d’erreur est néanmoins plus faible. Grâce aux API, il est possible d’intégrer une multitude d’outils au sein d’une même solution. Dans le cadre de la saisie manuelle, le risque d’erreurs est minimisé, et la multiple saisie est superflue.

Plus de données pour aider à la prise de décision

Qui dit « digital », dit aussi « plus de données exploitables ». Avec l’avènement du numérique, il est désormais plus simple de suivre ses actions et leurs indicateurs de performance. Les tableaux de bord personnalisés permettent d’analyser et de croiser ces données pour obtenir une vision globale de l’activité.

Ces reportings en temps réel offrent aux RH toutes les clés de compréhension pour adapter leur stratégie. Ils peuvent voir ce qui fonctionne, ce qui est à améliorer et ce qui est à abandonner. Cette vision à 360° permet au management d’anticiper les besoins et de prendre des décisions plus éclairées.

Meilleure communication et plus d’engagement

Pilier essentiel au bon fonctionnement des entreprises, la communication interne bénéficie aussi d’une meilleure gestion grâce au digital. Avec les outils adéquats, il est plus facile pour les ressources humaines de produire et de distribuer les informations.

L’Intelligence Artificielle les assiste dans la création des messages, et les filtres aident à les transmettre en ciblant les bonnes personnes. Grâce à des messages forts et pertinents, chaque collaborateur se sentira davantage concerné. De fait, le taux de lecture et les interactions avec le support augmentent : l’engagement s’améliore naturellement.

Bien évidemment, la communication interne ne s’arrête pas à la communication descendante. Des leviers de communication ascendante sont des moyens efficaces pour développer l’engagement des collaborateurs. Ils peuvent prendre la forme d’enquêtes, de votes, la possibilité de créer du contenu à partager avec ses collègues, et la possibilité de commenter et liker les publications.

Quelles sont les fonctions des métiers RH où la digitalisation peut être utile ?

Nous venons de le voir : la digitalisation des ressources humaines présente de nombreux avantages. Mais dans la pratique, où et comment les outils digitaux vont-ils faire de vos ressources humaines de véritables Digital RH ? Entrons plus dans le détail et voyons cela de façon chronologique.

Le recrutement par l’employee advocacy

Tout est question de communication et de visibilité. Bien entendu, de nombreuses plateformes de diffusion d’offres d’emploi sont disponibles sur le marché. Votre équipe RH dédiée au recrutement les utilise donc pour publier les offres d’emploi au nom de l’entreprise. Mais est-ce suffisant ?

Selon HBR, seulement 54% des internautes européens affirment avoir confiance dans les entreprises et les informations qu’elles partagent sur le web.

Par contre, ils sont près de 90% à accorder de l’importance aux informations partagées par les salariés d’une entreprise sur les réseaux sociaux. Vos propres salariés sont donc un puissant levier dans le sourcing de nouveaux talents.

En utilisant une plateforme de communication interne et d’employee advocacy, votre équipe RH bénéficie d’un outil puissant avec lequel elle peut :

• informer les collaborateurs que des postes sont ouverts
• permettre aux collaborateurs de partager ces offres d’emploi sur leurs propres réseaux sociaux

Dans le processus de recrutement, l’image de marque employeur est capitale. Les RH peuvent mettre à disposition des salariés-ambassadeurs tous les éléments qui permettent de diffuser une image cohérente. Grâce à du contenu pré-approuvé disponible dans une bibliothèque média, les salariés peuvent créer leurs propres publications à partager sur leurs réseaux sociaux.

L’onboarding

Suite logique du recrutement, la phase d’intégration est un pilier essentiel dans la gestion des ressources humaines. Un bon onboarding repose sur une multitude de ressources qui aident le nouveau salarié à monter rapidement en compétences. Dans ce contexte, la gestion de documents via le Media Drive permet au nouveau collaborateur de trouver de nombreuses informations utiles à son intégration. Mais cela ne fait pas tout.

L’équipe RH peut s’appuyer sur des outils digitaux et proposer une expérience centralisée de l’onboarding. Avec une plateforme de communication interne, un grand nombre d’applications peuvent être intégrées pour accompagner le nouvel arrivant. Ces applications peuvent être en lien avec :

• la formation (e-learning)
• la gestion RH (contrats de travail, gestion des plannings, fiches de paie, demandes de congés, etc.)
• la mutuelle d’entreprise
• le Comité d’Entreprise
• les tickets-restaurants
• etc.

Avec les bons outils numériques, l’équipe RH peut également bénéficier d’un espace dédié au traitement des demandes des salariés. Le collaborateur peut créer un ticket, un peu comme avec un service client. Cela est particulièrement utile pour les collaborateurs sur le terrain. C’est aussi cela qui fait de votre équipe des ressources humaines de véritables e-RH.

La communication interne et l’animation de la vie d’entreprise

Bien évidemment, la communication interne joue un rôle très important dans la vie des entreprises. Le service RH participe activement à de nombreuses occasions. Cependant, il est capital que cette communication soit inclusive et à double sens. Les outils numériques sont, dans ce cas, un atout majeur.

Nous l’avons vu, les outils digitaux permettent aux ressources humaines de déployer une stratégie de communication descendante et ascendante. Grâce à une plateforme dédiée, elles peuvent transmettre des messages à toute ou partie de l’entreprise et récolter du feedback.

Se pose aussi la question de l’accessibilité des communications. Tout salarié n’a pas nécessairement une adresse e-mail ni un équipement informatique professionnel à disposition. Vos « Digital RH » peuvent cependant utiliser une application mobile que chaque collaborateur peut installer sur son smartphone. La dématérialisation de la communication interne des entreprises est maintenant intégrale.

Cependant, la réalité du terrain peut faire que la communication écrite ne soit pas la plus adaptée. Selon les départements et le type d’emploi occupé par le salarié, la vidéo est parfois plus adéquate pour communiquer. Après tout, les sujets traités sont nombreux et tous aussi importants, alors pourquoi ne pas profiter de ce médium plus engageant ? Par exemple, les communications autour de la QVT, du DuoDay, de la Semaine du Développement Durable ou de l’égalité Homme-Femme sont plus facilement consommées. D’autant plus que les options de formats vidéo sont multiples pour s’adapter aux différents publics :

• vidéo live pour les événements d’entreprise
• replay pour que les absents puissent rattraper
• capsules vidéos pour les nouvelles brèves
• etc.

L’inclusivité de la communication interne des entreprises ne s’arrête pas au format des messages, bien entendu. Dans le cadre d’une entreprise internationale dont les équipes sont dispersées aux quatre coins du monde, la langue des messages a une grande importance. Parce qu’il s’en sera soucié en amont, le Digital RH se sera équipé d’une solution proposant la traduction instantanée et à la demande dans la langue du collaborateur.

L’engagement des collaborateurs

Outre tenir les salariés informés, la communication vise à engager les collaborateurs davantage. Les outils numériques permettent de déployer une stratégie qui répond à cet objectif.

Sur votre plateforme, vous pouvez créer des chaînes thématiques adaptées aux différentes équipes. Le ciblage des communications est plus simple. Vos salariés peuvent réagir aux publications, soit en « likant » soit en commentant. Vous pouvez aussi aller un peu plus loin et proposer des challenges qui vont venir récompenser les collaborateurs.

L’engagement d’un collaborateur ne se mesure pas seulement à ses réactions. Une plateforme de communication interne leur permet également de créer leur propre contenu à partager avec leurs collègues. À l’aide de la bibliothèque média et des technologies d’IA génératives, ils peuvent maintenir une image cohérente avec celle de la marque.

Pour aller encore plus loin, le service RH peut également faire appel aux contributions des salariés, notamment sur le pan RSE de l’entreprise. Une plateforme digitale qui propose des fonctionnalités de boîte à idées et de vote sera un atout majeur dans ce contexte.

Le suivi des performances

Pour finir, il faut mesurer les performances de la communication interne élaborée par les ressources humaines. Car l’un des intérêts majeurs du digital, c’est bien d’avoir facilement accès à des données très qualifiées sur les campagnes. Ces données mesurables se présentent sous forme de KPI tels que :

• la participation aux événements en ligne
• le taux de participation aux enquêtes
• les demandes en attente ou traitées
• l’engagement des collaborateurs sur les publications (likes, commentaires, partages)
• l’engagement des collaborateurs sur les newsletters (taux d’ouverture, taux de lecture, nombre de clics)
• etc.

Comment faire de vos ressources humaines des Digital RH ?

Avant de nous quitter, récapitulons les points clés de cet article qui répondent aux transformations majeures du secteur :

En conclusion, la digitalisation des ressources humaines est une véritable problématique à laquelle il faut répondre pour rester compétitif. En faisant de vos ressources humaines des Digital RH hors pair, vous maintenez une image moderne et attractive pour les talents et favorisez la rétention des collaborateurs. Dans cette volonté, Sociabble et ses équipes vous accompagnent dans la transformation digitale de votre entreprise.

Nous collaborons déjà avec de nombreuses organisations, comme Pierre Fabre, Seris Security et Edenred, qui utilisent Sociabble pour communiquer avec leurs salariés au quotidien.

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