Comment inciter vos collaborateurs à lire les newsletters internes ?

Les newsletters jouent un rôle crucial dans la stratégie de communication interne des entreprises. Elles sont un excellent point de contact pour le partage des informations importantes et la mise à jour des employés sur les dernières nouvelles. Lorsqu’elles sont bien conçues, les newsletters internes participent à renforcer le niveau d’engagement des collaborateurs, et à créer un environnement de travail plus transparent et inclusif.

Cependant, vous jugez que les interactions avec les contenus de votre newsletter sont faibles. Vous vous demandez peut-être : « comment faire en sorte que mes collaborateurs lisent mes emails ? ». Dans cet article, nous vous proposons nos conseils et astuces pour atteindre cet objectif.

La newsletter interne : un bilan en demi-teinte

Nous en sommes convaincus : un collaborateur bien informé est un collaborateur mieux équipé pour accomplir ses missions avec efficacité. Avec des instructions claires, il comprend parfaitement les objectifs de votre entreprise, son rôle et le sens de son travail. Les annonces permettent au salarié de s’adapter aux changements et de gagner en productivité tout en réduisant les risques d’erreurs.

Changement de politique, mise à jour sur les produits ou les protocoles sont autant d’informations clés au service de la réussite des salariés. Et ce, qu’ils soient dans les bureaux ou sur le terrain. De fait, mettre de l’énergie dans sa communication d’entreprise est une nécessité.

Selon une étude, le taux d’ouverture de la newsletter interne d’une PME de moins de 200 salariés est en moyenne de 86%. Pour les entreprises de plus de 1000 salariés : 79%. La newsletter démontre sa rentabilité. Cependant, les liens seraient rarement cliqués : seulement 15 à 17% ! Plusieurs raisons pourraient l’expliquer : un wording pas assez engageant, un contenu peut-être pas assez pertinent pour le collaborateur ou encore l’incapacité à rendre la lecture obligatoire au travers d’un e-mail.

L’information est pourtant un enjeu stratégique. Compter sur la transmission orale ne suffit pas et présente même des risques : déformation, simplification, omission. Il est donc capital que l’information à destination des salariés transite par des voies officielles, qu’elle soit lue et retenue.

Pour parvenir à cette fin, il est important de connaître et de comprendre les défis liés à la newsletter interne. Voyons cela.

Les obstacles à franchir afin d’inciter les salariés à lire la newsletter interne

Comme nous l’avons évoqué, avoir des salariés informés est essentiel pour l’efficacité de tous, et aussi pour celle des entreprises. La newsletter est un canal accessible à un grand nombre de vos salariés, même ceux sur le terrain. Encore faut-il qu’elle soit lue dans son entièreté pour que chacun puisse en bénéficier. Nombreux sont les défis à relever, mais ne vous inquiétez pas : nous vous donnons tous nos conseils pour palier ces petits désagréments.

Pertinence de vos messages

La première raison de l’inefficience d’une newsletter réside dans le contenu transmis aux lecteurs. Bien que nous en rêvions, l’universalité d’un message reste une utopie. Tous les collaborateurs ont des centres d’intérêts professionnels différents selon leur poste et, de fait, tous les messages ne les concernent pas. S’ils ne se reconnaissent pas dès les premières lignes, fort est à parier qu’ils fermeront votre newsletter et l’oublieront.

Surmonter ce défi signifie surtout de bien comprendre ce dont vos salariés ont besoin, leurs attentes et leurs préférences. Vous pourrez ensuite créer du contenu adapté à vos différentes cibles internes.

Mauvaise conception ou présentation

Ex æquo avec le fond, la forme de vos emails a une importance capitale. Une mauvaise conception, que ce soit une question de responsivité ou de graphisme, peut dissuader les salariés de lire les communications.

Pour relever ce défi, prenez le temps de rendre vos modèles attrayants. Cet investissement sera largement récompensé par l’augmentation du taux de lecture et du niveau d’engagement.

Surcharge d’informations

Vos collaborateurs sont soumis à une pression marketing importante. Au quotidien, ils sont amenés à voir et à entendre jusqu’à 3 000 messages que le cerveau va plus ou moins filtrer. Aussi, votre newsletter ajoute à ce bruit. Dans ce cas, il faut y être sensible et adapter vos messages pour qu’ils soient lus.

Évitez les emails trop longs, contenant trop d’informations ou trop fréquents : vos collègues peuvent être découragés de les lire, ou ne pas retenir le contenu. Ce dernier doit être concis, quitte à ajouter un lien vers un contenu externe qu’ils peuvent aller consulter à leur guise (article, case study, publication sur les réseaux sociaux, etc.).

Manque de naturel

Si la forme de votre message est trop formelle, certains individus peuvent se sentir déconnectés de l’entreprise. Cela créé une distance entre eux et le management.

C’est pourquoi adopter un langage plus proche du parlé et plus naturel peut faciliter la lecture et l’engagement du collaborateur. Vous démontrez ainsi une culture d’entreprise axée sur l’ouverture et l’inclusion, favorisant ainsi le sentiment d’appartenance à l’entreprise.

Timing inapproprié

Avez-vous remarqué comme les e-mails marketing d’une même entreprise arrivent à la même heure ? La raison est simple : leur envoi est programmé à une « heure de grande écoute » pour la segmentation de votre persona. Votre profil général a été étudié pour déterminer cette heure spécifique et augmenter les chances d’ouverture et de lecture. Dans le cas de l’abonnement à une newsletter, l’idée est aussi de créer un rendez-vous régulier.

Inspirez-vous de cette technique : analysez les comportements et les habitudes de vos destinataires pour déterminer le moment idéal de l’envoi de votre newsletter. En créant un rendez-vous régulier, vous influencerez le taux de lecture.

Manque d’interaction

Ce que l’on peut reprocher aux newsletters, c’est d’être parfois trop ancrée dans une stratégie de communication descendante.

Les informations sont poussées du top management aux collaborateurs, ce qui est en défaveur de l’engagement.

Nous parlions plus tôt de « calls-to-actions » (CTA) vers des contenus externes comme des articles de blog. Il existe d’autres éléments qui peuvent augmenter les interactions avec votre support. L’enquête en est une bonne illustration.

Comment créer une newsletter interne engageante ?

Nous le disions plus haut : une grande part du succès de votre newsletter dépend du contenu et du contenant. Une newsletter visuellement attractive dont le contenu est pertinent et naturel vous assure un fort taux de lecture. Mais comment faire ? Quels éléments incorporer dans vos emails ?

Voici quelques conseils et bonnes pratiques.

Les règles de base d’une newsletter efficace

Pour répondre aux attentes de tous vos salariés, vous devez adapter vos messages. C’est un passage obligé si vous souhaitez qu’ils résonnent auprès de l’ensemble du personnel. Voici les éléments clés qui vous aideront à favoriser la mémorisation des messages.

Segmentation : tous les messages n’ont pas vocation à être transmis à chaque personne au sein de votre entreprise. Une nouvelle règle de sécurité dans les entrepôts ne concerne pas les salariés du bureau. De fait, vous devez identifier les différents profils de destinataires au sein de votre organisation et les regrouper par segments. Vous pourrez ensuite rédiger des contenus qui leur sont spécifiquement destinés.

Ton : le ton est la voix de l’entreprise, son identité. Il reflète sa culture et doit faire transparaître ses valeurs. Le ton participe à la compréhension des messages et des attentes du management. En usant du ton approprié, vous renforcez l’engagement de vos collaborateurs. Ils s’identifient car l’esprit de l’entreprise résonne en eux. Vos salariés développent ainsi le sentiment d’appartenance.

Langue : votre entreprise emploie peut-être des personnes aux profils internationaux variés. Que vous soyez un groupe mondial ou une entreprise basée en France employant d’autres nationalités, la barrière de la langue peut limiter la compréhension de vos messages. Il est alors essentiel de proposer des versions linguistiques différentes pour inclure chaque personne dans la vie de l’entreprise.

Clarté et Simplicité : un discours trop expert peut embrouiller vos lecteurs qui ne maîtrisent pas le sujet. N’oubliez pas que votre public est très varié, tant par leur poste, leurs missions, leur lieu de travail, leur origine ou leur culture. Ce qui peut vous paraître naturel ne l’est pas nécessairement pour d’autres, et c’est pourquoi nous insistons sur ce point : il faut rester simple pour assurer la clarté des messages.

Pertinence : comme nous l’avons déjà mentionné, tous les contenus ne sont pas nécessairement destinés à tous vos collaborateurs. Vous devez donc concevoir et transmettre des contenus dédiés à vos cibles.

Objet / Sujet de l’email : inscrire « À lire absolument » ou « Important » dans un objet d’email ne suffit pas pour inciter vos collègues à le lire. Pire : ils peuvent considérer ce courriel comme un spam. Préférez un titre engageant et mettez un point clé de la newsletter en avant.

Une newsletter efficace intègre des éléments visuels

L’image, qu’elle soit fixe ou animée (vidéo ou GIF), joue un rôle prépondérant dans une bonne newsletter. Elle permet de faire respirer le texte et offre une pause à l’œil. Trop de texte d’affilé peut intimider, réduire l’intérêt porté à la newsletter et diminuer l’engagement du lecteur.

Il est donc important d’intégrer du visuel dans vos emails pour rendre vos contenus plus attrayants.

Images fixes : en plus d’aérer le texte, les éléments visuels sont utiles à la structuration de votre contenu textuel. Ils vont vous permettre de mesurer l’espace dont vous disposez pour écrire et adapter le contenu.

Les infographies et les graphiques peuvent aussi aider à véhiculer des informations complexes de façon plus digeste qu’un texte ne le ferait. Vous avez une annonce de sécurité à partager ? Des diagrammes clairs illustrant les procédures peuvent en améliorer la compréhension et la rétention.

Vidéos : Selon une étude menée par Wyzowl, 78% des personnes préfèrent la vidéo aux contenus textes. Et selon une étude menée par Cisco, 48% considèrent que l’audiovisuel est plus engageant. Si ce format est autant plébiscité en marketing, c’est bien parce qu’elle offre une expérience plus dynamique et interactive.

Le support audiovisuel permet de transmettre davantage de contexte et de créer une émotion chez le spectateur. Ce dernier peut s’identifier, ce qui favorise la mémorisation. Un atout de taille pour présenter les nouveautés en interne ou montrer de nouvelles procédures.

Les tips Sociabble pour garantir la lecture de votre newsletter

D’autres astuces et bonnes pratiques peuvent être mises en place pour dynamiser votre contenu et booster les performances de votre newsletter interne. Comment faire en sorte que tous vos collègues, en particulier ceux sur le terrain, lisent vos nouvelles ? Comment rendre votre newsletter plus engageante et interactive ? C’est ce que nous allons explorer.

Être « mobile first » grâce à la Branded Mobile App de Sociabble

Pour augmenter son impact dans l’entreprise, votre newsletter doit pouvoir être consultée par tous les salariés. En particulier vos collaborateurs sur le terrain qui ne disposent pas d’équipement informatique ni une adresse e-mail professionnelle. Cela ne signifie pas qu’ils sont injoignables, car vous pouvez tirer parti de leurs smartphones. Dans ce cas, l’application mobile brandée de Sociabble présente de nombreux avantages :

Envoyez vos messages en temps réel
Grâce aux smartphones, la transmission d’informations est aujourd’hui instantanée. Avec l’application mobile brandée, vous transmettez vos messages sur la version mobile de votre plateforme de communication avec les collaborateurs. Ils sont avertis par notification de la disponibilité des newsletters et autres types de messages.

Augmentez le niveau d’engagement de vos équipes
Par essence, les smartphones appellent à l’interaction. Les options multimédias de l’application proposent des fonctionnalités interactives pour capter l’attention. Parce que les swipes et les scrolls sont aujourd’hui des gestes naturels, vous augmentez facilement l’engagement des utilisateurs.

Offrez une accessibilité pour tous
Les applications mobiles d’entreprise ont révolutionné la façon dont nous communiquons en interne. Elles garantissent un accès à l’information à tous vos salariés, peu importe leur origine ou leur lieu de travail. L’accès à l’information pertinente dans la langue préférentielle favorise l’inclusivité.

Analyse et suivi
Grâce à des tableaux de bords personnalisables, vous pouvez suivre et analyser les interactions des utilisateurs avec vos newsletters. Ces données vous aident à adapter votre stratégie de diffusion et le contenu que vous proposez afin de les rendre toujours plus efficaces.

La Gamification par Sociabble pour encourager la lecture

La gamification est un levier puissant et interactif pour engager les salariés dans la lecture votre newsletter. Pour rendre l’acte de lecture plus amusant, Sociabble propose plusieurs fonctionnalités de gamification :

• des challenges qui n’ont de limite que votre imagination
• un système de points et le classement (Leaderboard)
• des récompenses par badges personnalisés
• des arbres à planter avec Sociabble Trees

Les enquêtes et questionnaires de connaissance

Maintenant que vos équipes lisent votre newsletter interne, le temps est venu de s’assurer que l’information est retenue et comprise. Pour ce faire, l’enquête d’évaluation des connaissances est une technique efficace. Avec Sociabble, quelques clics suffisent pour créer votre questionnaire.

Envoyez ces brefs quiz à vos salariés une fois qu’ils ont lu votre newsletter. Grâce à ces sondages, vous rendez vos lecteurs actifs, ce qui favorise l’assimilation de l’information. Les résultats vous permettent également d’identifier les sujets qui nécessitent des clarifications.

Les données que vous tirez des questionnaires de connaissance sont un moyen concret d’évaluer votre stratégie. Vous identifiez ce qui marche et ce qui doit être amélioré pour faire en sorte que vos emails soient lus et que les informations soient retenues.

Comment mesurer l’efficacité de votre newsletter interne ?

Depuis votre tableau de bord sur Sociabble, vous pouvez visualiser certains indicateurs qui mesurent l’efficacité de votre newsletter. Ces données chiffrées vous donnent une vision précise de la performance de vos stratégies. Pourquoi suivre vos indicateurs ? Quels sont les KPI à suivre ? Voyons cela.

Quels sont les bénéfices de suivre les performances des newsletters ?

Dans un premier temps, suivre les performances vous permet de comprendre l’engagement des collaborateurs. Le taux d’ouverture des newsletters ou le taux de clics sur les contenus vous aide à voir si vos collègues interagissent avec elles. Cela peut donner une indication sur la pertinence et la qualité de l’information.

Ces données sont précieuses pour identifier ce qu’il faut améliorer dans la communication interne. Si une newsletter n’a pas un bon taux d’ouverture, peut-être faut-il modifier l’heure d’envoi, rendre son objet plus incitatif, être plus graphique ou revoir le type / la forme du contenu. Une enquête auprès de vos lecteurs peut apporter une aide précieuse pour ajuster vos contenus, le timing de délivrance, etc.

En fin de compte, le suivi des performances vous aide à optimiser l’ensemble des performances de votre newsletter interne. Et comme un collaborateur informé est un collaborateur plus efficace, améliorer la communication a une influence sur les performances de l’entreprise. C’est également ainsi que vous pouvez juger de la réussite de vos actions.

Le tableau de bord Sociabble et les KPI à suivre

Sociabble vous accompagne dans l’optimisation des performances de votre newsletter interne. Grâce à son éditeur d’e-mailing simple d’utilisation, vous créez des messages pertinents, visuellement attrayants et multilingues. Et ce n’est pas tout !

Le tableau de bord intégré vous permet de suivre les KPI qui ont une valeur ajoutée pour vous. Grâce à cette vision à 360°, il ne fait aucun doute que vous pourrez améliorer rapidement la qualité de votre newsletter. Vous retrouverez notamment :

• le taux d’ouverture
• le taux de clics
• le temps de lecture
• le taux de partage / transfert
• le taux d’engagement sur le contenu

Choisissez le bon outil pour créer votre newsletter interne

Avec Sociabble, vous concevez rapidement des newsletters dynamiques à l’image de votre entreprise. Grâce à son éditeur d’emailing, vous créez facilement votre communication :

• Conception visuelle : placement des sections, des blocs de textes, des blocs d’images (ou de vidéos), des CTA ; sélection des couleurs, etc.
• Import des contenus : sélection des contenus de la plateforme à mettre en avant, import d’images et de vidéo depuis le Media Drive, intégration des liens de redirection, etc.
• Traduction automatique : ajout de versions dans près de 70 langues directement dans l’éditeur et permettre à vos collaborateurs de comprendre vos communications.
• Segmentation : création de groupes de destinataires et/ou segmentation du contenu par « tags » afin que le bon contenu arrive au bon destinataire.
• Notification et consultation web : vos collaborateurs qui ne disposent pas d’adresses e-mail professionnelles sont notifiés de la disponibilité de votre newsletter, et pourront la consulter en ligne depuis leur mobile.
• Obligation d’abonnement : vos collaborateurs recevront la newsletter sans pouvoir se désabonner.

Avec Sociabble, les possibilités sont infinies pour vous permettre de favoriser la lecture de vos newsletters et d’optimiser l’engagement de vos collaborateurs.

Ce qu’il faut retenir…

Comme nous venons de le voir, les défis sont nombreux quand il s’agit de la newsletter. Heureusement, des solutions existent pour les relever. Faisons le point pour résumer le contexte et rappeler nos conseils :

Sociabble vous aide à atteindre vos objectifs de communication interne : améliorer la diffusion de contenus ciblés, engager vos collaborateurs, optimiser votre stratégie et la performance de votre newsletter interne. Nos clients adorent notre outil d’e-mailing :

La newsletter est la fonctionnalité que j’aime le plus. J’envoie une newsletter hebdomadaire à nos collaborateurs afin qu’ils puissent prendre connaissance des contenus que nous publions. Elle nous aide à augmenter l’engagement.F. Pallikaros – Tata Consultancy Services

Vous souhaitez en savoir plus sur nos fonctionnalités de communication interne et notre éditeur de newsletter ? Réservez une démo gratuite et parlons de vos projets. Nos experts sont à votre écoute.