Comment faire circuler l’information dans une entreprise ?

La communication d’entreprise, c’est tout un art. Il faut avoir les bons mots et des images puissantes pour attirer l’œil et transmettre efficacement l’information. C’est un bon début, mais cela n’est peut-être pas suffisant. Comme en marketing et en publicité, la prise en compte du public et de ses habitudes est essentielle dans votre stratégie. Il faut donc apporter une attention toute particulière à votre cible, au support que vous allez utiliser et au timing de diffusion.

Arrivée sur site, prise de poste, missions du jour, lecture des e-mails, pauses-café, appeler ou servir les clients… La journée de vos salariés est rythmée par ses habitudes de travail. Un train-train quotidien qui peut être utilisé à bon escient pour assurer la bonne circulation de l’information.

Dans cet article, nous vous expliquons comment tirer parti du parcours de vos collaborateurs pour adapter vos communications et dynamiser la routine « métro-boulot-dodo ».

Les 6 questions à se poser pour avoir stratégie de communication interne efficace

Avant de vous lancer tête baissée dans la conception et la diffusion de vos messages, il est important de se rappeler les étapes clés pour assurer une communication interne efficace.

1. Quelle est votre situation de départ ?

À l’aide de vos données disponibles dans votre tableau de bord, vous pouvez analyser les performances de vos communications passées. Vous êtes alors en mesure d’identifier ce qui fonctionne et ce qui nécessite d’être amélioré. Est-ce le type de message ? Le support choisi ? L’heure de diffusion ? Peut-être que changer les trois est nécessaire pour améliorer votre stratégie de distribution.

2. Quels sont vos objectifs ? Soyez SMART !

En matière de communication interne, les objectifs principaux sont d’informer et d’engager. Quels que soient vos indicateurs de mesures (taux de lecture, taux d’engagement, nombre de partages, etc.), avoir pour objectif d’améliorer vos KPI doit se faire de façon SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporels).

3. Quels sont les destinataires ?

Tout le monde n’est pas nécessairement concerné par tous les messages. Pour assurer l’efficacité de votre comm’, et transmettre le bon message aux bonnes personnes, vous devez identifier qui sont vos destinataires et les segmenter dans un groupe spécifique uniforme. Bien entendu, selon le type de message, un collaborateur peut appartenir à plusieurs segments.

4. Que cherchez-vous à dire, et comment le dire ?

Si le public ciblé et le timing sont importants, la manière de les aborder l’est tout autant. Car si le même message doit atteindre différentes cibles, sa forme est très importante pour favoriser la rétention de l’information. Commencez par créer votre trame et adaptez son contenu en fonction du public que vous visez.

5. Quel canal choisir pour diffuser votre message ?

Élément immanquable de votre stratégie, le choix du canal de diffusion doit être adapté à vos cibles en fonction de leurs préférences. C’est aussi là que vos analyses en début de processus vont vous être utiles pour déterminer le canal à privilégier pour les atteindre. Est-ce par e-mail ? Sur votre plateforme interne ? Au cours d’un webinaire interne dédié ?

6. Quelle flexibilité donner à votre stratégie ?

Pour boucler la boucle, vous devez à nouveau analyser vos performances. Vos nouveaux KPI vous permettront de déterminer l’efficacité de votre nouvelle stratégie. Comme lors de votre analyse préliminaire, vos données vous apportent des enseignements précieux. Vous pouvez alors ajuster votre stratégie pour l’améliorer en continu.

Comme nous avons pu le voir, il est important de bien préparer sa stratégie en amont afin d’avoir le meilleur impact possible. Cibler les bons publics, adapter les communications et choisir le canal vont avoir une incidence sur la pertinence du contenu et sa perception. Entrons plus en détails pour maximiser l’efficacité de la circulation de vos communications.

Faire circuler l’information : le profilage des salariés

Nous le disions, vos salariés ont des typologies différentes et vous ne pouvez pas nécessairement communiquer avec eux de la même manière ou au travers des mêmes canaux. Vous devez donc adapter vos communications à leur réalité du terrain. C’est ce que nous allons voir dans cette partie.

Les 3 grandes familles de collaborateurs

Pour cibler vos contenus et vous assurer de leur pertinence, il est capital de savoir qui sont vos interlocuteurs. Pour vous y aider, nous avons identifié trois grands types de salariés.

Les collaborateurs de bureau : au cœur du fonctionnement stratégique des entreprises, ils évoluent dans le même environnement de travail que vous. Ce sont les Ressources Humaines, les commerciaux sédentaires, les communicants, les développeurs, les chefs de projets et CSM, les comptables, etc.

Par leur environnement de travail, ils bénéficient d’équipement informatique fourni par l’entreprise et d’une adresse e-mail professionnelle. Qu’ils soient au bureau ou en télétravail, ils ont l’avantage d’une connexion internet stable. Pour ce groupe, il est plutôt facile de leur transmettre toute information jugée pertinente.

Les collaborateurs sur le terrain : ils ont la particularité d’être dans le cœur opérationnel de la machine. Ils travaillent en usine, dans les entrepôts ou en boutique et peuvent être sujets à des horaires décalés. Ce sont les machinistes, les manutentionnaires, les assembleurs, les contrôleurs qualité ou encore les vendeurs. Diverses situations qui ont pour point commun l’éloignement physique du siège social.

Autre point commun : ils ont un accès limité à de l’équipement informatique, voire aucun, et parfois ne disposent pas d’une adresse e-mail professionnelle. Cependant, ils disposent tous (ou presque) d’un smartphone. Un point de contact à ne pas sous-estimer.

Les collaborateurs itinérants : cette catégorie est double.

D’un côté, vous avez les équipiers proches du siège, qui y font parfois un saut. On pense ici aux représentants commerciaux itinérants qui vont à la rencontre de clients géographiquement éloignés dans une zone plus ou moins large (secteur, région). Rattachés au siège, ils ont le même nécessaire informatique que leurs collègues du bureau, si ce n’est la connexion internet stable.

De l’autre, vous avez les transporteurs. Des salariés itinérants sujets à des horaires décalés, des journées très longues et des périodes de rattrapage plus étendues. Rattachés aux usines et entrepôts, ils ne disposent pas d’équipement informatique ni d’adresse e-mail professionnelle. Mais comme leurs collègues de terrain et représentant commerciaux itinérants, ils possèdent vraisemblablement un smartphone.

Adaptez le support au rythme des journées

Parce que vous élaborez une stratégie adaptée à chaque segment, il est facile de faire un parallèle avec les techniques marketing. Un acheteur suit un parcours de « vente » qui nécessite un accompagnement de votre part pour le mener à l’action, pour faire de ce prospect froid un prospect mature et intéressé. Y parvenir nécessite de trouver des points de contacts pertinents et lui transmettre la bonne information au bon moment pour attirer son attention.

Il en est de même pour votre collaborateur. Bien évidemment, il ne s’agit pas de lui vendre quelque chose, mais de transmettre une information que vous jugez importante. Vous devez donc attirer son attention et lui apporter une valeur ajoutée avec les messages que vous souhaitez lui adresser.

Mais il faut aussi penser au parcours dans le premier sens du terme : le chemin que votre collaborateur emprunte tous les jours au sein votre entreprise. Il s’agit ici de lui transmettre l’information au bon moment, sur le bon support et dans la bonne situation. Cela s’apparente fortement au géomarketing.

En combinant les deux méthodes, vous serez en mesure de mieux communiquer au sein de l’entreprise, que ce soit au siège ou sur le terrain. Pour rendre la chose un peu plus concrète, voici quelques exemples pour trois grands moments de la journée.

Dès l’arrivée : avant même que la prise de poste ne soit effective, alors qu’il va poser ses affaires sur son bureau ou dans son casier, le collaborateur circule dans les locaux de son lieu de travail. Dès ces premiers instants, vous pouvez communiquer avec lui sur écrans d’affichage numériques.

Cela peut être aussi bien à l’accueil du siège social, dans la boutique où il exerce ou encore dans la salle de pause où il va prendre son café avant de démarrer sa journée. Pour renforcer la transmission ou éclaircir certains points, le manager pourra profiter de scrums meetings et de briefings journaliers.

Pendant la journée de travail : maintenant qu’il est concentré sur ses tâches quotidiennes, votre collaborateur se concentre sur sa productivité. Obtenir son attention n’est plus aussi facile. Vous pouvez alors organiser en amont un rendez-vous qu’il ne pourra pas refuser, comme la diffusion live d’un message du PDG de l’entreprise ou un Townhall Meeting.

Autrement, vous pouvez vous appuyer sur la puissance d’une plateforme de communication interne comme Sociabble. Entre deux tâches, votre collaborateur pourra la consulter et prendre connaissance des dernières nouvelles. Grâce à un système de chaînes dédiées, vous pourrez même cibler vos informations auprès d’une population spécifique de l’entreprise.

Durant les pauses : loin de son poste de travail ou de son équipement informatique, la version mobile de votre plateforme vous permettra de garder le contact avec votre collaborateur. Grâce aux notifications, il sera tout de suite informé qu’un contenu le concernant a été publié.

Les pauses sont aussi l’occasion pour eux de prendre connaissance des contenus qu’ils n’ont pas pu consulter avant : le replay vidéo d’un événement – celle du PDG ou un webinaire interne de présentation produit – ou encore la newsletter de l’entreprise, par exemples.

L’accessibilité et la compréhension des messages grâce à la traduction instantanée

Que vous soyez un grand groupe international employant localement ou une entreprise locale avec une équipe multiculturelle, l’accessibilité à l’information est une chose indispensable. Chaque public doit pouvoir comprendre le message qu’il lit, dans sa langue favorite.

Avoir une communication inclusive bénéficie à toute l’entreprise. Pour le collaborateur, c’est une façon de mieux comprendre les attentes et la vision de l’entreprise, d’être reconnu et respecté en tant que salarié ayant une culture différente. Il n’en sera que plus investit et engagé. Pour l’entreprise, c’est une manière d’assurer la compréhension des messages, notamment en matière de directives et de sécurité.

Afin de rendre votre communication la plus inclusive qui soit, bénéficier d’une solution qui propose la traduction instantanée est un atout majeur. Grâce à sa fonctionnalité de traduction intégrée, Sociabble permet à chacun de traduire les contenus dans près de 60 langues en un clic.

Quels outils permettent de faire circuler l’information dans toute l’entreprise ?

Les exigences en matière de communication interne sont donc nombreuses : variété des profils de collaborateurs, gestion du planning de publication, multiplicité des supports de diffusion, accessibilité de l’information. Dans ce contexte, il est plus qu’indispensable de proposer une digital workplace pour unifier les processus de communication. Quels sont alors les outils qui vous permettent de gagner en efficacité ?

Sociabble, la plateforme de communication interne

Grâce à ces nombreuses fonctionnalités, Sociabble est la plateforme de communication grâce à laquelle tous les salariés restent connectés à l’entreprise :

• Création de contenu : depuis son interface administrateur, Sociabble vous permet de créer tous les contenus dont vous avez besoin. Textes, images et même intégration de vidéos, vous créez des contenus adaptés à vos différents publics. En panne d’inspiration ? Ask AI vous aide à produire des contenus toujours plus engageants !
• Chaînes thématiques : le partage du contenu dans des chaînes dédiées par équipes ou par thèmes vous garantit de toucher le bon public. Ajoutez des tags afin que vos salariés puissent retrouver facilement la catégorie de contenus qui les intéresse le plus.
• Calendrier éditorial : optimisez la gestion de vos contenus en organisant vos publications et suivez facilement votre flux de création. Programmez leur publication pour automatiser leur diffusion.
• Notifications : assurez-vous que vos communications soient lues en programmant des notifications sur la plateforme, et tirez les bénéfices des notifications push pour vos utilisateurs de la version mobile.
• Newsletters dynamiques : créez facilement des newsletters internes à l’image de votre entreprise et sélectionnez les contenus à y faire apparaître. Grâce à des fonctionnalités de ciblage, seuls les contenus destinés à certaines audiences seront transmis à l’envoi de votre newsletter.
• Traduction instantanée : Sociabble vous garantit une communication inclusive de qualité grâce à ses fonctionnalités de traduction instantanée. Vos équipiers peuvent traduire vos publications en un clic.

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Application Mobile Brandée de Sociabble

Grâce à la version mobile de sa plateforme, Sociabble permet à chaque collaborateur, et notamment ceux sur le terrain ou itinérants, de rester connecté à votre entreprise. L’Application Mobile Brandée de Sociabble offre les mêmes fonctionnalités que la plateforme web.

Grâce à ses capacités de customisation, vos salariés bénéficient d’une expérience fluide dans un environnement familier, à l’image de votre entreprise. Grâce à son ergonomie aux allures de réseau social, la prise en main se fait sans formation.

Sociabble Enterprise Video

Parce que la vidéo favorise l’engagement et prend une place prépondérante dans la création de contenu, Sociabble propose sa fonctionnalité Sociabble Enterprise Video (SEV). Partage de connaissances ou webinaire d’information, lives ou préenregistré et monté, SEV vous permet de diffuser des informations importantes dans un format facilement consommable.

Vos équipiers multiculturels ne sont pas en reste grâce au sous-titrage multilingue. Et pour les plus pressés, SEV propose un résumé généré par l’Intelligence Artificielle et le chapitrage afin de pouvoir accéder directement au contenu qui les intéresse.

Apprenez aussi comment maximiser l’engagement des collaborateurs grâce à la communication vidéo.

Tableau de bord par Sociabble

Bien entendu, pour mesurer l’efficacité de votre stratégie, Sociabble embarque un tableau de bord qui vous permet d’analyser vos indicateurs de performance. Mesurez le niveau d’engagement, le taux de lecture de vos contenus, le taux d’ouverture de vos newsletters, entre autres.

Selon vos résultats, vous serez en mesure de corriger et améliorer vos actions et de réévaluer votre stratégie pour l’améliorer en continu.

Cas client : Pierre Fabre réinvente sa Digital Workplace pour ses 10.000 collaborateurs

Il n’était pas rare que les différentes équipes ne reçoivent pas les mêmes informations, ni les mêmes supports, ni dans la même temporalité.

Acteur mondial de la dermo-cosmétique et de la pharmacologie, les laboratoires Pierre Fabre ont initié une digitalisation d’envergure au sein du groupe pour se reconnecter avec leurs 10.000 salariés. Dans cet effort, le groupe a développé une approche plus étendue, plus inclusive et plus rapide de sa communication.

Un défi de taille puisqu’il n’était pas rare que les différentes équipes ne reçoivent pas les mêmes informations, ni les mêmes supports, ni dans la même temporalité. Pour faire face à ses enjeux de digitalisation, d’inclusivité et de rythme de communication, Pierre Fabre s’est adressé à Sociabble afin de déployer un outil moderne, complet et intégré aux solutions Microsoft.

Aux côtés des équipes de Sociabble, Pierre Fabre a lancé sa plateforme Blue Voice en 2021. Avec elle, les équipes de communication ont pu offrir des contenus pertinents grâce aux chaînes dédiées et aux fonctionnalités de ciblage. Ces contenus ont été traduits dans toutes les langues de l’entreprise et accessibles sur la version mobile. Les contenus produits ont rapidement été plus courts, plus séquencés (séries et épisodes), plus locaux et inscrits dans la durée.

Cette production et cette diffusion ont été rendues possible grâce à une bonne planification. De plus, Pierre Fabre a pu compter sur les fonctionnalités d’engagement (likes, commentaires, etc.) pour booster la performance des messages et accélérer son business. Des résultats qu’ils ont pu mesurer en temps réel grâce aux outils d’analyse de Sociabble.

Avec son périmètre fonctionnel étendu comme l’application mobile brandée, la traduction automatique, le ciblage des contenus et les fonctionnalités d’engagement, Sociabble nous permet de nous projeter dans des pratiques innovantes de la communication interne.Stéphane Puyou, Responsable ComTech chez Pierre Fabre

Aujourd’hui, ce sont des milliers de news internes, de contributions des utilisateurs (UGC), de sondages et de contenus en provenance des réseaux sociaux du Groupe qui sont partagées. Bleu Voice est devenu le point de contact privilégié, à la fois pour les salariés au siège et ceux sur le terrain (site, usine, BU, département, etc.).

Ce que vous devez retenir…

Parvenir à faire circuler efficacement l’information au sein de l’entreprise nécessite donc une bonne compréhension du parcours des collaborateurs et une bonne préparation. Équipé d’une solution de référence comme Sociabble, vous serez en mesure d’atteindre vos objectifs en matière de diffusion. Avant de nous quitter, voici les points clés à retenir :

Si comme les laboratoires Pierre Fabre vous souhaitez maintenir tous vos collaborateurs informés et engagés grâce à la mise en place d’une plateforme dédiée, contactez-nous ! Nos experts se tiennent à votre disposition pour parler de votre projet. Vous souhaitez voir Sociabble en action ? Demandez votre démo personnalisée gratuitement. A très bientôt !