Comment créer un intranet d’entreprise en 12 étapes ?

Pour qu’un outil soit adopté, la modernité technologique ne suffit pas : il doit avant tout être utile et pertinent. Créer un intranet est donc un projet stratégique qui doit répondre à la fois aux besoins métiers et aux enjeux de communication interne de l’entreprise. Dans cet article, nous vous proposons un guide en 12 étapes pour créer un intranet qui accompagnera efficacement vos collaborateurs dans leurs missions.

Les 12 étapes à suivre pour élaborer votre intranet d’entreprise

Construire un intranet moderne vraiment utile pour vos salariés repose sur un plan structuré en 12 étapes. Avant de plonger en détail dans la marche à suivre, commençons par une vue d’ensemble de la méthode couverte dans cet article :

1. Étape 1 : identifiez les besoins de l’entreprise et des collaborateurs.

2. Étape 2 : impliquez les parties prenantes clés dès le départ.

3. Étape 3 : choisissez un mode d’hébergement adapté.

4. Étape 4 : sélectionnez une plateforme évolutive qui s’intègre facilement.

5. Étape 5 : mettez en place une gouvernance de création de contenu.

6. Étape 6 : auditez et organisez le contenu existant.

7. Étape 7 : concevez une interface pensée pour l’expérience utilisateur, pas seulement esthétique.

8. Étape 8 : personnalisez l’expérience pour chaque collaborateur.

9. Étape 9 : intégrez des fonctionnalités sociales et interactives pour stimuler l’engagement.

10. Étape 10 : lancez votre intranet avec énergie.

11. Étape 11 : suivez vos KPI et améliorez la plateforme en fonction des données.

12. Étape 12 : faites évoluer continuellement votre intranet pour rester pertinent.

Prêt pour entrer plus en détails dans chaque étape ? C’est parti !

Étape 1 : définir les besoins

Un intranet qui suscite l’adhésion de vos collaborateurs doit, en premier lieu, répondre à leurs besoins métiers. Avant de définir les fonctionnalités que vous jugez indispensables, concentrez-vous d’abord sur les usages réels des collaborateurs. Ont-ils besoin d’être tenus au courant des dernières news de l’entreprise ? D’une digital workplace complète pour être plus efficace ? De la possibilité de remonter les informations du terrain ?

Vous pouvez commencer par mener une enquête auprès de vos salariés afin d’identifier les difficultés et les problèmes qu’ils rencontrent avec vos solutions actuelles. Ainsi, vous inscrivez votre futur intranet dans une vraie stratégie d’entreprise qui tient compte des attentes de chacun.

Étape 2 : impliquer les parties prenantes

Après les enquêtes préliminaires, organisez des ateliers de co-construction avec les managers de chaque équipe : DRH, CIO, DAF, directeur de la communication, directeur marketing, directeur des ventes, etc. Ensemble, vous formalisez les besoins et les attentes dans un cahier des charges exhaustif.

Ces représentants sont clés dans la conduite du changement. Ils prennent le rôle d’ambassadeurs internes pour accompagner leurs équipes et favoriser l’adoption de la nouvelle solution.

Étape 3 : choisir le mode d’hébergement

Les intranets modernes comme Sociabble sont, le plus souvent, des plateformes SaaS (Software as a Service) hébergées sur le Cloud. Ils offrent de nombreux avantages :

• la mise à jour automatique effectuée par l’éditeur ;

• le dimensionnement à la taille de votre entreprise ;

• la flexibilité du service pour toujours répondre à vos besoins fonctionnels grâce à des intégrations, des plug-ins et des API ;

• l’hébergement sécurisé, conforme au RGPD si l’infrastructure se situe en Europe et, éventuellement, certifié ISO 27001.

Cependant, vous pouvez vouloir un site intranet hébergé sur vos serveurs internes. On parle alors d’une solution « On Premise ». Ce réseau local permet notamment :

• d’avoir un niveau de sécurité accru, mais sous l’entière responsabilité de votre entreprise ;

• d’avoir un contrôle total de vos données, tout en assurant une restauration plus économique en cas de dysfonctionnement et une exportation plus simple en cas de changement de solution ;

• d’être indépendant dans les choix de développement, ce qui peut être plus coûteux au final.

Gardez en tête que la mise en place d’une solution « On Premise » ne permet pas l’accès au site intranet via mobile. Une plateforme hybride est envisageable afin que certaines fonctionnalités et informations restent accessibles sur les téléphones des collaborateurs.

Étape 4 : sélectionner une plateforme intégrée et évolutive

Concevoir un logiciel intranet est un investissement majeur qu’il serait dommage de compromettre faute de flexibilité ou d’évolutivité. Même avant cette considération, pensez à son implémentation et comment la plateforme assure la continuité des opérations pendant la transition avec votre ancien outil.

Votre nouvel intranet doit s’intégrer avec votre écosystème (Microsoft 365, Google Workspace, Slack, CRM, ERP, etc.) afin que vos collaborateurs puissent continuer à utiliser les outils métiers dont ils ont l’habitude. De plus, un intranet moderne comme Sociabble embarque de nombreuses applications métiers qu’il suffit d’activer pour répondre aux nouveaux besoins de votre organisation.

Étape 5 : définir une gouvernance claire

Votre intranet est sans aucun doute le canal de communication par excellence. L’efficacité de votre communication interne s’appuie sur un cadre formel que vous aurez établi en amont du lancement de votre plateforme. Il s’agit de préciser quels contenus seront produits, par qui et à quelle fréquence. Cela évite leur prolifération incontrôlée et les incohérences.

Prévoyez donc les rôles de chacun dans la communication interne de votre entreprise, les règles de modération et de publication ou encore les processus de validation. Une gouvernance efficace garantit une communication harmonieuse et toujours pertinente.

Étape 6 : auditer et organiser vos ressources

Changer d’intranet n’est pas si différent d’un déménagement. Cet événement est l’occasion parfaite de faire du tri dans vos ressources partagées pour ne conserver que ce qui a de la valeur ajoutée. Cela peut être les documents internes, les supports de communication ou encore tout ce qui peut raconter l’histoire de l’entreprise.

Pour ne garder que l’essentiel, vous pouvez séparer vos ressources en 3 catégories : à garder, à jeter, à mettre à jour. Lors de leur implémentation dans la nouvelle bibliothèque de ressources de votre intranet, vous pourrez utiliser des « tags » qui faciliteront la recherche et le partage de fichiers.

Étape 7 : personnaliser la plateforme

Votre intranet est le reflet de votre entreprise. Son identité doit transparaître et être reconnaissable afin de renforcer le sentiment d’appartenance de vos collaborateurs. La personnalisation d’un intranet est donc une fonctionnalité à ne pas sous-estimer. Par exemple, vous pouvez personnaliser :

• les thèmes de la plateforme : choisir les couleurs, appliquer une image d’arrière-plan, ajouter le logo de l’entreprise, donner un nom à votre plateforme ;

• les sources de contenus : lier les comptes sociaux de l’entreprise et agréger des ressources externes pour la veille (sites web d’information, blogs spécialisés, etc.) ;

• les tableaux de bord : suivre vos indicateurs de performance par thème, par lieu, par équipe, par type de collaborateur.

Étape 8 : personnaliser l’expérience utilisateur de chaque employé

Si vos contenus sont trop génériques ou trop abondants, votre communication risque de perdre en pertinence. Cela risque de les détourner de la plateforme et de les déconnecter de l’entreprise. Pour éviter cela, votre intranet doit proposer une expérience utilisateur personnalisable :

• par votre entreprise en ciblant les communications : les groupes dynamiques et les chaînes thématiques vous permettent de segmenter vos contenus par centre d’intérêt, par localisation et même par poste ;

• par vos collaborateurs en choisissant les caractéristiques de leur interface : les différents modes d’affichage et les abonnements aux chaînes leur permettent de vivre une expérience de communication singulière qui répond à leurs besoins et à leurs attentes.

Étape 9 : intégrer des fonctionnalités sociales

Pour dynamiser votre communication interne et favoriser l’engagement de vos collaborateurs, votre intranet doit permettre les interactions. Pour y parvenir, vous pouvez implémenter plusieurs mécanismes à votre intranet social :

• les « likes » et les commentaires sur les publications permettent à vos employés de réagir à chaud aux nouvelles de l’entreprise et aux UGC de leurs collègues ;

• le chat favorise les discussions instantanées individuelles ou en groupe pour créer du lien et collaborer plus efficacement ;

• les « tags » permettent de catégoriser les contenus par sujet pour les retrouver plus facilement (au même titre que les hashtags sur les réseaux sociaux) ;

• les « mentions » attirent l’attention ou mettent en lumière les personnes citées dans les publications.

Étape 10 : lancer avec énergie

Votre intranet est enfin prêt et vous êtes convaincu qu’il répondra aux attentes de tout le monde. Il ne vous reste plus qu’à le déployer dans le système d’information de votre entreprise. Appuyez-vous sur vos ambassadeurs internes pour encourager l’usage et aider à la prise en main dès le premier jour.

Ceci dit, le lancement est une phase cruciale pour favoriser l’adhésion à la plateforme. Sortez donc le grand jeu en menant une campagne mémorable. Vous pouvez tirer parti des fonctionnalités de gamification et de valorisation de votre nouvelle plateforme :

• challenges de découverte : publiez des contenus qui cachent des indices ou des éléments visuels à retrouver, des quiz amusants, un concours d’UGC, etc. ;

• récompenses : créez des classements dédiés à la campagne et offrez des badges, des points et des goodies qui récompensent les utilisateurs de la première heure.

N’oubliez pas que la formation est tout aussi importante pour assurer l’adoption durable de votre intranet. Organisez des webinaires de découverte et mettez le replay à disposition dans la bibliothèque de ressources de votre plateforme.

Étape 11 : mesurer et améliorer

Dès la phase de lancement, vos KPI (indicateurs clés de performance) vous donnent des informations utiles sur l’adoption et les usages de votre intranet d’entreprise. Les tableaux de bord de votre solution vous permettent de suivre les statistiques de lecture approfondie, d’interaction, de création d’UGC, d’audience active, etc.

Peu après votre campagne, vous pouvez également mener une enquête auprès de vos collaborateurs afin de mesurer leur niveau de satisfaction. Les feedbacks que vous récolterez, associés à vos données d’analyse, vous permettront d’apporter rapidement des améliorations. Votre intranet deviendra rapidement l’outil indispensable à la digital workplace de vos employés.

Étape 12 : rester vigilant quant aux usages

Un site intranet doit être dynamique. Outre le fait de publier régulièrement les contenus de l’entreprise, observez les usages dans le temps. Les changements dans les habitudes de vos collaborateurs peuvent révéler que l’outil n’est plus aligné sur leurs besoins. La plateforme nécessite d’y apporter des ajustements pour conserver sa pertinence.

Prévoyez donc des enquêtes utilisateurs régulières et appuyez-vous sur leurs retours d’expérience pour construire votre bilan et votre plan d’actions. Il ne s’agit peut-être que d’une perte d’intérêt dans les communications de l’entreprise. Auquel cas, testez de nouveaux formats. Mais peut-être que la problématique provient d’un élément plus structurel. Si tel est le cas, il est important d’agir rapidement afin de garantir la pérennité de votre intranet.

Pourquoi choisir Sociabble pour construire votre intranet ?

Sociabble est bien plus qu’un intranet : c’est un écosystème complet au service de l’engagement et de la performance de vos collaborateurs. Un outil idéal pour créer un intranet d’entreprise sur mesure :

• un hébergement sécurisé sur Microsoft Azure, conforme au RGPD et certifié ISO 27001 ;

• des intégrations avec Microsoft 365, Google Workspace, Teams, SharePoint, Slack, base de données et ERP ;

• une gouvernance éditoriale fine à l’aide de la gestion des droits, du planning éditorial, de la modération des contenus assistée par l’IA ;

• un Media Drive doté de la recherche intelligente et contextuelle ;

• une personnalisation par les administrateurs et les collaborateurs ;

• une expérience utilisateur aussi fluide sur mobile que sur ordinateur ;

• des audiences dynamiques et un ciblage avancé (rôle, site, centres d’intérêt) ;

• des mécanismes d’engagement comme les commentaires, les likes, les UGC, les sondages ;

• la gamification et les récompenses pour dynamiser l’expérience et l’utilisation de la plateforme ;

• des tableaux de bord d’analyses statistiques pour suivre l’adoption, l’engagement et la performance.

Nous accompagnons déjà de nombreuses entreprises leaders comme Coca-Cola Europacific Partners, le groupe AXA et le groupe L’Occitane dans la création d’une digital workplace vraiment engageante. Pourquoi pas vous ?

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