Comment créer un intranet d’entreprise en 12 étapes ?

Pour qu’un outil soit adopté, sa modernité technologique ne suffit pas. Il doit avant tout être utile, pertinent et en phase avec les usages quotidiens. Créer un intranet est donc un projet stratégique qui doit répondre à la fois aux besoins métiers et aux enjeux de communication interne de l’entreprise. Dans cet article, nous vous proposons un guide en 12 étapes pour créer un intranet qui accompagnera efficacement vos collaborateurs dans leurs missions.

Les 12 étapes à suivre pour élaborer votre intranet d’entreprise

Construire un intranet moderne vraiment utile pour vos salariés repose sur un plan structuré en 12 étapes. Avant de plonger dans les détails, commençons par une vue d’ensemble de la méthode couverte dans cet article :

1. Étape 1 : identifiez les besoins de l’entreprise et des collaborateurs.

2. Étape 2 : impliquez les parties prenantes clés dès le départ.

3. Étape 3 : choisissez un mode d’hébergement adapté.

4. Étape 4 : sélectionnez une plateforme évolutive qui s’intègre facilement.

5. Étape 5 : mettez en place une gouvernance de création de contenu.

6. Étape 6 : auditez et organisez le contenu existant.

7. Étape 7 : concevez une interface pensée pour l’expérience utilisateur, pas seulement esthétique.

8. Étape 8 : personnalisez l’expérience pour chaque collaborateur.

9. Étape 9 : intégrez des fonctionnalités sociales et interactives pour stimuler l’engagement.

10. Étape 10 : lancez votre intranet avec énergie.

11. Étape 11 : suivez vos KPI et améliorez la plateforme en fonction des données.

12. Étape 12 : faites évoluer continuellement votre intranet pour rester pertinent.

Prêt pour entrer plus en détails dans chaque étape ? C’est parti !

Étape 1 : définir les besoins

Un intranet qui suscite l’adhésion de vos collaborateurs doit, en premier lieu, répondre à leurs besoins métiers. Avant de définir les fonctionnalités que vous jugez indispensables, concentrez-vous d’abord sur les usages réels des collaborateurs. Ont-ils besoin d’être tenus au courant des dernières news de l’entreprise ? D’une digital workplace complète pour être plus efficaces ? De la possibilité de remonter les informations du terrain ?

Commencez par interroger vos salariés via une enquête  afin d’identifier les difficultés  qu’ils rencontrent avec vos solutions actuelles. C’est une étape importante pour concevoir un intranet en phase avec les enjeux d’entreprise et les attentes du terrain.

Étape 2 : impliquer les parties prenantes

Après les enquêtes préliminaires, organisez des ateliers de co-construction avec les managers de chaque équipe : DRH, CIO, DAF, directeur de la communication, directeur marketing, directeur des ventes, etc. Ensemble, vous formalisez les besoins et les attentes dans un cahier des charges exhaustif.

Ces représentants sont clés dans la conduite du changement. Ils prennent le rôle d’ambassadeurs internes pour accompagner leurs équipes et favoriser l’adoption de la nouvelle solution.

Étape 3 : choisir le mode d’hébergement

Les intranets modernes comme Sociabble sont, le plus souvent, des plateformes SaaS (Software as a Service) hébergées sur le Cloud. Ils offrent de nombreux avantages :

• la mise à jour automatique effectuée par l’éditeur ;

• le dimensionnement à la taille de votre entreprise ;

• la flexibilité du service pour répondre à vos besoins fonctionnels grâce à des intégrations, des plug-ins et des API ;

• l’hébergement sécurisé, conforme au RGPD si l’infrastructure se situe en Europe et, éventuellement, certifié ISO 27001.

Cependant, vous pouvez vouloir un site intranet hébergé sur vos serveurs internes. On parle alors d’une solution « On Premise ». Ce réseau local permet notamment :

• d’avoir un niveau de sécurité accru, mais sous l’entière responsabilité de votre entreprise ;

• d’avoir un contrôle total de vos données, tout en assurant une restauration plus économique en cas de dysfonctionnement et une exportation plus simple en cas de changement de solution ;

• d’être indépendant dans les choix de développement, ce qui peut être plus coûteux au final.

Gardez en tête que la mise en place d’une solution « On Premise » ne permet pas l’accès au site intranet via mobile. Une plateforme hybride est envisageable afin que certaines fonctionnalités et informations soient accessibles sur les téléphones des collaborateurs.

Étape 4 : sélectionner une plateforme intégrée et évolutive

Un intranet est un investissement stratégique. Avant même de parler de flexibilité ou d’évolutivité, assurez-vous que sa mise en place garantit une transition fluide et la continuité des opérations.

Votre nouvel intranet doit s’intégrer avec votre écosystème (Microsoft 365, Google Workspace, Slack, CRM, ERP, etc.) afin que vos collaborateurs puissent continuer à utiliser les outils métiers dont ils ont l’habitude. De plus, un intranet moderne comme Sociabble embarque de nombreuses applications métiers qu’il suffit d’activer pour répondre aux nouveaux besoins de votre organisation.

Étape 5 : définir une gouvernance claire

Votre intranet est sans aucun doute le canal de communication par excellence. L’efficacité de votre communication interne s’appuie sur un cadre formel que vous aurez établi en amont du lancement de votre solution. Il s’agit de préciser quels contenus seront produits, par qui et à quelle fréquence. Cela évite une prolifération incontrôlée et les incohérences.

Prévoyez donc les rôles de chacun dans la communication interne de votre entreprise, les règles de modération et de publication ou encore les processus de validation. Une gouvernance efficace garantit une communication à la fois cohérente et pertinente.

Étape 6 : auditer et organiser vos ressources

Changer d’intranet, c’est un peu comme déménager : une occasion idéale pour faire le tri et ne conserver que les contenus à réelle valeur ajoutée. Par exemple, les documents internes, les supports de communication ou encore tout ce qui peut raconter l’histoire de l’entreprise.

Pour ne garder que l’essentiel, vous pouvez séparer vos ressources en 3 catégories : à garder, à jeter, à mettre à jour. Lors de leur implémentation dans la nouvelle bibliothèque de ressources de votre intranet, vous pourrez utiliser des « tags » qui faciliteront la recherche et le partage de fichiers.

Étape 7 : personnaliser la plateforme

Votre intranet est le reflet de votre entreprise. Son identité doit transparaître et être reconnaissable afin de renforcer le sentiment d’appartenance de vos collaborateurs. La personnalisation d’un intranet est donc une fonctionnalité à ne pas sous-estimer. Par exemple, vous pouvez personnaliser :

• les thèmes de la plateforme : choisir les couleurs, appliquer une image d’arrière-plan, ajouter le logo de l’entreprise, donner un nom à votre plateforme ;

• les sources de contenus : lier les comptes sociaux de l’entreprise et agréger des ressources externes pour la veille (sites web d’information, blogs spécialisés, etc.) ;

• les tableaux de bord : suivre vos indicateurs de performance par thème, par lieu, par équipe, par type de collaborateur.

Étape 8 : personnaliser l’expérience utilisateur de chaque employé

Des contenus trop génériques ou trop nombreux peuvent nuire à la pertinence de votre communication. Résultat : les collaborateurs se désengagent de la plateforme et, à terme, se déconnectent de l’entreprise. Pour éviter cela, votre intranet doit proposer une expérience utilisateur sur mesure, adapté aux besoins de chacun :

• en ciblant les communications : les groupes dynamiques et les chaînes thématiques permettent de segmenter vos contenus par centres d’intérêts, par localisation et même par poste ;

• en choisissant les caractéristiques d’interface : les différents modes d’affichage et les abonnements aux différentes sections rendent la communication plus pertinente pour chaque collaborateur. 

  
  

Étape 9 : intégrer des fonctionnalités interactives

Pour dynamiser la communication interne et renforcer l’engagement des collaborateurs, votre intranet doit encourager les interactions. Cela passe par l’intégration de fonctionnalités sociales qui favorisent l’échange, la reconnaissance et la participation. 

Voici quelques mécanismes clés à implémenter dans votre intranet social :

• les « likes » et les commentaires sur les publications permettent à vos employés de réagir à chaud aux nouvelles de l’entreprise et aux UGC de leurs collègues ;

• le chat favorise les discussions instantanées individuelles ou en groupe pour créer du lien et collaborer plus efficacement ;

• les « tags » permettent de catégoriser les contenus par sujet pour les retrouver plus facilement (au même titre que les hashtags sur les réseaux sociaux) ;

• les « mentions » attirent l’attention ou mettent en lumière les personnes citées dans les publications.

Étape 10 : déployer avec une dynamique forte dès le départ

Votre intranet est enfin prêt et vous êtes convaincu qu’il répondra aux attentes de tout le monde. Il ne vous reste plus qu’à le déployer dans le système d’information de votre entreprise. Appuyez-vous sur vos ambassadeurs internes pour encourager l’adoption et aider à la prise en main.

Ceci dit, le lancement est une phase cruciale pour favoriser l’adhésion à la plateforme. Sortez donc le grand jeu en menant une campagne mémorable. Vous pouvez tirer parti des fonctionnalités de gamification et de valorisation de votre nouvelle plateforme :

• challenges de découverte : publiez des contenus qui cachent des indices ou des éléments visuels à retrouver, des quiz amusants, un concours d’UGC, etc. ;

• récompenses : créez des classements dédiés à la campagne et offrez des badges, des points et des goodies qui récompensent les utilisateurs de la première heure.

N’oubliez pas que la formation est aussi t’ès importante pour assurer l’adoption durable de votre intranet. Organisez des webinaires de découverte et mettez le replay à disposition dans la bibliothèque de ressources de votre plateforme.

Étape 11 : mesurer et améliorer

Dès la phase de lancement, vos KPI (indicateurs clés de performance) vous donnent des informations utiles sur l’adoption et les usages de votre intranet d’entreprise. Les tableaux de bord de votre solution vous permettent de suivre les statistiques de lecture approfondie, d’interaction, de création d’UGC, d’audience active, etc.

Vous pouvez également mener une enquête auprès de vos collaborateurs afin de mesurer leur niveau de satisfaction. Les feedbacks que vous récolterez, associés à vos données d’analyse, vous permettront d’apporter rapidement des améliorations. Votre intranet deviendra ainsi l’outil indispensable à la digital workplace de vos employés.

Étape 12 : surveiller attentivement les usages

Un site intranet doit rester vivant et évolutif. Au-delà de la publication régulière de contenus, il est essentiel d’observer les usages dans la durée. Des évolutions dans les habitudes des collaborateurs peuvent révéler un décalage entre l’outil et leurs besoins réels. Pour conserver sa pertinence, la plateforme doit donc faire l’objet d’ajustements réguliers, en phase avec les attentes du terrain.

Prévoyez donc des enquêtes utilisateurs régulières et appuyez-vous sur leurs retours d’expérience pour construire votre bilan et votre plan d’action. Il ne s’agit peut-être que d’une perte d’intérêt dans les communications de l’entreprise. Auquel cas, testez de nouveaux formats. Mais peut-être que la problématique provient d’un élément plus structurel. Si tel est le cas, il est important d’agir rapidement afin de garantir la pérennité de votre intranet.

Pourquoi choisir Sociabble pour construire votre intranet ?

Sociabble est bien plus qu’un intranet : c’est un écosystème complet au service de l’engagement et de la performance de vos collaborateurs. Un outil idéal pour créer un intranet d’entreprise sur mesure :

• un hébergement sécurisé sur Microsoft Azure, conforme au RGPD et certifié ISO 27001 ;

• des intégrations avec Microsoft 365, Google Workspace, Teams, SharePoint, Slack, base de données et ERP ;

• une gouvernance éditoriale fine à l’aide de la gestion des droits, du planning éditorial, de la modération des contenus assistée par l’IA ;

• un Media Drive doté de la recherche intelligente et contextuelle ;

• une personnalisation par les administrateurs et les collaborateurs ;

• une expérience utilisateur aussi fluide sur mobile que sur ordinateur ;

• des audiences dynamiques et un ciblage avancé (rôle, site, centres d’intérêt) ;

• des mécanismes d’engagement comme les commentaires, les likes, les UGC, les sondages ;

• la gamification et les récompenses pour dynamiser l’expérience et l’utilisation de la plateforme ;

• des tableaux de bord d’analyses statistiques pour suivre l’adoption, l’engagement et la performance.

Nous accompagnons déjà de nombreuses entreprises leaders comme Coca-Cola Europacific Partners, le groupe AXA et le groupe L’Occitane dans la création d’une digital workplace vraiment engageante. Pourquoi pas vous ?

Réservez votre démo gratuite dès aujourd’hui et laissez-vous guider par nos experts. Ils se feront un plaisir de répondre à toutes vos questions et de vous accompagner dans votre projet. À très vite !