15 fonctionnalités intranet essentielles pour votre entreprise

L’intranet est le pilier central de la communication interne et de l’engagement des collaborateurs, qu’ils soient au bureau, à domicile ou sur le terrain. Grâce à ses nombreuses fonctionnalités, il répond aux exigences des entreprises en matière d’efficacité, de connectivité et d’inclusion. Un intranet moderne se positionne donc comme un outil stratégique accompagnant le succès des organisations.

Votre intranet d’entreprise a-t-il toutes les qualités essentielles pour vous permettre d’atteindre vos objectifs ? Dans cet article, nous vous présentons en détail les 15 meilleures fonctionnalités à déployer dans votre solution. Bonne lecture !

Top 15 des fonctionnalités intranet dont votre outil doit être équipé

Que vous cherchiez à communiquer avec l’ensemble de vos collaborateurs, à booster leur engagement ou à garantir la sécurité des données, l’intranet est votre allié. Voici les meilleures fonctionnalités à prévoir lors de la mise en place d’un intranet au sein de votre entreprise.

1. Une interface personnalisable et aux couleurs de votre entreprise

La personnalisation de l’outil compte parmi les fonctionnalités d’un intranet à rechercher en premier lieu. Loin d’être une lubie purement esthétique, un intranet aux couleurs de votre entreprise favorise le sentiment d’appartenance à la marque. La solution ne se limite plus à un simple logiciel : elle devient l’outil central du quotidien des collaborateurs.

Votre intranet doit aussi être modulable et flexible afin que vos collaborateurs puissent se l’approprier. Il doit permettre à la fois :

• à votre organisation de proposer les éléments clés obligatoires, comme des widgets ;

• aux employés de choisir le format d’affichage qui convient à leur préférence d’usage.

Un intranet qui allie personnalisation et image de marque offre une expérience utilisateur qui garantit une adoption durable par toute l’entreprise.

2. Une application mobile dédiée

Tous vos employés ne travaillent pas derrière un bureau et n’ont pas nécessairement accès à de l’équipement informatique professionnel. C’est le cas de vos collaborateurs sur le terrain, par exemple. Dans les usines, les entrepôts, les magasins ou même sur la route, leur seul équipement connecté est leur smartphone.

Une application mobile sécurisée permet de connecter facilement tous les salariés à l’entreprise. Votre intranet offre ainsi une communication fluide, inclusive et cohérente avec l’expérience web.

3. Une infrastructure cloud

Les intranets sont aujourd’hui des solutions en mode SaaS (Software as a Service) qui présentent de nombreux avantages :

• une accessibilité partout et tout le temps : un outil idéal pour les équipes internationales, mobiles et sur le terrain ;

• des mises à jour fonctionnelles automatiques gérées par l’éditeur : la durée de vie de votre intranet est étendue et vous assure une grande évolutivité ;

• des infrastructures décentralisées : vos équipes IT n’ont plus besoin de gérer des serveurs et peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée pour vos employés ;

• une agilité qui suit votre croissance : les plug-ins et les applications tierces peuvent être ajoutés ou résiliés en fonction des besoins changeants de votre entreprise.

4. Une plateforme de communication centralisée

La communication multicanale est nécessaire pour transmettre efficacement vos messages. Cependant, l’utilisation simultanée de canaux de communication officiels et de canaux officieux présente de véritables risques : infobésité, informations manquées, contradictions, sécurité des données.

Votre intranet agit comme un hub de communication central qui favorise l’efficacité de chacun tout en rendant les canaux non-officiels complètement obsolètes :

• vos collaborateurs accèdent aux dernières nouvelles de l’entreprise dès la page d’accueil ;

• vos salariés profitent de contenus pertinents grâce aux chaînes thématiques et à la gestion des audiences ;

• vos équipes collaborent plus facilement grâce aux discussions instantanées ;

• le partage de documents se fait sans risque pour l’intégrité des informations, même les plus sensibles.

5. Une gestion multilingue avancée

Dans un groupe mondial, la communication interne doit être multilingue pour que chacun comprenne les messages. Bien que l’anglais soit la langue par défaut dans un contexte professionnel international, tous les collaborateurs ne le maîtrisent pas.

Votre intranet d’entreprise doit donc proposer des fonctionnalités de traduction automatique. Grâce à des agents d’IA intégrés, un simple clic permet à chacun de lire les messages dans sa langue natale. L’intelligence artificielle permet également de rendre les vidéos compréhensibles par tout le monde grâce au clonage vocal et à la resynchronisation labiale, quelle que soit la langue. La communication interne n’a jamais été aussi inclusive.

6. Une base de connaissances partagée et collaborative

L’intranet est, par définition, une bibliothèque de ressources qui permet à tous de trouver l’information dont ils ont besoin au moment opportun : des procédures, des FAQ, des Wikis, des contenus de formation, etc. Cette base de connaissances permet de fluidifier le travail pour garantir l’efficacité de chacun.

Ce n’est pas tout ! Vos employés peuvent contribuer à dynamiser votre bibliothèque en créant eux-mêmes des contenus (UGC) dans le format de leur choix. Ainsi, ils partagent leurs astuces et leurs bonnes pratiques avec leurs collègues en vidéo, en audio, en image ou en texte.

7. Un moteur de recherche intelligent

Devant la richesse de vos ressources et de votre communication, il est indispensable que votre intranet soit équipé de la recherche intelligente. Depuis la barre de recherche, vos employés peuvent retrouver rapidement l’information dont ils ont besoin.

Les agents d’IA ne s’arrêtent pas aux mots-clés : ils comprennent les intentions des utilisateurs. Ils peuvent ainsi leur proposer les ressources les plus pertinentes, quel que soit le format de la ressource : texte, Excel, PowerPoint, PDF, image et même vidéo et audio.

8. Des intégrations avec les suites collaboratives

Comme nous l’avons vu plus tôt, un intranet moderne favorise le travail collaboratif grâce au chat. Cependant, il peut faire beaucoup plus : Teams, Outlook, Google Workspace, Slack, Monday ou encore Trello sont autant d’outils qui peuvent être intégrés à votre plateforme.

De telles intégrations offrent une expérience d’utilisation cohérente qui facilite et fluidifie la collaboration. Et ça ne s’arrête pas là : toute autre solution SaaS peut être intégrée grâce à la puissance des API. Ainsi, vos CRM, vos ERP et vos services web sont accessibles depuis l’intranet, créant ainsi une digital workplace unifiée qui simplifie la gestion de projet.

9. Des notifications ciblées et intelligentes

La communication interne est particulièrement importante lors d’urgences ou de périodes de crise. Aussi, son efficacité repose sur deux aspects : sa pertinence et sa prise en compte rapide.

Avec votre intranet, vous pouvez créer des alertes et des notifications ciblées selon les rôles de vos collaborateurs, leur lieu d’exercice ou selon certaines thématiques. Votre communication atteint ainsi les bonnes personnes au bon moment tout en évitant l’infobésité auprès des audiences qui ne sont pas concernées.

10. Des outils de reconnaissance et de valorisation

L’intranet est aussi un véritable atout dans votre stratégie d’engagement des collaborateurs. Il propose toute une variété de mécanismes de valorisation qui récompensent vos employés pour leurs contributions et renforcent votre culture d’entreprise :

• des points et des classements : vos salariés sont automatiquement valorisés pour leur participation aux efforts d’employee advocacy et de social selling, ainsi qu’aux challenges de vente ou de marque employeur ;

• des points échangeables sur la marketplace de votre entreprise : vos collaborateurs choisissent les prix qui leur font vraiment plaisir ;

• des récompenses alignées sur vos objectifs RSE : avec un intranet comme Sociabble, vous pouvez offrir des arbres à planter dans des projets de reforestation partout dans le monde. La fonctionnalité Sociabble Trees est idéale pour allier performance et développement durable.

• des compliments : vos collaborateurs peuvent facilement remercier l’implication et le travail de leurs collègues en leur envoyant un badge personnalisé, publiquement ou en privé.

11. Un annuaire des collaborateurs interactif

La collaboration interservices améliore l’efficacité de vos collaborateurs ainsi que la qualité de leur travail. Cependant, vos salariés peuvent ignorer qui contacter au sein de l’entreprise pour les assister dans leurs tâches.

Parmi les fonctionnalités d’un intranet, l’annuaire d’entreprise est un atout majeur pour faciliter la collaboration transversale. Interactif et dynamique, il permet de retrouver facilement les collègues en fonction de leur lieu géographique, de leur équipe et de leur rôle.

12. Des fonctionnalités sociales

Les réseaux sociaux ont transformé notre manière de communiquer, même en entreprise. Votre intranet devient un réseau social d’entreprise en proposant des fonctionnalités qui reprennent les codes de ces plateformes :

• le fil d’actualité permet à vos employés d’accéder aux dernières nouvelles de votre organisation dès la page d’accueil ;

• les chaînes segmentent votre communication interne par thèmes afin d’atteindre les audiences d’abonnés ;

• les commentaires et les « likes » permettent à vos salariés de réagir à chaud aux publications de votre entreprise ;

• les catégories (tags) permettent de retrouver facilement tous les contenus sur le même sujet.

En proposant de telles fonctionnalités et une bonne ergonomie, votre intranet social favorise les interactions et l’engagement de vos collaborateurs.

13. Une sécurité et une conformité intégrées

Les outils SaaS (Software as a Service), dont les intranets modernes, sont accessibles depuis tout navigateur internet. Cela signifie qu’ils sont en proie aux cyberattaques. De fait, la sécurité et la conformité sont au cœur des préoccupations des organisations.

Pour assurer la sécurité des données de votre entreprise et de vos collaborateurs, votre intranet doit :

• être hébergé sur une infrastructure solide et résiliente comme Microsoft Azure ;

• être conforme au RGPD et, idéalement, certifié ISO 27001 ;

• proposer l’accès multifacteurs (MFA) : identifiant, mot de passe et code de vérification (ou biométrie) ;

• permettre une gestion des droits accès par les administrateurs de votre plateforme.

14. Un CMS simple à utiliser

Le principe même d’un intranet d’entreprise est de permettre aux organisations, comme aux employés, de créer et de partager des contenus. Publier du texte, de l’image, de l’audio ou de la vidéo ne nécessite plus de compétences techniques grâce à un bon CMS (système de gestion de contenus).

Grâce à son interface de création de contenu, ses modèles prédéfinis et des assistants d’intelligence artificielle, votre intranet vous simplifie la communication :

• vos textes et vos visuels sont générés en quelques clics dans le respect du ton de voix de l’entreprise ;

• vous créez facilement la structure de vos newsletters grâce aux modules par glisser-déposer.

Vos contenus ne manqueront pas d’attirer l’attention pour que les messages soient vus, lus et retenus.

15. Des outils d’analyse et de reporting

Toutes les fonctionnalités que nous avons vues participent à communiquer avec vos collaborateurs, à les connecter à l’entreprise et entre eux, et à les engager. Mais ont-elles eu les résultats escomptés et ont-elles bien soutenu vos stratégies ?

Grâce aux puissants tableaux de bord de votre intranet, vous mesurez facilement l’impact de vos actions et ajustez votre stratégie en temps réel. Vous pouvez, par exemple, analyser le nombre de vues, le taux d’engagement, le nombre de contributeurs ou encore l’évolution de la portée de vos messages via l’employee advocacy.

Bien choisir sa plateforme intranet : comment Sociabble répond aux besoins des entreprises ?

Pour trouver l’intranet idéal, vous devez identifier la solution capable de répondre à l’ensemble des besoins de votre organisation, sans compromis.

Conclusion : des fonctionnalités intranet au service de la réussite de votre entreprise

Un bon intranet crée du lien, favorise la collaboration et valorise chaque collaborateur de votre organisation. Les 15 fonctionnalités que nous avons listées dans ce guide constituent la base incontournable d’un intranet moderne et performant.

Sociabble se démarque par sa plateforme unique qui combine des outils de communication interne, d’engagement collaborateur, de reconnaissance, d’employee advocacy, d’IA et de communication multicanale. Le tout dans un écosystème sécurisé.

Prêt à faire de votre intranet un levier stratégique de performance ? Nous aidons déjà de nombreuses entreprises leaders comme Coca-Cola Europacific Partners, le groupe AXA et le groupe Pierre Fabre à booster leurs performances grâce à notre intranet.

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