Les 15 meilleurs usages d’un intranet pour booster les résultats de votre entreprise

Un intranet, c’est un outil pour mieux communiquer, partager les ressources utiles, connecter les équipes et renforcer l’engagement au quotidien. Il joue ainsi un rôle clé dans la stratégie d’une entreprise. Mais quelles pratiques mettre en place pour réellement tirer parti de votre plateforme interne et obtenir les meilleurs résultats ? Dans cet article, découvrez les 15 meilleures façons d’utiliser un intranet moderne.

Top 6 des usages d’un intranet pour la communication interne

Votre intranet est un puissant hub d’information pour vos collaborateurs. En exploitant son plein potentiel, vous fluidifiez la circulation de l’information. Voici donc les meilleures pratiques et les fonctionnalités pour dynamiser votre communication.

1. Les annonces d’entreprise

L’un des principaux avantages d’un intranet reste la centralisation des communications descendantes. Vous pouvez diffuser tout type d’annonce : message de la direction, mise à jour stratégique, actualité de l’entreprise ou encore alerte urgente.

La page d’accueil de votre intranet vous permet d’afficher tous les derniers contenus et d’épingler les plus importants. L’information est visible dès qu’un collaborateur se connecte. Vous pouvez également publier vos communications dans des chaînes thématiques afin de les cibler auprès de groupes d’intérêts (vie d’entreprise, insights sectoriels, etc.).

Ces pratiques assurent une communication interne cohérente et pertinente pour chacun, limitant ainsi l’infobésité.

2. La centralisation et la gestion des documents

Votre intranet dispose d’une bibliothèque documentaire qui centralise toutes les ressources utiles : processus opérationnels et techniques, procédures de sécurité et de conformité, modèles de présentation commerciale, etc. Vos collaborateurs peuvent ainsi accéder aux documents dont ils ont besoin pour travailler efficacement.

D’autant plus qu’il ne leur faut plus que quelques clics pour retrouver la bonne ressource grâce à la recherche intelligente contextuelle. Les assistants d’IA intégrés comprennent l’intention de l’utilisateur et lui permettent de retrouver la bonne information en quelques clics.

Vous pouvez aussi définir des droits d’accès et d’utilisation en fonction des services et des rôles de chacun. Ainsi, seules les personnes autorisées peuvent accéder aux contenus plus sensibles ou confidentiels.

3. Le réseau social d’entreprise

Les réseaux sociaux ont aussi transformé la manière de communiquer en entreprise. Un intranet moderne favorise l’interactivité, l’échange et la consolidation des liens entre collègues. Il reprend les codes des plateformes sociales (fil d’actualité, chats, groupes thématiques), ce qui rend sa prise en main plus fluide, intuitive et bien sûr, moderne.

Grâce à votre intranet social, vous placez le rapprochement et l’inclusion au cœur de votre culture d’entreprise. Un outil idéal pour renforcer votre marque employeur !

4. La planification éditoriale

L’efficacité de votre stratégie de communication interne réside dans la planification de vos contenus. Vous pouvez tirer parti du calendrier éditorial de votre intranet pour créer et organiser vos contenus. Vous programmez la publication des messages en choisissant la date, l’heure et l’audience ciblée.

Grâce au calendrier éditorial, vous avez une vue d’ensemble des contenus programmés. Vous pouvez ainsi animer vos communautés internes sur un rythme adapté à leurs besoins.

5. Le parcours d’onboarding

Une période d’intégration est toujours nécessaire pour que vos nouveaux talents montent en compétence et s’approprient vos produits, services et processus. Cet accompagnement les aide à devenir rapidement opérationnels, voire autonomes, et favorise leur fidélisation.

C’est à travers votre intranet que vos nouveaux collaborateurs peuvent accéder facilement aux ressources essentielles : livret d’accueil, vidéos explicatives, modules d’e-learning, etc. Votre plateforme vous permet surtout de créer un parcours d’onboarding personnalisé en programmant un déroulé automatique de contenus pertinents. Par exemple :

• jour 1 : présentation de l’entreprise – valeurs, culture, offre commerciale ;

• jour 2 : procédures de sécurité et de conformité, première prise en main des outils du quotidien ;

• jour 3 à 5 : formations sur les produits et services.

6. L’apprentissage continu

Bien entendu, le développement des compétences concerne également vos collaborateurs déjà en poste. Que vous cherchiez à améliorer les pratiques ou à faire progresser vos salariés, vous pouvez proposer des modules de formation continue via votre intranet.

Rendez l’apprentissage plus ludique en diffusant des quiz pour tester la rétention des connaissances. Vous pouvez valoriser les participants avec des badges ou des récompenses diverses :

• des points pour se hisser en tête d’un classement dédié à l’apprentissage ;

• des points échangeables sur une marketplace d’entreprise ;

• des récompenses en lien avec votre stratégie RSE (dons à des associations, arbres à planter).

Top 3 des usages d’un intranet pour l’engagement des collaborateurs

Les entreprises qui investissent dans l’engagement des collaborateurs ont bien compris l’importance de cette stratégie dans leur succès à long terme. Parmi les bénéfices : réduction du turnover, rétention des connaissances, meilleure image employeur ou encore amélioration du bien-être. Voici comment votre intranet peut être utilisé dans ce contexte :

1. La valorisation des contributions

Lorsque la reconnaissance fait partie intégrante de la culture d’entreprise, cela peut conduire à un engagement élevé des collaborateurs. En récompensant vos collaborateurs pour leurs bons résultats, vous renforcez leur bien-être, leur moral et leur motivation.

Un intranet comme Sociabble vous permet de déployer des mécanismes de valorisation variés :

• les badges, les points et les récompenses rendent la valorisation tangible ;

• les classements personnalisables mettent en avant les salariés sur des thèmes qui sont chers à votre culture d’entreprise ;

• les Compliments permettent aux collaborateurs de remercier leurs collègues pour leurs contributions.

2. La collecte de feedback

Le feedback de vos collaborateurs joue un rôle clé dans la stratégie de l’entreprise. En effet, il permet d’améliorer les processus afin d’optimiser l’efficacité de tous. De plus, des salariés qui se sentent écoutés sont généralement engagés plus durablement. Intégrer le feedback à la culture de votre entreprise est donc essentiel.

Votre intranet vous permet de récolter facilement le feedback des employés au travers de plusieurs leviers :

• les « likes » et les commentaires sur les contenus publiés : les réactions à chaud de vos audiences vous permettent d’identifier les axes d’amélioration dans votre communication ;

• les sondages rapides et les votes : ces mini-questionnaires vous permettent de prendre la température des équipes sur divers thèmes. Par exemple, il peut s’agir de modifier certains processus ou d’intégrer de nouveaux outils dans le système d’information de l’entreprise ;

• les enquêtes : les réponses à ces questionnaires plus élaborés vous offrent une idée précise du positionnement de vos collaborateurs sur un sujet spécifique. Vous pouvez par exemple faire une enquête d’engagement, sur les avantages salariés ou encore sur les conditions de travail.

3. L’innovation participative

Vos collaborateurs connaissent le terrain, les clients ou encore les processus mieux que quiconque. Ils se confrontent souvent à des problématiques que la direction ne voit pas nécessairement. L’entreprise peut donc bénéficier de leurs perspectives.

Un intranet comme Sociabble intègre un module d’idéation (une boîte à idées digitale) qui permet aux salariés de proposer leurs idées. Lors de vos campagnes d’innovation participative, vous pouvez laisser le management sélectionner les initiatives gagnantes ou ouvrir le vote à l’ensemble de l’entreprise.

Lorsque les collaborateurs voient leurs idées se concrétiser, vous boostez leur engagement et renforcez leur sentiment d’appartenance.

Top 2 des usages d’un intranet pour la gestion des ressources humaines

Votre service des ressources humaines peut également tirer parti de votre intranet d’entreprise pour accompagner tous les collaborateurs. Voici comment :

1. Le helpdesk RH

Qui dit salariés, dit aussi démarches administratives en tout genre : changement de RIB ou d’adresse, gestion des congés et des arrêts maladie, accès aux fiches de paie, etc. Vos RH n’ont pas le temps de s’ennuyer.

Votre intranet peut embarquer un helpdesk dédié aux ressources humaines pour mieux répondre aux demandes des collaborateurs. La plateforme permet de créer :

• des formulaires de demandes spécifiques à chaque tâche administrative ;

• des espaces d’échange de documents privés et sécurisés pour chaque employé.

Le helpdesk fluidifie le traitement des demandes et la gestion administrative. Vos RH deviennent plus efficaces pour la plus grande satisfaction de vos collaborateurs. C’était notamment l’objectif de SERIS Security lorsque l’entreprise s’est équipée de la plateforme Sociabble. Découvrez l’étude de cas complète : Seris Security : la digitalisation au service des agents de terrain.

2. Le recrutement et la mobilité interne

L’entreprise a besoin d’étoffer ses équipes afin d’atteindre des objectifs toujours plus importants. Or, la recherche de nouveaux talents prend du temps, ce qui coûte cher à l’organisation.

Votre intranet peut aussi vous aider à travailler la marque employeur grâce à des fonctionnalités d’employee advocacy. Vos équipes RH peuvent publier les offres d’emploi sur la plateforme, ce qui permet aux collaborateurs de :

• partager les annonces sur leurs réseaux sociaux : un programme de cooptation les incitera à proposer des profils adaptés aux besoins du poste ;

• postuler eux-mêmes grâce à votre politique de mobilité interne : les opportunités de carrière et les perspectives d’évolution restent des facteurs de fidélisation et d’engagement des collaborateurs.

Grâce à votre intranet, vous réduisez les coûts et les délais de recrutement.

Top 4 des utilisations d’un intranet pour l’efficacité au travail

Certaines fonctionnalités d’un intranet en font un véritable vivier de ressources qui favorise la collaboration, la productivité et la sécurité des salariés. Voici comment :

1. L’annuaire et la messagerie instantanée

Vos collaborateurs s’appuient régulièrement sur l’expertise de leurs collègues pour faire progresser leurs projets. Leur efficacité repose donc en grande partie sur la qualité de la collaboration et la réactivité dans les échanges.

Grâce à votre intranet, ils peuvent retrouver rapidement la bonne personne au travers de l’annuaire d’entreprise intégré et lancer une conversation en temps réel avec le chat. Ces fonctionnalités sont particulièrement utiles pour fluidifier les échanges entre services ainsi que pour la collaboration à distance.

2. La centralisation des outils du quotidien

Bien entendu, vos collaborateurs utilisent une multitude d’outils informatiques pour accomplir leurs missions. Or, la dispersion des logiciels implique des allers-retours d’une solution à l’autre, ce qui augmente le risque d’erreur ainsi qu’une perte de temps.

Votre intranet propose des intégrations afin de centraliser et d’interconnecter les outils au sein d’une plateforme unique. Il peut s’agir d’outils métier, de CRM, de réseaux sociaux ou de la suite Microsoft 365. Vos salariés peuvent activer et désactiver les logiciels en fonction de leurs besoins, ce qui leur offre une digital workplace personnalisée et cohérente avec leur rôle.

3. Les services d’assistance technique

Le service RH n’est pas le seul à pouvoir proposer un helpdesk aux collaborateurs. Les services techniques, comme l’équipe IT, peuvent également répondre aux problèmes que rencontrent les salariés.

Le centre d’aide intégré à votre intranet permet aux employés :

• d’ouvrir des tickets d’assistance technique ;

• de suivre l’avancement de leurs demandes ;

• de consulter des FAQ pour leur permettre de régler les incidents mineurs.

Le helpdesk permet ainsi aux services techniques de prioriser les demandes afin de les rendre plus efficaces et d’assurer la satisfaction de leurs collègues.

4. La santé et la sécurité au travail

Le bien-être et la sécurité des salariés sont des priorités pour votre entreprise afin d’assurer l’engagement, l’intégrité physique et psychologique, ainsi que la continuité des opérations. L’intranet peut proposer plusieurs fonctionnalités clés pour limiter les accidents et prévenir les maladies professionnelles :

• le Media Drive pour rendre les documents accessibles : procédures, bonnes pratiques, règlement intérieur, etc. ;

• les formulaires pour déclarer des incidents ou des accidents ;

• la messagerie instantanée pour alerter rapidement les personnes concernées et la hiérarchie ;

• la vidéo pour former sur la prévention des risques ;

• les options « Must Read » et « Must Watch » afin de garantir la prise en compte des contenus critiques.

Grâce à votre intranet d’entreprise, vous êtes en mesure de déployer efficacement votre stratégie de QVCT. Des salariés en bonne santé et dont les conditions de travail sont optimales tendent à être plus productifs. Par conséquent, votre entreprise atteint plus rapidement ses objectifs.

Conclusion

L’intranet est un réseau informatique indispensable pour les entreprises qui veulent améliorer la communication, la collaboration et la gestion des services aux salariés. Ses nombreuses fonctionnalités permettent de répondre aux besoins de chaque collaborateur, le plaçant ainsi comme levier de performance et d’engagement. Sa mise en place au sein du système d’information de votre entreprise est donc indispensable.

Sociabble présente tous les avantages d’un intranet moderne en donnant vie à votre stratégie d’engagement des collaborateurs. La plateforme aligne vos employés sur les objectifs business grâce à des outils puissants et simples d’utilisation :

• communication multicanale ;

• messagerie instantanée ;

• gestion documentaire intelligente ;

• enquêtes et mécanismes de feedback ;

• valorisation et récompenses ;

• helpdesks ;

• et tant d’autres !

De nombreuses entreprises leaders comme Coca-Cola Europacific Partners, AXA et le Groupe Pierre Fabre nous font déjà confiance pour booster leurs résultats. Pourquoi pas vous ?

Demandez votre démo gratuite dès maintenant et laissez-vous guider par nos experts. Ils seront ravis de répondre à toutes vos questions et de vous accompagner dans votre projet. À très vite !