10 bonnes pratiques intranet pour renforcer l’engagement et la productivité

L’intranet est devenu au fil du temps un pilier de la communication interne et de l’engagement des collaborateurs. Au point qu’il joue aujourd’hui un rôle clé dans la productivité des salariés : centralisation de l’information, fluidification des échanges et accès aux outils quotidiens. C’est donc la solution idéale pour les entreprises qui veulent maintenir un avantage compétitif.

Un intranet d’entreprise est donc une solution flexible capable de s’adapter aux attentes de l’entreprise comme aux besoins des employés. Dans cet article, nous partageons 10 conseils pour le structurer et en faire un véritable levier de performance.

Top 10 des bonnes pratiques intranet

L’intranet est un outil indispensable pour les entreprises. Communication, collaboration, engagement : tout s’y trouve pour garantir l’efficacité individuelle et collective. Voici nos 10 conseils pour le dimensionner à vos besoins et à vos objectifs.

1. Définissez une stratégie claire et des objectifs mesurables

Le déploiement d’un intranet dans le système d’information de l’entreprise doit avoir une utilité limpide. Pourquoi souhaitez-vous équiper votre organisation d’un intranet ? Cherchez-vous à transmettre vos communications plus efficacement ? À améliorer la collaboration inter-service ? À renforcer l’engagement de vos collaborateurs ? Tout à la fois ?

Si vous envisagez un intranet, c’est que vous avez déjà identifié des axes d’amélioration. Traduisez ces objectifs en KPI clairs, mesurables et alignés avec les enjeux business de votre entreprise. Il peut s’agir du taux d’adoption de la plateforme, de la durée des sessions, du taux d’engagement sur les contenus, et de tout autre indicateur pertinent pour le projet.

2. Impliquez vos collaborateurs dans la construction de l’outil

Un intranet d’entreprise est vraiment efficace quand il répond aux besoins des utilisateurs. Proposer les fonctionnalités et les outils du quotidien est d’une importance capitale afin de garantir l’utilisation et la rentabilité de la plateforme. Entre le nombre important de besoins individuels et l’obsolescence de certains outils, il peut être difficile d’y voir clair.

Avant le lancement du projet, menez des enquêtes internes ou organisez des ateliers par service afin d’identifier les besoins fonctionnels et concevoir un intranet utile à tout le monde. Impliquer vos collaborateurs renforce leur engagement, facilite la conduite du changement et vous simplifie la prise de décision.

3. Soignez la page d’accueil

La page d’accueil est la première impression que vos collaborateurs vont avoir de l’intranet de votre entreprise. Elle doit être accueillante, intuitive et offrir une UX de qualité.

Cela signifie qu’elle doit être reconnaissable en reprenant l’identité graphique de votre entreprise, tout en offrant la possibilité de personnaliser l’affichage selon les préférences de chacun. Oui, l’intranet est la plateforme de votre entreprise, mais elle est tout autant celle de vos collaborateurs : ils doivent pouvoir la personnaliser à leurs besoins et usages.

La page d’accueil doit être pensée comme le point d’entrée principal de la communication interne. Assurez-vous de mettre en avant les actualités chaudes que vos salariés doivent consulter, comme des contenus RH.

Enfin, le design général de la page d’accueil de votre intranet doit permettre aux utilisateurs d’accéder rapidement à leurs outils de travail. Cela peut se traduire par un menu latéral répertoriant les différentes sections fonctionnelles disponibles.

4. Centralisez vos communications

Votre intranet est un véritable hub de communication qui peut centraliser tous les canaux de communication de l’entreprise. Flux d’actualités, newsletters, alertes et notifications mobiles, Microsoft 365 (Teams, Outlook) ou encore Slack. Vos outils de communication, qu’ils soient natifs ou intégrés, assurent ainsi un accès fluide et constant aux informations.

De plus, un intranet moderne accueille tous les formats de contenu : texte, JPEG, PNG, PDF, PowerPoint, vidéo et audio. Vous pouvez ainsi varier vos communications afin de les adapter aux besoins et aux préférences de chacun.

5. Intégrez les outils métiers du quotidien

L’intranet est plus que jamais une plateforme qui place l’efficacité au cœur de l’expérience utilisateur. Il devient une Digital Workplace à part entière grâce à ses nombreuses intégrations via API. Vous pouvez, par exemple, connecter votre intranet aux systèmes d’information des ressources humaines, aux calendriers des collaborateurs, aux bases documentaires, aux CRM ou aux réseaux sociaux.

En unifiant ainsi les différentes applications au sein d’un même outil, vous boostez l’efficacité de vos équipes. Ils n’ont plus besoin de changer d’interface et la recherche est facilitée, ce qui leur fait ganger du temps.

6. Adoptez les fonctionnalités d’intelligence artificielle

L’IA a été massivement adoptée par les entreprises. D’abord perçue comme une menace dans certains métiers, elle est désormais reconnue comme un véritable facilitateur dont il est désormais difficile de se passer. Cet assistant virtuel trouve naturellement sa place dans votre intranet :

• création, traduction et modération des contenus ;

• génération d’image ;

• sous-titrage et full dubbing* des contenus audiovisuels (doublage multilingue avec clonage vocal et resynchronisation labiale) ;

• recherche contextuelle intelligente et suggestions automatiques.

Retrouver et comprendre l’information n’a jamais été aussi simple !

7. Pensez aux collaborateurs hybrides et nomades

Tous les travailleurs n’ont pas les mêmes modalités de travail : ils exercent dans des bureaux ou des succursales, en télétravail ou sur sur le terrain. Par conséquent, ils ne bénéficient pas des mêmes accès à l’information. Certains disposent d’un ordinateur et d’une adresse e-mail professionnelle, d’autres non.

Pour répondre aux exigences des différents lieux de travail, votre intranet doit être conçu pour un usage mobile optimal. Ainsi, les collaborateurs sur le terrain ou travaillant en horaires décalés pourront accéder facilement à la plateforme et aux communications de votre entreprise via leurs appareils connectés personnels.

8. Encouragez les interactions et la participation

L’intranet moderne n’est plus simplement une bibliothèque documentaire permettant le partage de fichiers. Il dispose de fonctionnalités inspirées des réseaux sociaux pour favoriser l’engagement et les interactions. Ainsi, vous donnez la parole à vos employés et les impliquez dans la vie de l’entreprise, renforçant leur sentiment d’appartenance. Vous pouvez notamment vous appuyer sur des fonctionnalités telles que :

• les commentaires, les likes, les sondages, les boites à idées, les votes, les UGC : vous récoltez du feedback précieux pour améliorer la communication interne et les processus de votre entreprise, tout en encourageant le partage de connaissances et l’innovation ;

• les chatrooms, les discussions instantanées : les collaborateurs échangent entre pairs pour éviter tout blocage sur les projets, partager leurs bonnes pratiques et créer du lien social entre collègues ;

• les challenges, les badges, les classements, les récompenses : vous instaurez un esprit de compétition amicale pour maintenir l’engagement des employés, stimuler leur motivation et valoriser leurs contributions.

9. Personnalisez l’expérience intranet

Nous parlions plus tôt de la personnalisation de l’intranet. Or, cet outil propose bien plus qu’une adaptation de son interface aux préférences des salariés. Il offre une expérience utilisateur qui répond aux besoins de communication de chacun grâce à des fonctionnalités telles que :

• les audiences et les newsletters dynamiques : vous ciblez vos contenus selon le poste, le site et les centres d’intérêt de vos collaborateurs ;

• la traduction automatique générée par IA : vos collaborateurs reçoivent vos communications dans leur langue afin de garantir la compréhension des messages ;

• les abonnements aux chaînes thématiques : vos collaborateurs construisent leur propre expérience de communication et reçoivent les contenus qui les intéressent vraiment.

Ces fonctionnalités clés d’un intranet évitent la surinformation (infobésité) en ne diffusant que les contenus réellement pertinents auprès des salariés.

10. Partagez la responsabilité du contenu

Un intranet efficace est un intranet vivant. Votre plan de communication déterminera le succès de votre plateforme. Dans ce contexte, les bonnes pratiques sont :

• la mise en place d’un planning éditorial ;

• l’identification des contributeurs officiels pour la création des contenus ;

• la participation des employés à la création de contenu (UGC) ;

• l’archivage automatique des contenus obsolètes.

• l’agrégation de contenus provenant de sources tiers, comme des articles de blog.

L’ensemble de ces pratiques assure le dynamisme de votre communication interne. Votre intranet vous aide à briser le cycle de la communication exclusivement descendante et favorise la participation et l’engagement de tous vos collaborateurs.

Intranet : bonnes pratiques et meilleur outil

Un intranet moderne transcende la communication interne traditionnelle pour devenir un véritable moteur d’engagement, de cohésion et d’efficacité collective. La mise en œuvre des meilleures pratiques listées dans ce guide vous aidera à bâtir un intranet adapté à vos besoins ainsi qu’à ceux de vos collaborateurs.

Grâce à son intranet, Sociabble se positionne comme un acteur incontournable dans la transformation de la communication interne. Conçue pour répondre aux enjeux des grandes entreprises, la plateforme offre :

• une expérience utilisateur personnalisée : respect de votre environnement graphique, sur le web comme sur mobile ;

• un hub de communication multicanale et connecté à vos outils métiers pour fluidifier la circulation de l’information ;

• une intelligence artificielle sécurisée pour créer, traduire et modérer vos contenus ;

• des fonctionnalités d’engagement puissantes : commentaires, UGC, sondages, chat, challenges, badges, récompenses ;

• une gestion fine des audiences et des contenus pour des messages ciblés et multilingues.

Nous accompagnons déjà de nombreuses entreprises leaders comme Coca-Cola Europacific Partners, le Groupe L’OCCITANE et AXA pour améliorer leur communication et l’engagement des collaborateurs. Pourquoi pas vous ?

Réservez votre démo gratuite dès maintenant et transformez votre intranet en levier d’engagement et de performance. Nos experts se feront un plaisir de répondre à toutes vos questions et à vous accompagner dans votre projet. À très vite !