Charte d’utilisation des médias sociaux : comment booster votre programme d’employee advocacy ?

L’employee advocacy est une façon efficace d’amplifier la portée des communications de l’entreprise. Si cette méthodologie s’appuie aujourd’hui sur l’utilisation des médias sociaux des collaborateurs, ces derniers ne peuvent s’improviser ambassadeurs. Pour garantir l’efficacité optimale de cette stratégie, il convient de partager les bonnes pratiques, les codes et les réflexes que vos ambassadeurs doivent adopter. Ils peuvent ainsi s’exprimer au nom de l’entreprise, même sans être des professionnels des réseaux sociaux. C’est pourquoi il est essentiel que les entreprises établissent une charte d’utilisation des médias sociaux.

Dans cet article, nous explorons l’aspect essentiel d’avoir des lignes directrices claires pour l’employee advocacy et comment Sociabble accompagne votre entreprise dans leur mise en œuvre.

Qu’est-ce qu’une charte d’utilisation des médias sociaux ?

Une charte d’utilisation des médias sociaux est un document qui recense les règles de bonne conduite sur les réseaux sociaux lorsque les collaborateurs acceptent de représenter leur entreprise. Comme les choses vont très vite sur la toile, une telle charte est particulièrement importante pour trois raisons majeures :

• elle permet à l’entreprise d’assurer la diffusion d’une image positive
• elle rassure le collaborateur en lui donnant les codes et les réflexes à adopter
• elle préserve les salariés d’un éventuel bad buzz accidentel qui pourrait avoir des conséquences le business et la suite de la collaboration

Bien entendu, il ne s’agit pas de contrôler les collaborateurs de façon stricte et d’entraver leur créativité. Il s’agit de leur donner les outils nécessaires pour que l’entreprise soit présentée de manière cohérente dans des comptes personnels des employés. Ainsi, la charte va leur permettre de s’exprimer au nom de l’entreprise tout en respectant son image. 

L’importance de la rédaction d’une charte d’utilisation des médias sociaux

LinkedIn, Facebook, Instagram, X (Twitter), etc. : les réseaux sociaux sont omniprésents dans notre quotidien. Qu’ils soient récréatifs ou professionnels, ils impliquent de nombreuses règles déontologiques non dites et non écrites – sauf dans les CGU, mais rares sont les personnes qui les lisent. Aussi, nous faisons généralement appel à notre bon sens pour en avoir une utilisation réfléchie.

En entreprise, c’est une autre paire de manches, puisqu’il en va de sa réputation. La charte d’utilisation des réseaux sociaux officielle, celle écrite par le service communication et diffusée à l’ensemble des collaborateurs ambassadeurs, permet d’éviter tout dérapage qui pourrait avoir de lourdes conséquences. Cette charte vient appuyer trois axes dans la communication d’une entreprise :

1. Son identité et son expertise : la charte permet d’unifier les voix et de renforcer l’image de la marque, tout en permettant aux collaborateurs de partager leur expertise.
2. L’éthique des collaborateurs : une charte prévient des discours et propos inappropriés qui ne reflètent pas les valeurs de l’entreprise.
3. La marque employeur : en diffusant l’image de marque sur l’ensemble des réseaux sociaux, vous donnez aux ressources humaines un atout de taille pour attirer les talents.

Bien concevoir sa charte d’utilisation des médias sociaux, c’est aussi prévoir toutes les éventualités pour protéger les collaborateurs et l’entreprise. Les différentes recommandations ont aussi pour objectifs de prévenir des situations compliquées, comme un bad buzz, et d’indiquer aux collaborateurs comment (ré)agir si elles n’ont pas pu être évitées. Ces éléments sont utiles à tous, mais plus particulièrement à ceux qui ne sont pas des hyperactifs sur les réseaux sociaux mais qui souhaitent tout de même participer aux efforts de communication de l’entreprise.

Que doit contenir une charte d’utilisation des médias sociaux pour l’employee advocacy ?

Pour permettre à vos ambassadeurs d’avoir un impact maximal lorsqu’ils parlent au nom de leur entreprise sur leurs réseaux sociaux, la charte d’utilisation doit leur fournir toutes les informations utiles au respect de l’identité de l’organisation. Voici les éléments indispensables.

Le contexte des réseaux sociaux

Tous vos collaborateurs ne sont pas experts des réseaux sociaux. La plupart les utilisent de façon récréative, mais aussi de façon professionnelle pour élargir leur propre réseau. Avant de rentrer dans les détails des médias sociaux utilisés par l’entreprise, il convient de donner à vos ambassadeurs davantage de contexte. Cela peut se traduire par :

• des chiffres clés sur les usages des réseaux sociaux
• leur importance dans la stratégie de communication de l’entreprise (visibilité, e-réputation, etc.)
• ce qu’il est attendu des ambassadeurs de la marque de façon générale
• les outils à leur disposition pour endosser ce rôle le plus efficacement possible

La présentation des médias sociaux utilisés par l’entreprise

Si vos ambassadeurs ont leurs réseaux sociaux favoris, ils peuvent ignorer ceux sur lesquels l’entreprise s’exprime et comment elle le fait. Votre charte doit donc détailler cela. Cette partie peut contenir :

• la description générale des réseaux sociaux : nombre d’utilisateurs totaux (donc votre portée potentielle), le nombre de followers déjà acquis, la cible visée par la communication sur cette plateforme spécifique, et l’usage fait de ce réseau social en particulier.
• les bonnes pratiques sur les différents réseaux : quelle longueur du texte, s’il convient d’utiliser un visuel ou non, quel type de média privilégier, quels formats, à quelle fréquence publier, à quelle occasion, les hashtags (#) à utiliser, quelles tendances à suivre, etc.
• l’interconnexion entre les réseaux sociaux : toute communication aura nécessairement plus de portée si elle est partagée sur plusieurs médias sociaux. Par exemple, une vidéo publiée sur YouTube aura plus de visibilité si elle est également partagée sur Facebook, Instagram et LinkedIn.
• des exemples : pour rendre la chose plus concrète, présentez également des captures d’écran de publications existantes.

La déontologie sur les réseaux sociaux

Afin d’assurer le respect de l’image de la marque, il est essentiel de rappeler les règles de bonne conduite sur les réseaux sociaux. Si vos collaborateurs sont libres de s’exprimer comme ils l’entendent sur leurs réseaux personnels, ils doivent néanmoins s’assurer qu’ils ne créent pas du tort à la marque lorsqu’ils parlent en son nom. Il peut être utile de rappeler :

• les valeurs de l’entreprise
• les responsabilités qui incombent aux collaborateurs en tant qu’ambassadeurs
• les règles strictes lors d’un partage

Ces éléments peuvent être en lien avec la transparence et la clarté, le respect de la confidentialité, ou encore l’usage inaltéré des médias visuels.

Le glossaire

Il existe un vocabulaire très spécifique en matière de réseaux sociaux, et vos ambassadeurs ne le maîtrisent peut-être pas. Il serait donc bénéfique d’en donner la définition afin de garantir la parfaite compréhension de la charte d’utilisation.

Quel outil pour vous simplifier l’usage des réseaux sociaux et l’employee advocacy ?

Malgré leur bonne volonté, vos ambassadeurs ont un planning peut-être un peu trop chargé et vous souhaitez les aider. Sociabble est la plateforme qui simplifie votre stratégie d’employee advocacy. Grâce à ses nombreuses fonctionnalités, elle vous facilite sa mise en place dans le respect de votre charte.

Sociabble aide à créer le contenu

• Création de contenu : Sociabble vous permet de créer du contenu dans le respect de l’image de la marque. Textes, photos, vidéos : créer, personnaliser et partager des messages authentiques en quelques clics depuis la plateforme de communication interne.
• Media Drive pour proposer du contenu pré-approuvé : votre contenu peut rester pertinent pendant longtemps. Sociabble propose un Media Drive qui vous permet de stocker vos photos, vidéos, GIFS et documents. Vos ambassadeurs peuvent les retrouver facilement grâce à une classification thématique et une barre de recherche intelligente.
• Ask AI pour la génération de contenu : Ask AI de Sociabble vous assiste dans la création de vos textes et le choix d’images libres de droits d’auteur. Grâce à des prompts contextuels, l’outil génère des contenus personnalisés qui respectent la charte éditoriale de l’entreprise.
• Ask AI pour la modération des UGC : Ask AI vous permet également de modérer automatiquement les créations originales de vos ambassadeurs. Vous garantissez ainsi la qualité des contenus et préservez l’image de la marque.

Sociabble aide à la diffusion du contenu

• Les chaînes et le ciblage : la plateforme permet la création de chaînes thématiques à destination de vos différentes audiences internes. Vous pouvez ainsi diffuser les communications partageables sur les réseaux sociaux aux groupes les plus pertinents.
• La programmation automatique : vos ambassadeurs peuvent publier sans attendre, programmer le partage sur leurs réseaux sociaux au jour et à l’heure de leur choix, ou bénéficier des programmations prédéfinies sur les prochains créneaux optimaux disponibles.
• La traduction automatique : Sociabble permet de traduire instantanément les publications dans plus de 60 langues. Quel que soit leur lieu d’exercice dans le monde, vos collaborateurs peuvent participer au programme d’employee advocacy de votre entreprise.

Sociabble aide à engager les ambassadeurs

• Sociabble Enterprise Video donne accès aux formations : proposez des contenus de formation vidéos qui permettent d’apprendre les techniques et bonnes pratiques de l’employee advocacy. Les vidéos sont consultables à tout moment afin d’adapter l’apprentissage aux disponibilités de vos collaborateurs.
• La gamification pour engager vos ambassadeurs : encouragez la compétition amicale en créant des challenges internes pour assurer la participation active de vos ambassadeurs. Récompensez-les en leur attribuant des points, des badges, et même des arbres à planter pour les remercier de leur engagement au travers de notre fonctionnalité RSE Sociabble Trees.

Sociabble aide à affiner la stratégie d’employee advocacy

• Les statistiques et les analyses : pour mesurer l’efficacité de votre programme d’employee advocacy, Sociabble intègre un tableau de bord personnalisable. Suivez vos indicateurs de performance et évaluez l’efficacité de votre stratégie d’employee advocacy.

Ce qu’il faut retenir

Une charte des réseaux sociaux est fondamentale pour une stratégie d’employee advocacy qui porte ses fruits. Elle définit les règles du jeu afin de diffuser une image positive de l’entreprise tout en protégeant les collaborateurs. La définir et la diffuser au sein de l’organisation bénéficie donc à tous. Avec Sociabble, les entreprises ont toutes les clés pour garantir la réussite de votre stratégie d’employee advocacy. De la formation des ambassadeurs à la diffusion des communications de l’entreprise, vos collaborateurs deviennent de véritables leviers de visibilité.

Nous avons déjà aidé des leaders de marchés tels que Renault Group, Edenred et Accor à déployer des programmes d’employee advocacy. Envie d’en savoir plus sur cette stratégie ? Nos équipes vous conseillent et vous accompagnent pour garantir le succès de votre programme d’employee advocacy. Nous serions ravis d’échanger sur vos besoins et de vous proposer une démo gratuite. Contactez-nous !