Comment réaliser un audit de communication interne ?

L’environnement de travail change en permanence, que ce soit par les modalités (présentiel, hybride, télétravail total) ou par les usages digitaux des nouvelles générations. Aussi, votre communication interne doit suivre ces évolutions et les tendances pour rester pertinente et engageante. De fait, réaliser un audit de votre stratégie permet de comprendre ce qui fonctionne et ce qu’il faut changer pour mieux connecter vos collaborateurs à l’entreprise. Dans cet article, nous vous guidons pas à pas pour le réaliser efficacement.

Qu’est-ce qu’un audit de la communication interne ?

Un audit de communication interne est l’analyse des moyens et de la manière dont l’information circule dans votre entreprise. Ce processus examine les outils, les canaux, les contenus, la fréquence, le ton de votre communication, ainsi que la manière dont vos collaborateurs perçoivent tous ces éléments. C’est à la fois un inventaire exhaustif et une analyse des éléments de votre stratégie. L’audit de communication permet d’identifier les dysfonctionnements et de tracer une feuille de route pour améliorer vos actions.

Pourquoi réaliser un audit de votre communication ?

L’audit de communication vous permet d’évaluer l’alignement de votre stratégie sur la culture de l’entreprise et si elle répond simultanément aux besoins de vos collaborateurs. Il recense également les outils que vous utilisez pour communiquer et leur adéquation aux usages de vos collaborateurs, qu’ils soient dans les bureaux ou sur le terrain.

En réalisant un audit, vous vous assurez que vos actions aident bel et bien vos collaborateurs à rester informés, engagés et motivés. Dans le cas contraire, il vous donne les informations nécessaires pour apporter des améliorations à votre stratégie.

Les audits sont particulièrement essentiels lors de grandes transformations au sein de l’entreprise. Ces changements peuvent prendre différentes formes. En voici deux exemples :

• l’arrivée d’une nouvelle direction : cela permet de montrer la valeur ajoutée de vos outils et canaux de communication interne ;

• la mise en place de nouveaux outils : cela permet d’assurer qu’il n’y a pas de doublons fonctionnels inutiles.

Comment réaliser un audit de votre communication interne ?

Réaliser un audit n’est pas une chose si complexe. Nous vous proposons ici un plan structuré en sept étapes clés.

1. Définissez les objectifs et le périmètre de l’audit

Que cherchez-vous à comprendre ou à mettre en lumière à travers cet audit ? Souhaitez-vous analyser l’intégralité de votre stratégie ? Seulement évaluer votre plateforme de communication ? Identifier les audiences les moins engagées ?

Quel sera le périmètre de votre audit ? Allez-vous analyser l’ensemble de l’organisation ou seulement certains services ? L’audit concerne-t-il une zone géographique en particulier ?

Des objectifs et un périmètre clairs garantissent des données ciblées et précises. Ces dernières n’en seront que plus pertinentes dans leur exploitation.

2. Identifiez vos canaux de communication

Dressez la liste de tous vos points de contact avec vos collaborateurs : e-mails et newsletters, intranet, Microsoft Teams, affichage digital, application mobile, plateforme dédiée. Essayez également d’obtenir les canaux non-officiels (WhatsApp, par exemple) afin de pouvoir proposer une alternative par la suite.

Pour évaluer si les outils en usage répondent efficacement aux besoins de vos collaborateurs, cartographiez qui utilise quels canaux et dans quel but. Servent-ils à la communication descendante, à la communication ascendante ou exclusivement à la collaboration entre collègues ?

3. Récoltez le feedback des utilisateurs

Le feedback de vos collaborateurs est essentiel pour comprendre leurs usages, et ainsi diriger votre audit. Vous pouvez vous appuyer sur des enquêtes internes anonymes pour encourager la sincérité des réponses ou sur des groupes de discussion.

Avec une plateforme de communication interne comme Sociabble, vous créez et diffusez facilement vos enquêtes auprès du public ciblé. Les réponses sont automatiquement rassemblées dans un tableau de bord dédié afin d’en faciliter l’analyse.

4. Analysez vos indicateurs de performance (KPI)

De nombreux indicateurs vous permettent d’analyser la performance de votre communication interne. Taux d’ouverture des newsletters, taux de clic sur les liens, les canaux les plus utilisés, etc. Cependant, l’analyse de ces données devient réellement passionnante lorsque vous les croisées avec d’autres. Y a-t-il des tendances selon les lieux, les services ou les fonctions ? Ce type de filtres et de segmentations permettent de transformer vos KPI en véritables insights.

5. Analysez les bonnes pratiques d’ailleurs

Pour mieux comprendre vos performances et mieux évaluer votre stratégie, il est essentiel d’avoir des points de comparaison. Appuyez-vous sur des études statistiques et des cas d’études : ils devraient vous donner un ordre d’idée de votre positionnement et des objectifs que vous pourrez vous fixer à l’issue de votre audit. Cela pourrait être de communiquer plus régulièrement, avec des formats adaptés aux usages mobiles tout en ciblant plus finement vos audiences.

6. Identifier les lacunes et les opportunités

Vos analyses et votre benchmark vont nécessairement mettre en lumière vos points faibles. Ne le prenez pas comme un échec mais comme une opportunité d’améliorer vos actions. Que manque-t-il pour assurer un meilleur impact ? Qu’avez-vous les moyens (techniques et/ou financiers) de faire ? Pouvez-vous vous appuyer sur l’intelligence artificielle ou la diffusion multicanale pour améliorer l’expérience utilisateur ? Certaines solutions, simples à mettre en place et peu coûteuses, peuvent pourtant générer d’excellents résultats.

7. Créer un plan d’actions pour améliorer vos résultats

Grâce à tout ce qui précède, vous pouvez maintenant vous lancer dans votre plan d’amélioration. Il s’agit ici de définir les actions à mener, les échéances, les parties prenantes et vos indicateurs. Parmi tous les axes d’amélioration que vous avez identifiés, commencez avec ceux qui auront rapidement un plus gros impact. Cela permettra non seulement d’éviter la surcharge mentale de tout faire en même temps, mais aussi de créer et de maintenir une dynamique motivante.

À quelle fréquence réaliser un audit de la communication de votre entreprise ?

L’audit de communication interne, lorsqu’il n’est pas initial, est un exercice de tous les instants. Il ne s’agit pas de réaliser un audit complet chaque jour, mais d’en parceller l’analyse pour en tirer régulièrement des apprentissages et ajuster votre stratégie en continu.

Par exemple, vous pouvez analyser vos contenus et leurs indicateurs clés dédiés dans vos rapports mensuels. Ensuite, vous pouvez auditer vos outils chaque année lors de l’élaboration de votre nouvelle stratégie afin de proposer les solutions techniques aux lacunes identifiées et de les prévoir au budget communication.

La régularité des audits est clé afin de garantir la pertinence, l’efficacité et l’adéquation de votre communication aux enjeux de l’entreprise et des collaborateurs. Cela est d’autant plus crucial que les enjeux sont en mutation permanente du fait des nouvelles technologies et des modalités de travail variées.

L’erreur à éviter lors de votre audit de communication

Si vous vous lancez dans un audit de votre communication interne et que vous ne suivez pas, à minima, les 7 étapes que nous venons de voir, vous risquez de rencontrer des obstacles. Cependant, il existe une erreur assez fréquente qui provoque une lacune dans votre audit : oublier les données qualitatives.

Oui, les données quantitatives sont utiles, mais elles ne racontent l’histoire que de façon partielle. Les retours des utilisateurs sur la qualité apportent des nuances essentielles que la data ne vous permet pas de percevoir. Il peut tout aussi bien s’agir de la qualité de l’expérience utilisateur que procurent les outils déployés (ergonomie, rapidité, simplicité), comme de la qualité et de la valeur ajoutée perçues de vos communications.

C’est pour cela qu’il est essentiel, lors de votre audit et de façon régulière, de faire circuler des enquêtes de qualité auprès de vos collaborateurs. Vous pourrez ainsi évaluer leur satisfaction vis-à-vis de votre stratégie et apporter les changements nécessaires.

Et après l’audit ?

Après avoir analysé les données et le feedback, vous tirez des conclusions et des enseignements. Ces derniers vous donnent des pistes pour améliorer votre communication interne. Les 3 étapes ci-dessous vous permettront de finaliser votre audit et de vous lancer dans la suite des opérations.

1. Communiquez les résultats aux parties prenantes

Partagez les résultats de votre audit de communication interne avec la direction et les départements clés. Mettez l’accent sur les enseignements tirés en vous appuyant sur les données, et présentez un plan d’actions qui soit cohérent. Enfin, proposez le budget détaillé qui vous permettrait d’atteindre les objectifs que vous visez. En présentant les choses de façon méthodique, vous favorisez l’adhésion de la direction à votre projet.

2. Déployez les évolutions de la stratégie de communication interne

Mettez les enseignements de votre audit en application en faisant évoluer votre stratégie de communication interne. Prenez en compte le feedback des collaborateurs pour repenser vos canaux de communication et introduire de nouvelles initiatives. Présentez les innovations aux collaborateurs et expliquez l’utilité de leurs retours dans vos travaux.

3. Améliorez en continu

Nous l’avons dit plus tôt : la régularité des audits est clé dans l’efficacité de votre communication interne. Tout au long de l’année, planifiez des analyses spécifiques aux aspects prioritaires de votre stratégie et apportez des améliorations là où elles sont nécessaires. Ces mini-audits spécifiques sont essentiels pour assurer l’atteinte et le dépassement de vos objectifs et ceux de votre entreprise.

Comment Sociabble peut vous aider ?

Chez Sociabble, nous savons qu’il y a un lien étroit entre communication, engagement des collaborateurs et résultats commerciaux. Nous savons aussi que le choix de vos outils joue un rôle essentiel dans l’efficacité de votre stratégie de communication interne. D’où la nécessité de réaliser un audit de communication interne pour vous assurer que vous détenez les solutions adéquates.

Avec Sociabble, vous avez tous les atouts en main pour réaliser votre audit de communication interne et apporter les améliorations nécessaires à votre plan :

• créez vos enquêtes internes pour récolter le feedback de vos collaborateurs ;

• concevez vos tableaux de bords personnalisés pour suivre les performances de vos communications ;

• bénéficiez d’une plateforme multicanale (web, mobile, newsletters, intégration à Microsoft 365, intranet, chats collaboratifs, et bien d’autres) pour atteindre vos collaborateurs où qu’ils soient ;

• appuyez-vous sur l’intelligence artificielle (Ask AI par Sociabble) pour générer, traduire et modérer vos contenus, et analyser vos résultats en toute conformité avec le RGPD ;

• maximisez l’engagement de vos collaborateurs grâce à des mécanismes comme les challenges, la gamification, la valorisation et les récompenses, la lecture obligatoire des contenus importants, etc.

Et, surtout, vous bénéficiez des conseils d’une équipe support experte pour vous aider à optimiser vos résultats. Que vous vous lanciez tout juste dans la belle aventure de la communication interne ou que vous cherchiez à perfectionner votre stratégie existante, nous sommes là pour vous aider à réussir.

Conclusion : un levier stratégique pour une communication interne durable

Réaliser un audit de communication interne, c’est prendre le temps de réfléchir à l’impact de vos messages, aux canaux que vous utilisez, et à la manière dont vos collaborateurs perçoivent ces informations. Cette analyse combine les données quantitatives et qualitatives afin que vous puissiez mettre en place un plan d’action visant à optimiser les retombées de votre communication.

L’audit de communication interne vous permet d’adapter votre stratégie aux attentes de vos collaborateurs pour assurer une communication plus fluide, plus engageante et plus efficace. Avec Sociabble, vous bénéficiez d’une plateforme multicanale, d’outils d’analyse, de mécanismes d’engagement et d’une IA sécurisée faisant de votre communication interne un moteur de croissance.

Nous accompagnons des leaders mondiaux pour renforcer leur stratégie de communication interne, parmi lesquels Coca-Cola CCEP, Primark, et L’Occitane en Provence. Si vous souhaitez découvrir comment nous pouvons aussi aider votre entreprise, inscrivez-vous pour une démo gratuite et personnalisée. Nous serions ravis d’échanger avec vous. À très vite !