Le guide ultime de la communication d’offboarding

Le départ d’un collaborateur présente des challenges comme la perte des connaissances et des savoir-faire. Cependant, cela ouvre également des opportunités pour la marque employeur et d’éventuelles futures collaborations. Un offboarding se doit d’être bien orchestré, notamment à l’aide d’une communication dédiée, afin d’offrir une expérience collaborateur positive jusqu’à la fin de son parcours.

Dans cet article, nous verrons comment réussir votre plan de communication d’offboarding, quelles sont les bonnes pratiques et quelle solution utiliser.

Qu’est-ce que la communication d’offboarding ? Définition.

La communication d’offboarding désigne l’ensemble des interactions, des contenus et des supports organisés par une entreprise à l’occasion du départ d’un salarié. Elle commence dès l’annonce de la fin de la collaboration entre les deux parties (démission, fin de contrat, licenciement) et peut se poursuivre après le départ du salarié.

L’objectif de la communication d’offboarding est multiple :

• assurer une sortie sereine et respectueuse pour le collaborateur ;

• préserver la réputation de l’entreprise (marque employeur) ;

• assurer la continuité opérationnelle ;

• éviter les risques juridiques.

La communication d’offboarding s’inscrit dans une démarche globale à l’échelle de l’entreprise, alors qu’un offboarding RH est une approche très administrative. Elle doit non seulement gérer le départ d’un salarié en lui offrant une expérience collaborateur positive, mais aussi se préoccuper de la suite des événements.

Pourquoi la communication d’offboarding est-elle essentielle ?

La communication est un levier stratégique du processus d’offboarding qui va au-delà des bonnes pratiques RH. Nous avons brièvement mentionné ses objectifs : développons.

1. Impression des collaborateurs & réputation de l’employeur

Vos anciens collaborateurs restent, malgré tout, des vecteurs d’image pour votre entreprise. Que ce soit sur Glassdoor, Welcome to the Jungle ou auprès de leur réseau, leur avis et leur point de vue influencent directement l’image de l’employeur. Un offboarding réussi les incitera à partager leurs expériences de façon positive. Aussi, une communication chaleureuse et respectueuse reflète l’attention que l’entreprise porte à ses collaborateurs, jusqu’au bout de leur parcours.

2. Rétention des savoirs et continuité opérationnelle

L’expérience du collaborateur sortant constitue un précieux réservoir de connaissances et de savoir-faire qu’il est critique de conserver. Un offboarding bien encadré favorise la transmission des processus internes, des contacts clés, des astuces métier aux collègues, voire à la personne qui remplace le salarié sortant. Cette communication transversale essentielle n’est possible que si le processus de départ est accompagné d’une communication claire sur ce qu’il est attendu de chacun.

3. Risques juridiques et conformité

Un offboarding mal cadré peut exposer votre entreprise à certains risques, comme la fuite accidentelle d’informations sensibles. La communication sert ici à rappeler à tous (RH, IT et collaborateur) les différents jalons de l’offboarding. Cela évite ainsi des situations problématiques, voire d’éventuelles poursuites judiciaires.

Les bonnes pratiques de la communication d’offboarding

La communication lors du départ d’un collaborateur est essentielle : bien organisée, elle permet de gérer la fin de son parcours en douceur et d’assurer une transition claire pour l’ensemble de l’entreprise. Alors comment procéder ?

Avant le départ

• L’annonce : il est essentiel d’informer rapidement les collègues impactés par le départ, en précisant la date effective, afin que chacun puisse préparer la transition. Cette transparence permet de préparer le terrain émotionnel comme opérationnel.

• Remerciements du manager : ce message, pourquoi pas en vidéo, sert à valoriser les contributions du salarié. L’expression de gratitude du manager permet de créer une atmosphère positive autour du départ.

• La planification de la passation : la transmission est la clé de la transition. Prévoyez suffisamment de réunions de relais avec les collègues et le remplaçant, et assez de temps pour la préparation de la documentation de transmission (procédures, contacts, outils, etc.).

La dernière semaine

• Demande de feedback : un entretien de sortie avec les RH est le moment le plus opportun pour demander l’avis du collaborateur sur son expérience au sein de l’entreprise. Climat de travail, qualité du management et idées d’améliorations sont des thèmes sur lesquels le salarié sortant aura l’opportunité de s’exprimer.

• La coordination logistique : si chacune des parties prenantes sait ce qu’elle doit faire, une petite piqûre de rappel n’est cependant pas superflue. Rappeler les équipements à restituer, les accès à désactiver et les documents à transmettre permet d’éviter tout oubli et de sécuriser la sortie du collaborateur.

• Un message d’au revoir de la direction : par e-mail ou sur la plateforme de communication interne, vous pouvez saluer les réalisations du collaborateur sortant et l’impact de ses contributions sur le développement de votre entreprise. N’oubliez pas de lui souhaiter une bonne continuation !

Après le départ

• Invitation au réseau d’Alumni : maintenir le contact avec les anciens collaborateurs crée un terrain fertile pour construire une communauté d’ambassadeurs de votre marque employeur.

Adapter la communication d’offboarding aux réalités du terrain

Les différentes modalités de travail qu’offre une entreprise rendent le processus d’offboarding complexe. Dans ce contexte, la communication d’offboarding ne peut pas reposer sur une approche unique et doit notamment s’adapter aux collaborateurs à distance et à ceux sur le terrain.

Pour les collaborateurs à distance

Outre la complexité logistique de la récupération du matériel professionnel, l’offboarding des collaborateurs à distance présente le défi de l’humanisation du départ. Leur absence physique pendant cette période peut affaiblir les liens et rendre le départ froid et impersonnel.

Pour éviter cela, le management, les ressources humaines et les collègues peuvent multiplier les prises de contact. Cela permet de compenser les échanges formels et informels qui ont habituellement et facilement lieu entre les murs d’une entreprise. Si les plateformes collaboratives et les chats sont des canaux de communication naturels, privilégiez plutôt la visio qui humanise d’autant plus les échanges.

Pour les collaborateurs sur le terrain

L’offboarding des collaborateurs sur le terrain est lui aussi un réel challenge. Avec peu ou pas d’accès aux terminaux informatiques professionnels et/ou des horaires décalés, la communication est particulièrement délicate.

Appuyez-vous donc sur un point de contact qu’ils ont (presque) tous : leur smartphone. Vous pouvez créer une expérience d’offboarding de qualité à l’aide de la version mobile de votre plateforme de communication interne. Sociabble vous permet de transmettre des contenus dédiés divers (instructions au format texte, en infographie ou en vidéo) pour guider vos collaborateurs sortants à chaque étape.

Cette approche « mobile first » caractéristique de Sociabble offre une expérience collaborateur inclusive tout au long du cycle de vie du salarié, de son intégration à son départ.

Comment créer un plan de communication d’offboarding efficace ?

Un bon processus d’offboarding demande un plan structuré qui soit tout autant reproductible qu’adaptable. Voici nos conseils pour constituer un plan de communication cohérent, performant et surtout humain.

1. Définissez vos objectifs

Au-delà d’assurer un départ fluide, que souhaitez-vous atteindre prioritairement au travers de votre communication d’offboarding ? Souhaitez-vous obtenir des axes d’amélioration ? Maintenir une image d’entreprise positive sur les réseaux sociaux ? Garder le lien après le départ ? Vos objectifs doivent être mesurables et répondre aux enjeux RH et de marque employeur.

2. Identifiez les parties prenantes

Seul un travail collectif avec les acteurs concernés permet de mener un offboarding à bien. Impliquez les ressources humaines, le service IT et le service communication pour avoir une vision d’ensemble des processus à mettre en place et des messages à préparer.

3. Cartographiez le parcours

Chaque étape majeure d’un offboarding doit figurer dans votre plan de communication pour être certain d’avoir tout prévu. Quels messages, quelle organisation, quels processus doivent être déployés durant le préavis et la passation, lors du dernier jour et une fois que l’employé a quitté les effectifs ?

4. Sélectionnez vos canaux

Adaptez les supports de communication aux profils de vos collaborateurs sortants et à leur contexte professionnel. Vaut-il mieux privilégier un e-mail, votre intranet, votre plateforme de communication interne ? Devez-vous transmettre vos messages sur ordinateur ou par mobile ?

Sociabble vous libère de ces contraintes. Sa plateforme à la fois web et mobile vous permet d’atteindre tous vos collaborateurs, quel que soit l’équipement à leur disposition. De plus, ses capacités de communication multicanale vous assurent d’atteindre vos futurs ex-salariés où qu’ils soient.

5. Créez des modèles

Gagnez du temps sur le déploiement des différentes communications en créant des templates réutilisables et personnalisables. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur la partie humaine de votre processus d’offboarding pour proposer une expérience collaborateur positive jusqu’à la dernière minute.

Sociabble vous accompagne sur plusieurs aspects fondamentaux :

• Ask AI, l’intelligence artificielle de Sociabble, vous aide à concevoir vos messages grâce à des prompts avancés faciles à utiliser ;

• Le Media Drive stocke vos contenus afin de les retrouver en quelques secondes ;

• La programmation de séquences de messages fluidifie toute la communication d’offboarding.

6. Personnalisez votre communication selon le profil du salarié

Le principe d’un template est de vous donner une base de travail que vous pouvez ensuite personnaliser. Ajoutez donc des éléments concrets qui pourront donner une personnalité à la communication : la séniorité du salarié, le poste qu’il tenait, le contexte du départ, les réalisations majeures, les passions qu’il partageait volontiers, etc.

Les erreurs à éviter

Certains faux pas dans la communication d’offboarding peuvent laisser une impression négative alors que vous aviez pourtant les meilleures intentions. Que faut-il éviter pour garantir un départ aussi professionnel qu’humain ?

• La surcharge d’information : envoyer toutes les informations en une seule fois augmente le risque que des éléments clés soient oubliés et peut même générer de l’anxiété chez le collaborateur. Appuyez-vous sur la cartographie du parcours d’offboarding pour fractionner votre séquence de communication et envoyer les bons messages aux moments clés. Vous évitez ainsi l’infobésité.

• Les messages génériques : votre salarié a passé un certain temps au sein de l’entreprise et a sans doute laissé son empreinte. Des messages qui n’ont pas été personnalisés tendent à dévaloriser et à invisibiliser sa personne et ses contributions. Cela peut avoir des conséquences sur votre image d’employeur.

• L’absence de canal de feedback : si vous ne demandez pas les retours d’expérience de vos collaborateurs sortants, vous passez à côté d’axes d’amélioration. Peut-être que certains dysfonctionnements ont été les causes de son départ et qu’il n’est pas le seul à les avoir ressentis. Le feedback permet d’améliorer ce qui a été problématique et potentiellement de fidéliser vos talents.

• La rupture de communication après le départ : ne manquez pas l’opportunité de donner la possibilité à votre collaborateur de devenir un ambassadeur de votre marque employeur, un futur partenaire ou un futur client. L’intégration à un réseau d’Alumni permet de maintenir un lien tout en ouvrant la possibilité d’une relation à long terme qui peut avoir de grands bénéfices.

Comment mesurer l’efficacité de la communication d’offboarding ?

Comme toute stratégie de communication, certains KPI – qu’ils soient quantitatifs ou qualitatifs – mettent en lumière les réussites et les éléments à améliorer. Dans le cadre de l’offboarding, vous pouvez vous appuyer sur :

• La qualité de la passation : il s’agit surtout de recueillir à plus ou moins long terme le sentiment du remplaçant de votre collaborateur sortant et de son manager. La transmission de savoir a-t-elle été assurée ? Les documents ont-ils été rédigés ? Des « trous dans la raquette » ont-ils été identifiés depuis le départ du salarié ?

• Le taux de réponse aux enquêtes d’offboarding : si vous avez privilégié un questionnaire en ligne pour recueillir les réponses du collaborateur sortant, quel est le taux de complétion ? Quel est le ratio de réponses par rapport au nombre de collaborateurs sortants ? Quel est le taux de satisfaction global (votre eNPS) ? Y a-t-il des verbatims que vous pouvez exploiter dans vos campagnes de recrutement ?

• Le taux d’engagement de vos Alumni : vos anciens ont-ils accepté de rejoindre le réseau ? Interagissent-ils avec le contenu que vous proposez ? Quels sont les taux de lecture approfondis ? Ces différentes données vous permettent de mesurer l’efficacité de cette stratégie et d’identifier qui peut devenir un ambassadeur de votre marque employeur.

• L’évolution de la note Glassdoor : les plateformes de notation des entreprises par les anciens salariés sont le miroir de l’expérience collaborateur. Une mauvaise gestion de la communication d’offboarding peut laisser une dernière impression négative. Si l’ex-employé venait à laisser son avis, la note générale peut baisser et ralentir l’acquisition de nouveaux talents. À l’inverse, un offboarding réussi favorise une note positive, devenant ainsi un facilitateur de recrutement.

Le bon outil pour déployer votre communication d’offboarding

Le bon outil fait toute la différencer pour améliorer vos messages et analyser vos KPI. Une plateforme de communication interne telle que Sociabble propose de nombreuses fonctionnalités pour soutenir et enrichir l’expérience de départ d’un collaborateur.

Pour votre communication d’offboarding

Sociabble est une plateforme web et mobile multicanale qui assure une communication d’offboarding adaptée aux usages de tous vos collaborateurs. Qu’ils soient dans les bureaux, à distance ou sur le terrain, vous leur proposez une expérience d’offboarding personnalisée. Avec Sociabble, vous pouvez :

• concevoir vos messages sur tout type de format : texte, image, audio et vidéo ;

• être assisté par Ask AI pour la conception des communications : prompts de modèles et génération d’images ;

• créer des séquences pour automatiser vos communications au travers d’un segment d’audience spécifique et les adapter au parcours d’offboarding.

• créer des questionnaires de feedback pour préparer l’entretien de sortie.

Pour mesurer l’impact de votre communication

Grâce à son tableau de bord personnalisable, Sociabble vous permet de visualiser les indicateurs clés liés aux offboardings. Vous pouvez ainsi consulter :

• le taux de lecture des différentes communications préparant le départ du salarié : documents à fournir et à recevoir, liste des équipements à retourner, planning de passation, etc.

• les réponses aux enquêtes d’offboarding ;

• la performance des différents canaux de communication que vous avez utilisés lors de l’offboarding de vos collaborateurs ;

Ces différentes données vous aident à ajuster et à optimiser votre plan de communication, tant en termes de contenus que de canaux. Vous vous assurez ainsi de proposer une expérience d’offboarding toujours plus qualitative.

Ce qu’il faut retenir de la communication d’offboarding

L’offboarding est un moment où l’entreprise doit faire preuve de rigueur sans oublier de valoriser chaque départ. Dans ce contexte, la communication interne joue un rôle essentiel dans la fluidité du processus.

Dans cet article, nous avons établi que la qualité de l’expérience de sortie influence durablement l’image de l’entreprise : auprès du collaborateur sortant, de ses collègues restants et des futurs talents. Une bonne stratégie de communication d’offboarding permet notamment :

• d’assurer une transition fluide et humaine,

• de préserver et de transmettre les savoirs critiques,

• de sécuriser les processus RH et IT,

• de nourrir l’image employeur à long terme.

De fait, un plan structuré, des canaux adaptés à chaque profil et surtout la personnalisation de la communication sont tout aussi importants que lors d’un onboarding.

Sociabble se place comme la solution idéale pour accompagner votre stratégie de communication d’offboarding. La communication multicanale, l’intelligence artificielle générative, le feedback intégré et le pilotage des KPI assurent que chaque départ se fait sous les meilleurs auspices.

Prêt à transformer vos départs en opportunités ? Nous aidons de nombreuses entreprises leaders à améliorer tous les aspects de leur communication interne. Pourquoi pas la vôtre ? Réservez votre démo gratuite dès maintenant et découvrez comment Sociabble peut rendre votre communication d’offboarding humaine, performante et alignée sur vos enjeux de marque employeur. Nos experts se tiennent à votre disposition et seront ravis de répondre à toutes vos questions. À très vite !