Comment reconnaître et éviter une mauvaise communication interne ?

La communication interne est un pilier essentiel au bon fonctionnement d’une entreprise : elle favorise l’engagement et l’efficacité des collaborateurs. Pourtant, de nombreuses organisations souffrent de problèmes de communication, ce qui pourrait expliquer pourquoi seulement 23 % des salariés se sentent réellement impliqués dans leur travail. Dans cet article, nous explorons les différentes facettes de la mauvaise communication en entreprise, ses causes et ses conséquences, ainsi que les meilleures pratiques pour l’éviter.

Qu’est-ce qu’une mauvaise communication interne et comment la reconnaître ?

Une mauvaise communication interne se traduit par une transmission d’information floue, incomplète ou difficilement accessible pour l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise. Outre les différentes causes que nous allons développer plus bas, une mauvaise communication peut être le résultat de l’utilisation d’outils inadaptés aux besoins réels de l’entreprise et de ses collaborateurs. Par exemple, les fonctionnalités peuvent manquer de précision, la solution être obsolète ou les utilisateurs insuffisamment formés.

Une mauvaise communication interne peut se manifester sous diverses formes, dont voici les principales :

• des instructions floues causant des erreurs opérationnelles ;

• des informations non centralisées, impliquant la diffusion par le bouche-à-oreille et risquant la déformation ou le malentendu ;

• un support de communication trop dense, diluant l’information principale dans un flot d’informations secondaires ;

• l’impossibilité de répondre, de commenter ou de partager son point de vue, faisant de la communication de l’entreprise une route à sens unique.

Quelles sont les conséquences d’une mauvaise communication en entreprise ?

Une communication inefficace agit à tous les niveaux de l’entreprise, que l’on soit membre du management ou ouvrier dans une usine. Cet impact peut sévèrement nuire à :

• la productivité des équipes : les missions et les instructions mal comprises entraînent des erreurs et des retards en chaîne qui impacteront tôt ou tard le service au client.

• la confiance : le manque de clarté de l’information impacte directement la confiance des collaborateurs envers leur management.

• l’engagement des collaborateurs : mal informés et ignorés, la baisse de confiance tend à démotiver les équipes. En conséquence, l’efficacité globale de l’entreprise peut en pâtir.

• la culture d’entreprise et l’ambiance de travail : une mauvaise communication génère des tensions au sein de l’entreprise. Cela instaure un climat qui n’est pas propice à l’efficacité et à la productivité.

• la prise de décisions stratégiques : dès lors que la communication interne présente des lacunes, toute personne devant prendre des décisions peut se retrouver bloquée ou sur le mauvais chemin.

Quelles sont les principales causes d’une mauvaise communication en entreprise ?

Une mauvaise communication interne n’est pas seulement une question de planning et de fréquence. Elle néglige souvent tout l’écosystème de l’entreprise, réduisant ainsi sa pertinence et son impact.. Alors qu’est-ce qui cause cela ?

Le manque de direction et de contexte

Votre équipe constitue une somme d’expertises qui doit permettre d’atteindre les objectifs fixés, mais ceci nécessite un réel pilotage pour que la collaboration porte ses fruits. Laisser les collaborateurs livrés à eux-mêmes est donc un réel faux pas, car sans un cadre précis et des attentes clairement définies, les collaborateurs risquent de travailler en silo. Cela entraine la nécessité de réajuster les travaux de chacun, causant ainsi des retards notables.

L’absence d’écoute

L’une des erreurs les plus fréquentes en matière de communication d’entreprise est de privilégier une approche exclusivement descendante. Les collaborateurs, experts dans leurs domaines, peuvent avoir une approche différente de la mission du moment et proposer des idées qui amélioreraient le résultat final. De fait, l’écoute active et l’échange sont nécessaires pour assurer une communication efficace.

L’absence de feedback

Donner et recevoir régulièrement du feedback est essentiel afin de s’assurer que les décisions prises lors des échanges sont bien appliquées et orientent le travail dans la bonne direction. Le feedback permet de faire le point sur l’avancement, d’apporter des corrections, des clarifications et de lever les points bloquants.

Les différences culturelles

Les entreprises comptent souvent des collaborateurs issus de différentes générations et cultures. Chacun a des besoins spécifiques en matière de communication, qu’il s’agisse de la langue ou des canaux de communication utilisés. Ignorer ces différences peut engendrer des incompréhensions et limiter l’efficacité de la collaboration.

Les barrières émotionnelles et psychologiques

Bien qu’une communication efficace repose sur un échange à double sens, la peur de s’exprimer ou la crainte du jugement peuvent freiner le partage d’idées, limitant ainsi la collaboration et l’efficacité. Si le climat de travail n’est pas propice à la prise de parole, l’entreprise limite les possibilités d’innovation et de résolution des problèmes que les collaborateurs peuvent apporter.

Exemples de mauvaise communication en entreprise

Pour mieux comprendre les causes et leur impact, rien ne vaut des exemples de mauvaise communication concrets illustrant les défis rencontrés par les entreprises.

Des instructions et une stratégie floues

Savoir quoi faire et pourquoi le faire est essentiel aux collaborateurs pour effectuer leur travail. Des consignes générales sans trop de détails, comme les attentes ou les délais, favorisent la libre interprétation de chacun. Par exemple, cela peut engendrer des incohérences et des retards dans l’exécution d’un projet, ce qu’une clarification préalable aurait permis d’éviter.

Une mauvaise interprétation du ton d’un message

En communication interne, le fond comme la forme ont une importance capitale. Un e-mail court et direct d’un supérieur peut être perçu comme sec ou agressif par les employés. Sans éléments de contexte, vous pouvez heurter la sensibilité de certains collaborateurs, et ainsi nuire à leur bien-être au travail. Quelle que soit la situation, faire preuve d’empathie peut améliorer la perception du message.

Un manque de clarté sur les responsabilités de chacun

Si deux collaborateurs pensent que l’autre est chargé d’une tâche, personne ne la réalisera. Cette confusion n’est pas si rare et résulte généralement d’un défaut de communication entre les différents acteurs du projet. Définir les rôles et les responsabilités de chacun permet de jauger la capacité des uns et des autres à prendre en charge les différentes tâches. De plus, un suivi régulier permet de confirmer si la répartition des rôles et la charge de travail sont soutenables ou si des ajustements sont nécessaires.

Un feedback inefficace

Une critique du travail produit, centrée uniquement sur les points négatifs sans indications concrètes ni axes d’amélioration, freine la progression et l’apprentissage.. Un feedback efficace doit être spécifique et constructif, quitte à ce qu’il faille prendre le temps de la réflexion pour le structurer convenablement. Cela permet au collaborateur de mieux comprendre les attentes et d’apporter les ajustements nécessaires.

Une défaillance dans la communication inter-équipes

Tous les services de l’entreprise doivent, à un moment donné, collaborer étroitement. Par exemple, l’équipe marketing et l’équipe commerciale sont souvent dépendantes l’une de l’autre. Les commerciaux apportent des informations sur les attentes des clients essentielles à l’ajustement de l’offre par l’équipe marketing. Cette dernière, quant à elle, produit des contenus et organise des opérations promotionnelles qu’il est indispensable de partager avec les équipes des ventes. Sans cela, le marketing de l’offre peut être incohérent et les commerciaux peuvent manquer de préparation, au détriment des résultats globaux de l’entreprise.

Un manque de communication sur les changements de politique interne

La vie d’entreprise est mouvementée et, malheureusement pour certains, rien n’est réellement gravé dans le marbre. Prenons l’exemple d’une entreprise qui modifie sa politique de télétravail. Si l’information n’est pas correctement diffusée, les collaborateurs risquent d’apprendre la nouvelle de manière informelle, créant ainsi de la frustration.

Une annonce officielle doit être diffusée sur de multiples canaux afin d’assurer une visibilité maximale. Elle peut aussi être relayée par le management de façon orale lors d’une réunion d’équipe ou d’un town hall. Les collaborateurs pourront alors poser leurs questions, ce qui assurera une transition plus fluide.

Des barrières culturelles et linguistiques

Une expression idiomatique peut être mal interprétée, voire être incomprise, par une équipe internationale. Le manque de contexte culturel peut ainsi entraîner des erreurs involontaires et retarder la finalisation d’un projet.

Il est indispensable d’utiliser un vocabulaire facilement compréhensible et traduisible afin d’assurer la clarté de la communication. De même, localiser les messages – au travers des responsables de site, par exemple – permet de tirer les bénéfices d’une communication adaptée à la culture du pays ou de la région.

Une méconnaissance des préoccupations des collaborateurs

Imaginez que la direction d’entreprise ignore la remarque d’un collaborateur, soulevant un problème potentiellement majeur. Cette absence de réaction pourrait entrainer un blocage si la remarque était pertinente. De plus, cela laisserait le collaborateur frustré de ne pas avoir été écouté, entraînant inexorablement à son désengagement.

L’entreprise se doit d’encourager le dialogue avec ses collaborateurs et de prendre en compte leurs suggestions. Une communication ouverte, à double sens et qui valorise les avis de chacun renforce l’engagement et favorise l’amélioration continue.

Comment éviter la mauvaise communication en entreprise ?

Améliorer la communication en entreprise revient à mettre en place certaines stratégies visant à optimiser la diffusion et la compréhension des messages. Voici nos conseils :

1. Améliorer la clarté des messages

Un langage simple permet d’éviter toute ambiguïté. Il est essentiel de donner du contexte aux messages, d’être précis quant aux attentes et d’adapter le discours en fonction des audiences. De même, restreindre à un message par communication évite la confusion et de noyer ce qui est réellement important.

2. Encourager l’écoute, la participation active et le feedback

Former les managers et les collaborateurs à l’écoute active leur permet de mieux comprendre leurs interlocuteurs. En leur proposant de poser leurs questions, vous vous assurez de clarifier toute zone d’ombre et d’être certains qu’ils ont bien compris les attentes.

Par la suite, assurez-vous d’encourager le feedback par le biais de discussions ouvertes, et de faire le point sur les livrables, les axes d’amélioration et les prochaines étapes. Pour les collaborateurs, c’est l’occasion de faire remonter les dysfonctionnements et les points de blocage.

3. Choisir les bons canaux de communication

Une entreprise dispose d’une multitude de points de contact avec ses salariés : e-mail, newsletter, messagerie instantanée, réunions, outils collaboratifs, etc. Or, tous les messages n’ont pas la même importance et ne sont pas nécessairement destinés à tous les collaborateurs. Pour que la communication soit réellement efficace, il est important d’utiliser le bon canal pour la bonne audience. Pour fluidifier les échanges et hiérarchiser les messages, vous pouvez proposer un guide d’utilisation des différents outils disponibles.

4. Utiliser des solutions qui optimisent la communication interne

Entre les newsletters, les intranets, les chats et autres canaux de communication mobiles comme WhatsApp, l’information se disperse rapidement et l’entreprise peut en perdre le contrôle. Des plateformes comme Sociabble permettent de centraliser l’information en un seul endroit et de cibler les communications selon le besoin des différentes audiences. Une telle solution favorise efficacement l’engagement des collaborateurs en proposant des contenus interactifs et personnalisés.

5. Proposer des formations en communication

Il ne s’agit pas ici de former tous les collaborateurs à la communication d’entreprise, mais bien de développer leurs compétences de collaboration. Vous pouvez, par exemple, organiser des ateliers sur la communication interpersonnelle, sur la gestion des conflits ou sur l’adaptation aux différences culturelles. Vous encouragez ainsi la compréhension mutuelle et la résolution des problèmes afin d’améliorer la cohésion des équipes.

Conclusion

Une mauvaise communication interne peut avoir des conséquences désastreuses sur une entreprise : perte de productivité, démotivation des collaborateurs, tensions internes ou encore décisions stratégiques mal informées. Comme nous l’avons vu, les principales causes de ces problèmes résident souvent dans un manque de clarté, une absence d’écoute et de feedback, ou encore l’utilisation d’outils inadaptés. Pour y remédier, il est essentiel de mettre en place des stratégies efficaces : simplifier les messages, encourager la participation et structurer les échanges via les bons canaux de communication.

Sociabble se place comme la solution web et mobile idéale pour fluidifier la communication interne et engager les collaborateurs. En centralisant les messages, en les personnalisant selon les audiences et en intégrant des fonctionnalités interactives, la plateforme évite la dispersion de l’information et favorise le dialogue. Avec ses outils de feedback, Sociabble transforme la communication en un véritable levier d’engagement, tout en garantissant une diffusion efficace des messages clés.

Nous aidons déjà de nombreuses entreprises comme Coca-Cola European Partners, AXA et L’Occitane en Provence à améliorer leur communication interne. Vous non plus, ne laissez pas la mauvaise communication freiner votre performance. Réservez dès maintenant une démo gratuite avec nos experts. Ils seront ravis de vous accompagner dans le premier pas vers une communication plus fluide et plus impactante. À très vite !