Intranet social : définition, avantages et bonnes pratiques

L’intranet social est bien plus qu’un simple répertoire de documents. Cet outil vous propose un espace d’échanges, d’information et de collaboration qui renforce la connexion et l’engagement de vos salariés. Un véritable allié pour optimiser votre communication interne ! Dans cet article, nous nous faisons le point sur ce qu’est un intranet social, ses fonctionnalités phares, ses avantages ainsi que les cas d’usages les plus pertinents.

Qu’est-ce qu’un intranet social ?

L’intranet social est une plateforme d’entreprise destinée à centraliser des informations et des documents en interne. Contrairement à ses prédécesseurs, l’intranet traditionnel et l’intranet collaboratif, l’intranet social fluidifie l’accès à l’information et aux outils de travail collaboratifs tout en favorisant les interactions entre les collaborateurs.

Cela signifie que ce portail interne s’est adapté aux codes digitaux d’aujourd’hui, arborant des pages dynamiques et des fonctionnalités interactives inspirées des réseaux sociaux. L’intranet social se présente comme une digital workplace qui brise les silos. Il répond ainsi aux défis de la collaboration en entreprise et de l’engagement des collaborateurs.

Quelles sont les différences entre les différents types d’intranets ?

Il existe trois grandes familles de portails d’entreprise. Nous les avons citées précédemment : intranet traditionnel, intranet collaboratif et intranet social. Mais comment les distinguer ? Voici un tableau qui récapitule les principaux points différenciateurs :

Ce tableau montre clairement que l’intranet social se démarque par son approche plus complète et plus inclusive. Ce type de solution se place comme un véritable atout de collaboration et d’engagement, et fera de votre communication interne un puissant levier de productivité pour l’entreprise.

Quelles sont les fonctionnalités clés d’un intranet social ?

L’intranet social propose de nombreuses fonctionnalités interactives qui favorisent l’engagement des collaborateurs. En plus de centraliser les informations et les documents de l’entreprise, la plateforme offre notamment :

• un fil d’actualité personnalisé : les messages d’entreprise peuvent être ciblés par audience au travers de chaînes thématiques afin que chaque contenu soit pertinent pour l’utilisateur.

• la messagerie instantanée : le chat intégré facilite les échanges pour fluidifier la collaboration en temps réel, ou simplement pour créer du lien entre les employés.

• une application mobile : elle permet à tous les collaborateurs, dont ceux sur le terrain qui ne disposent pas de terminaux informatiques professionnels, d’accéder à l’intranet de l’entreprise. Cette application propose les mêmes fonctionnalités que la version web afin d’offrir une expérience de communication tout aussi engageante.

• des intégrations : en plus d’offrir un accès aux outils métiers essentiels, un intranet social comme Sociabble propose l’intégration avec la suite Microsoft 365. La plateforme offre ainsi une expérience de travail unifiée, partout, tout le temps. Vos collaborateurs bénéficient de Teams, Sharepoint, la suite Office, Outlook, MS Stream, Power BI, etc.

• des contenus multimédias : l’intranet social moderne vous permet de tirer parti de tous les formats multimédias pour communiquer efficacement. Vidéos, podcasts, documents texte, PDF, images et carrousels : rien n’est trop beau pour informer et engager vos collaborateurs !

• des fonctionnalités de valorisation : faites de la reconnaissance un pilier de votre culture d’entreprise ! Un système de points et de badges permet de valoriser les contributions de vos employés et leurs actions sur la plateforme. Les collaborateurs peuvent eux aussi exprimer leur gratitude envers leurs collègues en leur envoyant des compliments (praises).

• des fonctionnalités d’engagement : incitez les salariés à interagir sur la plateforme en proposant des sondages, des enquêtes et des quiz amusants. Donnez-leur également les moyens de contribuer en leur permettant de créer des UGC (contenus générés par les utilisateurs). Partage de bonnes pratiques, bonnes nouvelles, bonnes adresses : vos collaborateurs dynamisent et diversifient naturellement la communication interne !

• l’intelligence artificielle : un intranet moderne ne peut plus se passer de fonctionnalités d’IA. Assistance à la création de vos contenus, traduction multilingue, et même dubbing (doublage naturel avec resynchronisation labiale) rendent les messages accessibles à tous vos employés dans le monde.

Quels sont les avantages d’un intranet social ?

Les fonctionnalités de l’intranet social mettent en évidence certains avantages comme le partage de connaissances, la collaboration en temps réel et l’engagement des collaborateurs. Cependant, ce ne sont pas les seuls bénéfices. Un intranet moderne vous permet également de :

Renforcer la culture d’entreprise

Un intranet social permet de valoriser publiquement les contributions des collaborateurs et les initiatives locales. Il permet également de célébrer les réussites et de donner une voix à chaque salarié. Cela renforce le sentiment d’appartenance et la fidélisation des employés, faisant de la plateforme un puissant levier de culture d’entreprise positive.

Améliorer la productivité

Votre portail d’entreprise rassemble tous les outils, les documents et les contenus utiles dans un seul endroit. Il fait ainsi gagner du temps dans la recherche de ressources nécessaires à l’efficacité de chacun. Un intranet social est bien plus qu’une plateforme interne : c’est un véritable assistant du quotidien qui répond aux besoins spécifiques de chaque catégorie de collaborateur (bureau, terrain, itinérant, à domicile).

Sécuriser votre communication

Alors que les premiers intranets étaient hébergés sur des serveurs internes, les intranets modernes sont le plus souvent des services SaaS. Cela signifie qu’ils sont hébergés sur un Cloud. De fait, un bon intranet social doit s’appuyer sur une infrastructure solide, conforme aux exigences du RGPD, voire être certifié ISO 27001. Il permet ainsi de diffuser l’information de manière parfaitement sécurisée.

Les bonnes pratiques pour la mise en place d’un intranet social

Le déploiement d’un intranet nécessite une approche rigoureuse. L’objectif : répondre aux attentes et aux besoins de l’entreprise tout en garantissant une adoption efficace par les utilisateurs. Voici les 5 étapes à ne pas manquer lors de votre projet.

1. Définissez des objectifs clairs

Chaque outil doit avoir une utilité, un but qui s’aligne sur les objectifs business de votre entreprise. Souhaitez-vous seulement centraliser vos ressources ou avez-vous d’autres objectifs à plus long terme ? Améliorer la communication descendante ? Stimuler l’engagement au travers de la communication ascendante et de la gamification ? Encourager la collaboration en vous appuyant sur des fonctionnalités de communication transversale ?

Prenez le temps non seulement de penser à votre scope fonctionnel immédiat, mais aussi aux évolutions que vous souhaiteriez implémenter par la suite. Cela vous sera utile pour sélectionner la plateforme la plus adéquate.

2. Impliquez les parties prenantes dès le départ

Réussir le déploiement d’un tel projet d’intranet ne peut reposer sur une seule personne. Associez à minima un ensemble de représentants des équipes RH, IT et communication dès la phase de cadrage fonctionnel. Comme ils seront au cœur de l’animation de la future plateforme, ils sont très certainement les mieux placés pour identifier tous les besoins fonctionnels.

De plus, en tant qu’ambassadeurs internes du projet, ces différentes parties prenantes seront des atouts de taille dans l’adoption de l’outil par les différentes équipes.

3. Choisissez la bonne plateforme

Vous avez identifié tous vos besoins initiaux et futurs ? Vous avez maintenant toutes les données pour concevoir votre cahier des charges. Grâce à celui-ci, vous serez en mesure d’évaluer les différents intranets que propose le marché.

Une fois que vous aurez fait une présélection de plateformes répondant à vos besoins fonctionnels, concentrez-vous sur les avantages de chaque solution : UX (interface et expérience utilisateur), sécurité et évolutivité. N’hésitez pas à vous référer aux avis d’utilisateurs des plateformes telles que G2.

4. Optimisez l’adoption de l’outil par la formation

Le remplacement ou l’implémentation d’une nouvelle solution peut provoquer de la résistance au sein des équipes. Le changement doit donc être accompagné, notamment par un peu de pédagogie. Par exemple, vos ambassadeurs peuvent mettre en lumière les bénéfices de la solution auprès des collaborateurs.

Cependant, une solution plus moderne peut nécessiter de former vos employés afin qu’ils puissent prendre en main le nouvel outil sereinement. Proposez-leur des sessions de formation, en présentiel ou en virtuel (webinaires et vidéos tutorielles) et mettez à disposition des ressources documentaires. À mesure qu’ils gagnent en aisance, étoffez les phases suivantes avec les fonctionnalités interactives qui approfondiront leurs connaissances.

5. Mesurez et optimisez l’engagement

La fin des formations ne signifie pas que tout est gagné. Loin de là. Il faut maintenant vous assurer que l’intranet social soit utilisé et que ses performances justifient l’investissement initial. Dans cet objectif, vous pouvez vous appuyer sur les outils d’analyses statistiques intégrés pour suivre vos KPI (indicateurs clés) , comme par exemple :

• taux de clic et de lecture approfondie ;

• taux d’engagement (réactions, commentaires, partages) ;

• taux de participation (création d’UGC, réponses aux quiz et aux enquêtes) ;

• augmentation de la productivité ;

• et tout autre indicateur pertinent en ligne avec vos objectifs.

Les données vous donnent des informations utiles sur la qualité de vos contenus. Vous pourrez ainsi ajuster votre stratégie de communication : revoir les formulations pour augmenter l’intérêt des lecteurs, changer de format pour rendre l’information plus engageante, adapter le planning de publication en fonction des usages et des retours des collaborateurs.

Cas d’usages par domaine professionnel

L’intranet social est un outil très versatile qui s’adapte à bon nombre de situations et de départements. Nous répertorions ici les 6 principaux usages.

Ressources humaines

Les ressources humaines peuvent s’appuyer sur un intranet social tout au long du parcours de vie des collaborateurs dans une organisation. Par exemple, les équipes RH peuvent s’appuyer sur la plateforme pour proposer :

• une expérience d’onboarding engageante pour les nouveaux arrivants : parcours d’intégration gamifié, vidéos de présentation, quiz, accès aux documents RH.

• des contenus informatifs thématiques concernant une partie ou toute l’entreprise : rappels sur les prises de congés, sur le règlement intérieur, sur les bonnes pratiques de télétravail, sur les consignes de sécurité, sur la QVCT, etc.

Collaboration interservices

L’intranet social est, par définition, un outil qui facilité les discussions. Il fluidifie les échanges et la collaboration entre les différents services de l’entreprise grâce aux fonctionnalités de messagerie instantanée et de chaînes thématiques. Les équipes peuvent ainsi solliciter leurs collègues sur des projets transverses. En bref, l’intranet social brise les silos en faveur de la collaboration et de l’efficacité.

Communication interne & actualités

Faciliter l’accès à l’information est l’un des piliers fonctionnels d’un intranet moderne. Il permet une diffusion fluide et ciblée des dernières actualités de l’entreprise : décisions stratégiques, participation à des salons ou des remises de prix, mise en lumière des projets, etc. La version mobile de la plateforme et ses notifications favorisent la prise en compte des informations par tous les salariés. Une solution d’autant plus utile pour les collaborateurs sur le terrain qui n’ont pas ou peu accès aux terminaux informatiques professionnels.

Gestion des connaissances

L’intranet social est un vivier de ressources utiles aux collaborateurs, à l’instar de l’intranet traditionnel et de l’intranet collaboratif. La plateforme propose une bibliothèque pouvant accueillir tout type de document. Qu’il s’agisse de fichiers textes, de PowerPoint, de PDF, d’images ou de vidéos, vos ressources favorisent la montée en compétences de vos équipiers.

Cette bibliothèque documentaire intégrée à l’intranet vous permet d’aller plus loin encore en proposant des contenus d’employee advocacy et de social selling prêts à l’emploi.

Valorisation du travail

La dimension sociale de l’intranet va au-delà des fonctionnalités de messagerie instantanée et de chatrooms de groupe. La solution permet aussi aux salariés d’exprimer leur gratitude envers leurs collègues. Ils peuvent valoriser leurs contributions publiquement ou en privé grâce aux Compliments (praises). Ce nudge encourage la collaboration tout en faisant rayonner une culture d’entreprise positive.

Feedback et innovation

L’intranet social propose des fonctionnalités qui encouragent le feedback. Par exemple, les commentaires et les likes permettent à chacun de s’exprimer facilement sur les communications de l’entreprise. Les communicants peuvent ainsi identifier ce qui fait défaut dans leur approche (clarté, angle, format, calendrier) et corriger le tir.

Les entreprises peuvent également s’appuyer sur des enquêtes pour obtenir les avis des collaborateurs. De même, elles peuvent favoriser l’idéation et l’innovation grâce au crowdsourcing (boîte à idées digitale). La prise de décision devient participative en organisant des votes.

Ce qu’il faut retenir de l’intranet social

L’intranet social s’impose comme une solution de choix pour les entreprises qui souhaitent moderniser leur communication interne. Son interface dynamique et ses fonctionnalités interactives répondent aux besoins des employés, tout en renforçant l’engagement et la collaboration. Cette performance est rendue possible par une communication à la fois fluide et sécurisée, et par un accès centralisé à toutes les ressources nécessaires pour gagner en efficacité et en productivité.

Nous aidons déjà de nombreuses entreprises leaders, comme AXA, Coca-Cola Europacific Partners et les Laboratoires Pierre Fabre, à optimiser leur communication interne à l’aide de notre plateforme moderne adaptée aux nouveaux usages. Alors pourquoi pas la vôtre ?

Prenez rendez-vous avec l’un de nos experts et découvrez comment Sociabble peut faire de votre communication interne un levier de performance et d’engagement. N’attendez pas pour réserver votre démo gratuite. À très vite !